Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Kontrola finansowa IV Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Kontrola finansowa IV Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1."— Zapis prezentacji:

1 Kontrola finansowa IV Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1

2 KONTROLA KOSZTÓW 2

3 Rodzaje działalności a koszty Działalność przedsiębiorstwa można podzielić na trzy rodzaje: działalność eksploatacyjną, działalność inwestycyjną i działalność finansowo wyodrębnioną. Działalność eksploatacyjna dotyczy wykonania produkcji i usług. Obejmuje również zdarzenia pośrednio związane z produkcją i usługami. W ramach działalności eksploatacyjnej można wyróżnić: – działalność operacyjną (zasadniczą), – pozostałą działalność operacyjną, – działalność finansową. Działalność operacyjna jest statutową działalnością jednostki, np. „hurtownia sprzedaje towary handlowe. Do pozostałej działalności operacyjnej można zaliczyć, np.: sprzedaż zbędnego wyposażenia magazynu, a do działalności finan­sowej sprzedaż udziałów w innej firmie. W ramach działalności inwestycyjnej powstają nowe środki trwałe lub istniejące obiekty podlegają modernizacji. Inwestycją jest również zakup wartości niematerialnych i prawnych. Działalność finansowo wyodrębniona finansowana jest funduszami specjalnymi, np. zakładowego, funduszu świadczeń socjalnych. Nie wszystkie zakłady pracy prowadzą każdą z wymienionych działalności. Niektóre jednostki nie mają inwestycji oraz nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ograniczając się do wypłat świadczeń urlopowych. Wszystkie podmioty gospodarcze prowadzą działalność eksploatacyjną. Może się ona ograniczać do działalności podstawowej i działalności zarządu, a w niektórych przypadkach może dotyczyć również działalności pomocniczej. 3

4 Koszty eksploatacyjne Koszty działalności obejmują wyrażone w pieniądzu zużycie środków trwałych, materiałów, energii, wynagrodzenia za pracę, różne usługi obce, ubez­pieczenia społeczne i rzeczowe, inne pozycje zaliczone na podstawie przepisów do kosztów przedsiębiorstwa. Dzięki stosowaniu miernika pieniężnego można sumować różne rodzajowo zużycie, np.: nakłady pracy pracowników, zużycie budynków, surowców czy usług obcych. Koszty działalności eksploatacyjnej dzieli się na następujące grupy: koszty działalności operacyjnej, pozostałe koszty operacyjne, koszty finansowe. Koszty działalności operacyjnej są kosztami zasadniczej działalności, wytyczonej statutem przedsiębiorstwa, ewentualnie umową spółki, i zarejestrowanej w sądzie rejestrowym lub w wydziale aktywności gospodarczej. Przedmiotem podstawowej działalności może być: działalność produkcyjna, działalność handlowa, działalność usługowa. 4

5 Koszty eksploatacyjne cd. Pozostałe koszty operacyjne nie wiążą się ze zwykłą działalnością jednostki gospodarczej. Zalicza się do nich koszty, np. odpisanych inwestycji, odpisane należności nieściągalne, zapłacone odszkodowania. Przykładowo, gdyby firma PHUP „Omega" przekazała w formie darowizny samochód dostawczy dla domu pomocy społecznej, to byłyby to pozostałe koszty operacyjne, ponieważ zasadniczą działalnością nie jest obdarowywanie domów pomocy społecznej. Koszty finansowe są to poniesione koszty operacji finansowych. Składają się one w szczególności z odsetek umownych wobec kontrahentów, odsetek od kredytów i pożyczek, ujemnych różnic kursowych itp. Jeżeli PHUP „Omega" zapłaci odsetki umowne dostawcy z powodu opóźnienia spłaty zobowiązania, to będą to koszty finansowe. Koszty operacyjne stanowią szczególną pozycję w ocenie działalności firmy, dlatego powinny być dokładnie kontrolowane, poczynając już od dokumentacji zaistniałych operacji powodujących powstawanie kosztów. Pozostałe koszty operacyjne i koszty finansowe stanowią zwykle mniej ważny element kosztów, dlatego nie wymagają rozbudowanej ewidencji. Część rachunkowości zajmującej się pomiarem, dokumentacją, ewidencją, rozliczaniem, kalkulacją i sprawozdawczością z zakresu kosztów działalności nazywamy rachunkiem kosztów. 5

