Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego."— Zapis prezentacji:

1 Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego

2 Zarządzenie Rektora UJ Rektor UJ zarządzeniem z dnia 27 sierpnia 2014 r. wprowadził Instrukcję kancelaryjną UJ, Jednolity rzeczowy wykaz akt UJ oraz Instrukcję archiwalną UJ. Zgodnie z treścią zarządzenia w dniu 31 grudnia 2014 r. wszystkie jednostki organizacyjne zamykają registraturę zgodnie z dotychczasowym systemem kancelaryjnym i od dnia 1 stycznia 2015 r. wprowadzają system kancelaryjny zgodny w nowymi normatywami.

3 Przepisy ogólne Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w UJ. Zapewnia ona jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, klasyfikacji i przechowywania dokumentacji nadsyłanej i powstającej w uczelni oraz chroni dokumentację przed zniszczeniem.

4 Przepisy ogólne W UJ obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy. Jest on oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Symbole klasyfikacyjne akt Hasła klasyfikacyjne akt Kategoria archiwalna Uwagi IIIIIIIV w jednostce merytorycznej 0ZARZĄDZANIE 00Organy kolegialne 000SenatA Skład, protokoły posiedzeń, lista obecności, wnioski, uchwały; karty głosowań – kat. B3. 001Kolegium RektorskieA 002 Organy kolegialne w jednostkach działalności podstawowej

5 Przepisy ogólne System kancelaryjny stanowią czynności podejmowane od chwili wpływu lub zredagowania pism w jednostkach organizacyjnych do momentu przekazania ich do Archiwum UJ.

6 Czynności kancelaryjne Odbiór przesyłek Segregowanie i przeglądanie Rozdzielanie Znakowanie pism i rejestrowanie spraw Zakładanie teczek aktowychPrzechowywanie akt

7 Czynności kancelaryjne Załatwianie spraw Redagowanie pismPrzedkładanie korespondencji do podpisu Zakończenie spraw Wysyłanie korespondencjiPrzekazywanie akt do Archiwum UJ

8 Podstawowe ogniwa systemu kancelaryjnego Rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz, kwestor, dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnychSekretariat UczelniKancelaria Główna CMSekretariatyProwadzący sprawę

9 Typowy obieg akt w UJ Sekretariat Uczelni i Kancelaria Główna CM przyjmuje wpływydokonuje ich rozdziału Sekretariaty jednostek organizacyjnych odbierają wpływy, przedkładają do wglądu władzom do dekretacjirozdzielają na jednostki niższych szczebli lub stanowiska pracy Kierownicy jednostek organizacyjnych wydają dyspozycje co do załatwienia sprawy, przydzielają pisma załatwiającym sprawękontrolują i akceptują załatwienie sprawy

10 Typowy obieg akt w UJ Załatwiający sprawę rejestruje i załatwia sprawęprzekazuje sprawę do wysyłki do sekretariatu Sekretariaty jednostek organizacyjnych sprawdzają pisma, kopertuję, adresują, ewidencjonująwysyłają lub przekazują do Sekretariatu Uczelni lub Kancelarii Głównej CM Sekretariat Uczelni lub Kancelaria Główna CM wysyła pisma

11 Rejestracja i znakowanie spraw PODSTAWĄ DO ZAKŁADANIA TECZEK JEST JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Jest to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną. Rada wydziału – hasło rzeczowe 0020 – symbol klasyfikacyjny A – kwalifikacja archiwalna (kategoria archiwalna)

12 Jednolity rzeczowy wykaz akt Opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Wszystkie zagadnienia merytoryczne którymi zajmuje się UJ podlegają podziałowi na maksymalnie 10 klas pierwszego rzędu.

13 Kliknij, aby edytować format tekstu konspektu Drugi poziom konspektu  Trzeci poziom konspektu Czwarty poziom konspektu  Piąty poziom konspektu  Szósty poziom konspektu  Siódmy poziom konspektu  Ósmy poziom konspektu Dziewiąty poziom konspektuKliknij, aby edytować style wzorca tekstu  Drugi poziom  Trzeci poziom Czwarty poziom  Piąty poziom 0 Zarządzanie 1 Kadry 2 Środki rzeczowe 3 Finanse 4 Dydaktyka 5 Rozwój kadry naukowej 6 Prace naukowo-badawcze 7 Współpraca naukowa 8 Zbiory biblioteczne, muzealne, zasób archiwalny 9 Godności honorowe, odznaczenia i uroczystości JEDNOLIT Y RZECZOW Y WYKAZ AKT

14 Jednolity rzeczowy wykaz akt W ramach każdej klasy pierwszego rzędu dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu. Dalszy podział na klasy trzeciego i kolejnych rzędów dokonuje się analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej. Klasa końcowa posiada oznaczenie kategorii archiwalnej. Klasa III rzędu Hasło klasyfikacyjne akt Kategoria arch. Uwagi 712Współpraca naukowa z innymi instytucjami AKorespondencja dotycząca merytorycznych zagadnień, umowy i programy wieloletniej współpracy i wymiany naukowej itp.

15 Jednolity rzeczowy wykaz akt Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr. KlasaSymbole Ijednocyfrowe„0” - „9” IIdwucyfrowe„00” - „99” IIItrzycyfrowe„000” -„999” IVczterocyfrowe„0000” – „9999”

16 Jednolity rzeczowy wykaz akt Na opis klasy w wykazie akt składają się: 1. Symbol klasyfikacyjny np Hasło klasyfikacyjne np. Kolegium Rektorskie 3. W przypadku klas końcowych kategoria archiwalna np. A 4. Uwagi

17 Kategorie archiwalne Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w UJ dzieli się na: 1. Dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego - kategoria archiwalna A 2. Dokumentację nie stanowiącą materiałów archiwalnych - kategoria archiwalna B

18 Kategorie archiwalne Kategoria archiwalna B z dodaniem cyfr arabskich np. B 25 oznacza dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu ją za nieprzydatną podlega brakowaniu. Kategoria archiwalna BE z dodaniem cyfr arabskich np. BE 50 oznacza dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej.