6 Informacja o kosztach Informacje o kosztach są wykorzystywane w procesach decyzyjnych jednostki dotyczących: planowania, zakupu i zaopatrzenia materiałów i towarów, optymalizacji zapasów, wyborów między produkcją własną a zakupem półfabrykatów, wyboru źródła zakupu, planowania terminów dostaw, rodzaju transportu, produkcji, a w szczególności planów produkcji z określeniem ilości, wartości i struktury asortymentowej produktów, stopnia wykorzystania mocy produkcyjnych, rozłożenia produkcji w czasie, magazynowania wyrobów gotowych, itp., zbytu, a dokładniej ustalania cen sprzedaży i dolnych granic cen, określanie rynków zbytu, odbiorców i struktury asortymentowej sprzedaży, a co za tym idzie, podejmowanie odpowiednich działań marketingowych. W rozwiniętym wariancie rachunku kosztów, koszty zwykłej działalności operacyjnej ujmowane są w trzech przekrojach: w układzie rodzajowym, w układzie podmiotowym, w układzie kalkulacyjnym (przedmiotowym). 6

7 Układ rodzajowy kosztów (porównawczy) W układzie rodzajowym wyodrębnia się co najmniej: amortyzację - planowe odpisy amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według zasad ustalonych w planie amortyzacji, zużycie materiałów i energii, w tym także opakowań, odpadków, paliw, gazów technicznych, usługi obce, np. remontowe, transportowe, budowlano-montażowe (również wykonywane przez podwykonawców i innych obcych wykonawców), sprzętowe, handlowe, najmu, dzierżawy i bankowe, podatki i opłaty - podatek akcyzowy, podatek od nieruchomości, podatek od środków transportowych, podatek VAT naliczony, niepodlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku VAT należnego, wynagrodzenia (pieniężne i w naturze) za pracę, bez względu na charakter stosunku pracy, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, tj. składki z tytułu ubezpieczeń społecznych, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, szkolenia pracowników, dopłaty do biletów, wydatki związane z bhp, pozostałe koszty rodzajowe np.: podróże służbowe, koszty reprezentacji i reklamy, składki z tytułu ubezpieczeń rzeczowych. Można ograniczyć ewidencję i kontrolę kosztów tylko do tego przekroju wyłącznie przy produkcji jednorodnej, masowej, bez potrzeby sporządzania kalkulacji produktów. 7

8 Układ podmiotowy (funkcjonalny, kalkulacyjny) Układ podmiotowy (funkcjonalny) zaleca się prowadzić wówczas, gdy: 1)charakter, rozmiary działalności lub organizacja jednostki wymagają ustalenia kwoty i struktury kosztów poszczególnych typów lub odmian jej działalności, w tym także według miejsc ich powstawania, 2)w jednostce wytwarza się produkty, których koszt podlega kalkulacji. W układzie podmiotowym wyodrębnia się: koszty działalności podstawowej, koszty działalności pomocniczej i socjalnej, koszty zarządu. Koszty działalności podstawowej dotyczą kosztów działalności produkcyjnej, usługowej, handlowej lub innej uznanej za podstawową. Do tej grupy kosztów powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa umożliwiająca ustale­nie wysokości kosztów poszczególnych rodzajów działalności i ich struktury według ośrodków odpowiedzialności. Koszty działalności pomocniczej i socjalnej przeznaczone są do ewidencji kosztów działalności prowadzonej przez komórki organizacyjne, których głównym celem jest: – świadczenie usług transportowych, sprzętowych, remontowych, – wytwarzanie na własne potrzeby jednostki energii oraz materiałów, – wykonanie we własnym zakresie inwestycji, – pełnienie innych funkcji pomocniczych, jak np.: stołówki, zakładowe domy mieszkalne, obiekty socjalne. Koszty zarządu rejestrują koszty zarządzania jednostką jako całością (koszty administracyjno- gospodarcze) oraz koszty ogólne np.: utrzymania terenu, magazynów zaopatrzenia i zbytu, straży przemysłowej (koszty ogólnoprodukcyjne). 8

9 Kalkulacja kosztów Ujęcie kosztów w układzie przedmiotowym (kalkulacyjnym, nośnikowym) uzyskujemy dzięki sporządzeniu kalkulacji. Kalkulacja polega na ustaleniu kosztu jednostkowego wytworzenia produktu (wyrobu, usługi) w przekrojach pozycji kalkulacyjnych. Typowymi pozycjami kalkulacyjnymi są: – zużycie materiałów, – robocizna z narzutami, – inne koszty bezpośrednie, – koszty pośrednie. Na sporządzenie kalkulacji decydują się niektóre przedsiębiorstwa. W przypadku stosowania cen umownych nie ma obowiązku sporządzania kalkulacji. Robi się je okresowo dla przeanalizowania niektórych decyzji, gdy brak na rynku podobnej grupy wyrobów lub usług. Niekiedy przeprowadza się kalkulację dla porównania z konkurencją. 9

10 Dowolność wyboru rozwiązania w zakresie ujmowania kosztów, polega na tym, że koszty można: rejestrować wyłącznie w układzie według rodzajów, rejestrować bezpośrednio w układzie miejsc ich powstawania (mpk), wstępnie grupować według rodzajów, a następnie rozliczać według celu po­niesienia, tj. według ośrodków odpowiedzialności. Każde z tych rozwiązań daje inny zakres informacji o kosztach, ale zarazem łączy się z innym nakładem pracy, związanym z powstawaniem i opracowywaniem źródłowej dokumentacji kosztów oraz ich rejestracją i rozliczaniem. Ograniczenie ewidencji kosztów wyłącznie do grupowania ich w układzie rodzajowym jest bezsprzecznie najprostsze, zarówno pod względem nakładu pracy przy dokumentowaniu, jak i ewidencji. Treść dowodu księgowego określa w sposób dostatecznie jednoznaczny sposób jego zakwalifikowania do właściwego rodzaju kosztów. Przyjęcie takiego rozwiązania zapewnia kierownictwu jednostki gospodarczej bardzo zawężone informacje, ponieważ wskazują one wyłącznie rodzaj poniesionego kosztu, nie wskazują natomiast celu w jakim go poniesiono. Ewidencja kosztów wyłącznie według rodzajów może w dostatecznym stopniu zaspokajać potrzeby informacyjne firm małych, prowadzących działalność w ograniczonym zakresie i jednorodną produkcję. Ewidencja kosztów według miejsc powstawania daje, w porównaniu z wyłącznym posługiwaniem się układem rodzajowym kosztów, rozszerzenie ilości i jakości informacji o kosztach, ponieważ umożliwia: wykazywanie związku kosztów z celem, dla osiągnięcia którego zostały poniesione, uwzględnienie przy rozliczaniu kosztów występowania produkcji niezakończonej (produkcji w toku, półfabrykatów), prezentację kosztów zgodnie z zaawansowaniem procesu technologicznego i wydzielenie kosztów kolejnych etapów produkcji, wyodrębnienie kosztów funkcji, związanych z zasadniczym przedmiotem działalności (kosztów sprzedaży i reklamy, kosztów zakupu), sporządzenie kalkulacji rzeczywistego technicznego kosztu wytworzenia produktów (wyrobów, półfabrykatów, usług). Uwzględniając korzyści, wynikające z ujmowania kosztów według celów poniesienia, taki wariant ewidencji kosztów jest przydatny w jednostkach prowadzących działalność na większą skalę w różnych branżach równocześnie (np. obok handlu także produkcja lub transport), czy też wytwarzających szeroki asortyment wyrobów przy zastosowaniu różnych technik wytwarzania lub faz produkcji (np. odlewnia, wydział obróbki mechanicznej i montażu). 10