19 Kategorie archiwalne Kategoria akt Bc oznacza dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu można przekazać na makulaturę bez przekazywania jej do Archiwum UJ, za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie w trybie określonym w Instrukcji archiwalnej.

20 Jednolity rzeczowy wykaz akt Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok, ale na każdy rok zakłada się oddzielny spis spraw.

21 Rejestracja spraw Polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw. Sekretariat lub prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma sprawdza czy dotyczy ono sprawy juz wszczętej czy rozpoczyna nową sprawę. W obu przypadkach znak sprawy wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

22 Rejestracja spraw Jeśli pismo dotyczy sprawy już wszczętej Dołącza się je do akt sprawyNadaje się ten sam znak sprawy Jeśli pismo wszczyna nową sprawę Rejestruje się jako nową sprawę

23 Rejestracja spraw KAŻDE PISMO DOTYCZĄCE TEJ SAMEJ SPRAWY OTRZYMUJE IDENTYCZNY ZNAK SPRAWY! Znak sprawy zawiera : Symbol jednostki organizacyjnej UJ np. 10 Symbol liczbowy hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt np. 730 Numer sprawy zarejestrowanej w teczce aktowej w danym roku np. 2 Rok kalendarzowy w którym rozpoczęto załatwianie sprawy np. 2014

24 Rejestracja spraw Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką. Przykładowy znak sprawy: Znaku sprawy nie otrzymują: zaproszenia, życzenia, kondolencje, publikacje, dokumentacja finansowo-księgowa, listy obecności, dokumentacja magazynowa, rejestry i ewidencje, dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych.

25 Kliknij, aby edytować format tekstu konspektu Drugi poziom konspektu  Trzeci poziom konspektu Czwarty poziom konspektu  Piąty poziom konspektu  Szósty poziom konspektu  Siódmy poziom konspektu  Ósmy poziom konspektu Dziewiąty poziom konspektuKliknij, aby edytować style wzorca tekstu  Drugi poziom  Trzeci poziom Czwarty poziom  Piąty poziom OPIS TECZKI AKTOWEJ

26 Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych. Służbową korespondencję w wersji elektronicznej (przyjmowaną i wysyłaną za pomocą poczty elektronicznej) należy traktować jak tradycyjną korespondencję i w związku z tym po wydrukowaniu należy ją zarejestrować i nadać jej znak sprawy.

27 Przechowywanie dokumentacji Akta spraw w toku przechowuje się w teczkach z napisem „do załatwienia”. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w kolejności numeracji spraw, a w ramach spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę powinno znajdować się na wierzchu). Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych UJ przez okres trzech lat.

28 Przekazywanie akt do Archiwum UJ Każda jednostka organizacyjna UJ ma obowiązek przekazywania akt spraw zakończonych do Archiwum UJ po upływie trzech lat od zakończenia sprawy. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Sporządza się osobne spisy dla akt kategorii A i akt kategorii B. dla kategorii A sporządza się 4 egzemplarze spisu dla kategorii B sporządza się 3 egzemplarze spisu

29 Przekazywanie akt do Archiwum UJ Przekazywanie akt osobowych (pracowników zwolnionych, studentów) odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego teczek sporządzonego w kolejności alfabetycznej. Akta przed przekazaniem przegląda i porządkuje pracownik jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację. On także sporządza spisy zdawczo- odbiorcze.

30 Przekazywanie akt do Archiwum UJ Przed przekazaniem akta o kategorii wyższej niż B10 mają być uporządkowane w następujący sposób: 1. Akta ułożone wewnątrz teczek zgodnie ze spisem spraw. 2. Wyłączone kopie pism. 3. Usunięte wszelkie części metalowe oraz koszulki foliowe. 4. Dokumentacja zapakowana w teczki białe, kartonowe, wiązane. 5. W teczce znajduje się spis spraw lub inne środki ewidencyjne. 6. Teczka opisana zgodnie ze wzorem. 7. W przypadku materiałów archiwalnych paginacja ołówkiem.

31 Przekazywanie akt do Archiwum UJ Przed przekazaniem akta o kategorii B10 i niższej mają być uporządkowane w następujący sposób: 1. Do teczki ma być odłożony spis spraw lub inne środki ewidencyjne. 2. Dokumentacja ma być umieszczona w teczkach lub pudłach archiwalnych. 3. Teczka ma być prawidłowo opisana zgodnie z wzorem.

32 Przekazywanie akt do Archiwum UJ Przekazywanie do Archiwum UJ fotografii, nagrań audiowizualnych oraz nośników elektronicznych regulują odrębne punkty Instrukcji Kancelaryjnej. Archiwum UJ przejmuje od wszystkich jednostek organizacyjnych całość zgromadzonych akt. Jednostka organizacyjna nie może samodzielnie brakować, czyli niszczyć akt.

33 Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad realizacją zapisów niniejszej instrukcji sprawuje Rektor UJ lub upoważniony przez niego pracownik. Kierownik jednostki organizacyjnej powinien skierować pracownika odpowiedzialnego za czynności kancelaryjne na przeszkolenie do Archiwum UJ. Archiwum UJ posiada prawo kontroli obiegu i stanu akt oraz warunków ich przechowywania we wszystkich jednostkach organizacyjnych UJ.

34 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ


Pobierz ppt "Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego."

Podobne prezentacje


Reklamy Google