11 Przekroje analityczne Dla zwiększenia zawartości informacyjnej tego przekroju kosztów można wykorzystać dodatkowe przekroje analityczne, np.: w działalności produkcyjnej może się okazać konieczne odrębne ujmowanie kosztów wydzielonych organizacyjnie lub terenowo zakładów, kosztów poszczególnych asortymentów lub faz produkcji oraz kosztów zarządu, w działalności handlowej pomocne jest oddzielenie kosztów obrotu hurtowego, detalicznego, kosztów prowadzenia poszczególnych magazynów hurtowych, punktów sprzedaży detalicznej, branżowych grup towarów, w działalności usługowej przedmiotem zainteresowania kierownictwa jednostki mogą być poszczególne usługi lub grupy asortymentowe usług, ośrodki prowadzące usługi. 11

12 Ewidencja kosztów wg ośrodków odpowiedzialności Wybór trzeciego wariantu ewidencji kosztów, tj. najpierw według rodzajów, a następnie według ośrodków odpowiedzialności, daje najwięcej informacji dla celów kontroli. Sposób ten pozwala obserwować dynamikę zmian poziomu kosztów, wyciągać wnioski dla kształtowania polityki gospodarczej oraz rozpatrywać koszty w pełnym zestawie ich przekrojów. Wiąże się z nim jednak duży wkład pracy oraz niebezpieczeństwo, że w razie opóźnienia w dokumentacji i ewidencji kosztów, dane te ulegną dezaktualizacji. Operacje księgowe dokumentujące koszty wymagają wieloprzekrojowego ujęcia, zastosowania kluczy podziałowych, rozliczenia odchyleń od cen ewidencyjnych i kosztów zakupu, co angażuje czas. Dla przyśpieszenia obliczeń wskazane jest zautomatyzowanie rozliczenia kosztów. Ewidencja kosztów według rodzajów i według ośrodków odpowiedzialności daje najszersze spektrum informacji i korzyści. 12

13 Koszty a prawo podatkowe Określając zasady ujmowania kosztów należy uwzględnić przepisy podatkowe i wymogi statystyki państwowej. Przepisy podatkowe wymagają podziału kosztów ze względu na ich związek z osiągniętymi przychodami: a) koszty uzyskania przychodów, które są ponoszone w celu uzyskania przychodu, np. amortyzacja, zużycie materiałów, wynagrodzenia itp. b) wydatki i koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów, które w przypadku przekroczenia wyznaczonego przepisami limitu, podlegają doliczeniu do podstawy wymiaru podatku dochodowego, np. koszty reprezentacji niepublicznej, amortyzacja drogich samochodów osobowych itp. Nie są kosztami uzyskania przychodów wydatki na zakup obligacji, grzywny i kary, odsetki od zobowiązań podatkowych, odsetki od pożyczek i kredytów przeterminowanych, itp. 13

14 Kontrola kosztów Wewnętrzna kontrola kosztów polega na badaniu: – prawidłowości funkcjonowania rachunku kosztów, – rzetelności ewidencji kosztów nieobjętych rachunkiem kosztów, – kształtowania się poziomu kosztów w stosunku do założeń planowych. Zużycie pracy żywej, środków produkcji i innych elementów kosztów jest kontrolowane w trakcie sprawdzania poszczególnych operacji jako kontrola majątku trwałego, rzeczowych składników majątku obrotowego, zatrudnienia i wynagrodzeń itp. Ponowne badanie wszystkich operacji gospodarczych jest zbędne, z wyjątkiem wypadków wymagających szczegółowego badania podczas analizy działalności gospodarczej. Kontrola kosztów powinna posługiwać się materiałami uogólnionymi, syntetycznymi oraz sprawozdaniami odcinkowymi w zakresie kosztów. Do przeprowadzania kontroli kosztów są potrzebne wiarygodne informacje dostarczane przez dział rachunkowości. Realność ewidencji kosztów zależy od następujących czynników: – prawidłowego rozliczania kosztów w czasie, – księgowania kosztów bezpośrednich na kontach poszczególnych rodzajów produkcji, – właściwego podziału kosztów według miejsc ich powstawania, – prawidłowości wyceny produkcji w toku, – wykorzystania właściwych kluczy rozliczeniowych przy podziale kosztów pośrednich, – prawidłowego sporządzania kalkulacji kosztu jednostkowego. 14

15 Kontrola kosztów cd. Kontrola prawidłowości funkcjonowania rachunku kosztów polega na badaniu jego budowy i na sprawdzeniu przydatności w praktyce. Powinien on bowiem spełniać właściwe funkcje analityczne i kontrolne. Podczas kontroli należy ustalić, czy zastosowany system ewidencji analitycznej i rozliczania kosztów zapewnia ich podział według rodzajów, ośrodków odpowiedzialności, asortymentu produkcji, typów działalności itp. oraz, czy liczby wynikające z podziału kosztów są realne, oparte na prawidłowych zasadach ewidencji. Rachunek kosztów powinien być możliwie najbardziej szczegółowy, ale należy pamiętać, że tworzone nowe przekroje mają być przydatne do zarządzania, i że nadmiar przekrojów kosztów może czynić go nieprzejrzystym. Ewidencja analityczna powinna być należycie zorganizowane przez właściwy dobór rejestrów, zestawień, rozdzielników, arkuszy rozliczeniowych i kartotek. Po założeniu właściwej ewidencji analitycznej kosztów należy zadbać jeszcze o ścisłe przestrzeganie norm regulowanych ustawą o rachunkowości, szczególnie w zakresie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego. 15

16 Kontrola kosztów Na pierwszym miejscu należy wymienić prawidłowość rozliczenia kosztów w czasie, czyli wykorzystania rozliczeń międzyokresowych. Odpisy czynnych i biernych rozliczeń mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczenia. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny. Z ustawy nie wynika więc czasokres rozliczania kosztów w czasie. Jest to regulowane decyzją kierownika jednostki. Jedyne zastrzeżenie dotyczy rozliczeń biernych, tj. przewidywane lecz nieponiesione wydatki objęte biernymi rozliczeniami międzyokresowymi zmniejszają bieżąco koszty, nie później niż do końca roku obrotowego następującego po roku ich ustalenia. Warunkiem prawidłowego ujmowania i rozliczania kosztów w czasie jest wyodrębnienie ich według tytułów (przedmiot rozliczeń, czas rozliczenia) oraz określenie stawki odpisów z góry, tj. przed momentem przystąpienia do rozliczania kosztu. W razie wystąpienia istotnych przyczyn stawka odpisów może podlegać weryfikacji, ale jedynie na przełomie lat. Przez precyzyjne określenie nośników kosztów można już w momencie dokumentacji przypisać koszty bezpośrednie do tych nośników. Nośnikiem kosztów może być pojedynczy wyrób lub usługa ewentualnie grupa produktów, typ działalności. Wraz z automatyzacją produkcji maleje grupa kosztów bezpośrednich, jednak bezpośrednie ich odniesienie na nośniki ułatwia rozliczanie kosztów. Koszty bezpośrednie możemy nazwać kosztami produktów. 16

17 Kontrola kosztów Oprócz kosztów produktów istnieją też koszty okresu (koszty pośrednie), które należy w sposób umowny, przy użyciu kluczy podziałowych, rozliczyć na produkty. Prawidłowy dobór klucza gwarantuje właściwe rozłożenie kosztów na produkty. Gdyby przy produkcji zautomatyzowanej wybrano, jako klucz podziałowy, robociznę pracowników (a nie czas pracy maszyn produkcyjnych), dałoby to niewłaściwe obciążenie produktów kosztami pośrednimi. Rozdzielenie kosztów według miejsc ich powstania zwiększa odpowiedzialność za ponoszone koszty. Jeżeli ośrodki odpowiedzialności otrzymają wcześniej budżety kosztów i uzależnimy premiowanie od dotrzymania limitów kosztów, wyznaczonych budżetem, powstrzymamy przyrost kosztów. Bardzo duże znaczenie ma wycena produkcji w toku. W niektórych branżach, np. w żegludze morskiej, w budownictwie, wycena produkcji niezakończonej wyznacza koszty własne produkcji zakończonej. Niewłaściwa wycena produkcji w toku może znacznie podwyższać lub obniżać koszty produkcji gotowej. Ustawa o rachunkowości pozwala wyceniać produkcję w toku w wysokości bezpośrednich kosztów wytwarzania lub tylko materiałów bezpośrednich, albo nie wyceniać jej w ogóle, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki. W żadnym przypadku produkcji niezakończonej nie można obciążać kosztami zarządu, kosztami sprzedaży, pozostałymi kosztami operacyjnymi i kosztami operacji finansowych. 17

18 Kontrola kosztów O realności ewidencji kosztów decyduje również prawidłowość sporządzania kalkulacji kosztu jednostkowego, tj. doboru jednostek kalkulacyjnych i pozycji kalkulacyjnych. Jednostką kalkulacyjną nie zawsze musi być pojedynczy wyrób lub usługa. Często tworzy się jednostki umowne, np. model sukienki, a nie wszystkie jej rozmiary. Jednostki kalkulacyjne i pozycje zależą od metody obliczania kosztu jednostkowego (metoda podziałowa, doliczeniowa, fazowa, sprzężona). Zakres kontroli kosztów obejmuje głównie pozycje kosztów związanych z produkcją i jej przebiegiem (działalnością gospodarczą), a także pozycje sygnalizujące zakłócenia (braki produkcyjne, przestoje nieprodukcyjne itp.). Ponadto, w ramach operatywnej kontroli kosztów należy zwracać uwagę na te pozycje i grupy kosztów, które odznaczają się dużą zmiennością. W tym kontekście zasadniczym przedmiotem operatywnej kontroli są koszty bezpośrednie, a zwłaszcza ich pozycje o charakterze węzłowym (koszty zużycia materiałów bezpośrednich, robocizny bezpośredniej, usług obcych itp.). Kontroli tej mogą też być poddane koszty pośrednie. Dotyczy to przede wszystkim tych pozycji kosztów pośrednich, które mają charakter kosztów zmiennych oraz, dla których jest możliwe wyznaczenie w miarę precyzyjnej bazy porównawczej (np. koszty zużycia materiałów pośrednich na cele ruchu, koszty zużycia energii, narzędzi itp.). 18

19 Kontrola kosztów Jak wykazują doświadczenia niektórych przedsiębiorstw, celowe jest poddanie stałej obserwacji i kontroli elementów kosztów cechujących się podatnością na oddziaływanie czynników endogenicznych, a więc tych kosztów, na których poziom przedsiębiorstwo i jego komórki mogą wywierać decydujący wpływ. Różna „wrażliwość" poszczególnych pozycji kosztów na działania podejmowane w skali całego przedsiębiorstwa i poszczególnych jego komórek sprawia, że identyczne wysiłki mogą przynosić bardzo zróżnicowane efekty. Koszty podlegają bowiem takim samym prawom statystycznym jak zjawiska społeczne. Powoduje to, że około 10% działań jest przyczyną powstania mniej więcej 90% kosztów, gdyż tyle samo wysiłku wkłada się w obniżenie o 10% pozycji kosztów wynoszącej 50 tys. dolarów, jak i 5 min dolarów. W przedsiębiorstwach przemysłowych operatywna kontrola kosztów obejmuje zazwyczaj zagadnienia wymienione w tabeli na kolejnym slajdzie. 19

20 Zakres operatywnej kontroli kosztów Lp.Przedmiot operatywnej kontroli kosztów 1.Wielkość produkcji, jej struktura asortymentowa, jakość i wartość. 2.Braki i koszty ich naprawy. 3.Ilość i wartość zużycia surowców i innych materiałów, odpady i straty surowcowe. 4.Ilość i wartość zużycia paliwa oraz energii technologicznej i napędowej. 5.Rozchody i zużycia opakowań, narzędzi i innych przedmiotów. 6.Zużycie usług obcych (zwłaszcza transportowych, remontowych). 7.Zatrudnienie, czas pracy i wynagrodzenie pracowników bezpośrednio i pośrednio produkcyjnych. 8.Wykorzystanie mocy produkcyjnej maszyn i urządzeń. 9.Kształtowanie się kosztów produkcji, zakupu i sprzedaży. 10.Koszty produkcji niezakończonej i rozliczenia międzyokresowe. 20

21 Kontrola kosztów Dokonując operatywnej kontroli kosztów powinno się zwrócić szczególną uwagę na rozgraniczenie między kosztami uzyskania przychodów, a kosztami niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno kosztów bezpośrednich, jak i pośrednich. Kontrola kosztów powinna również dotyczyć pozycji nieobjętych rachunkiem kosztów, tj. pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów finansowych. W niektórych jednostkach gospodarczych pozycje te osiągają znaczne rozmiary i decydująco kształtują wynik finansowy, np. odsetki od kredytów i pożyczek, ujemne różnice kursowe, odsetki umowne. Wśród tej grupy kosztów są zwykle pozycje niestanowiące kosztów uzyskania, np. odsetki podatkowe, darowizny, odpisane należności. Należy więc zapewnić odrębną analityczną ewidencję kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Pomimo dużej niepewności w gospodarowaniu należy koszty planować. Dotyczy to, zarówno kosztów bezpośrednich, jak i pośrednich. Koszty bezpośrednie powinno się planować odnosząc je do technologii produkcji lub przyjętych zleceń. Koszty pośrednie planujemy sporządzając budżety dla ośrodków odpowiedzialności za koszty. Nie można ograniczyć się do planowania kosztów. Plany kosztów należy konfrontować z rzeczywistością. Jeżeli solidnie podejdziemy do planowania, przewidzimy realną stopę inflacji, to okaże się, że odchylenie od planu jest niewielkie. Ujawnione odchylenia od planu powinny być szczegółowo kontrolowane, a wnioski uwzględnione w przyszłym planowaniu. 21

22 Kontrola kosztów Księgowi naciskani przez szefów i akcjonariuszy stale domagających się cięć w kosztach stoją przed dylematem, które ograniczenia są pożądane, a które są niepożądane, gdyż utrudniają szefom działów podejmowanie decyzji i prowadzą do zakłóceń w realizowaniu podstawowych zadań. W każdej firmie, uchwycenie właściwej równowagi pomiędzy poziomem ograniczeń, a stopniem swobody, utrzymuje na rozsądnym poziomie koszty ogólne. Jeżeli kontrola kosztów jest zbyt rygorystyczna, to nie jest efektywna, bo zwraca uwagę na szczegóły, a nie na tendencje w zakresie kosztów. Głównym celem każdego systemu kontroli jest motywowane menedżerów we wszystkich jednostkach organizacyjnych firmy, do podejmowania działań służących wydajnej i efektywnej realizacji jej celów. Błędne jest jednak spychanie odpowiedzialności za koszty w dół hierarchii organizacyjnej i traktowanie centrów kosztów w taki sposób, jakby byli centrami zysków. Menedżerowie będą się starali przerzucić koszty na inne działy, będą się „targować" o narzut kosztów ogólnych. Rozdzielenie kosztów zarządzania i marketingu na poszczególne produkty jest trudne z powodu braku jasnych kryteriów podziału. Gdy ustalenie związków przyczynowo-skutkowych jest nieopłacalne lub niemożliwe, księgowi uciekają się zazwyczaj do rozstrzygnięć arbitralnych. Ośrodki odpowiedzialności obciążane są niekiedy kosztami wspólnymi w wysokości 50% kosztów produkcji. Oczywiście, nie mogą kontrolować tych kosztów, bo powstają one w innych działach. 22

23 Rady Rady dla księgowych: dopasować ewidencję kosztów do potrzeb zarządzających, a gdy brak sprecyzowanych potrzeb dopasować konta analityczne do specyfiki działalności, starannie dobierać klucze rozliczeniowe kosztów pośrednich, by „obdarowani" kosztami byli przekonani o słuszności podziału, nie wydłużać czasu rozliczenia kosztów za poszczególne miesiące, stosować techniki obliczeniowe, zarówno do ewidencji, jak i analiz kosztów, określić zasadę wyceny produkcji niezakończonej, sposoby rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych, kosztów zakupu i kosztów rozliczanych w czasie, nie odrzucać tradycyjnych sposobów ewidencji kosztów w niektórych branżach, nie rewolucjonizować za wszelką cenę. Rady dla właścicieli: nie ograniczać ewidencji kosztów do minimalnych przekrojów, nie wymagać zbyt wielu przekrojów kosztów, a jeżeli księgowi to wykonali dużym nakładem pracy, okresowo je analizować, nie oczekiwać, że samo ustawienie komputerów na biurkach spowoduje wzrost wydajności pracy księgowych, nie mylić kosztów z wydatkami. Koszty księguje się zgodnie z zasadą memoriałową, niezależnie od terminu zapłaty, a wydatki oznaczają zmniejszenie gotówki, co nie zawsze wywołane jest kosztami. Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Sprawdzić czy: przestrzegane są zasady wyceny określone ustawą o rachunkowości w zakresie rozliczeń międzyokresowych i produkcji niezakończonej, określono w zakładowym planie kont metody rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych i kosztów zakupu, wyodrębnia się wydatki i koszty niestanowiące kosztów uzyskania przy­chodów, zapasy produktów są kalkulowane bez narzutu kosztów zarządu, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów sprzedaży i kosztów finansowych, przez zaniżanie wyceny produkcji niezakończonej nie zawyża się kosztów własnych sprzedaży, na koniec roku sporządza się inwentaryzację materiałów, towarów i produktów dla skorygowania kosztu własnego sprzedaży (przy przyjęciu uprosz­czonej metody odpisywania zapasów w koszty w momencie przekazania do magazynu). 23

24 Przykłady Przykład I W przedsiębiorstwie budowlanym zasadniczym zadaniem dyrektora ekonomicznego było sterowanie wyceną robót w toku, by „dopasować" koszt własny sprzedaży usług do przychodów. Przykład II W spółce joint venture zatrudniającej 8 pracowników, organizacją działalności zajmował się udziałowiec zagraniczny, nieznający języka polskiego. Nie było kasjera i magazyniera. Wyroby były wysyłane do odbiorcy zagranicznego. Dla uproszczenia ewidencji, wobec braku możliwości sporządzania dokumentacji magazynowej przez udziałowca, przyjęto uproszczony wariant, tj. faktury za surowce spisywano bezpośrednio w koszty, mimo że znajdowały się częściowo w magazynie, a koszty działalności odpisywano na koniec miesiąca na konto „Koszt własny sprzedaży produktów". Raz na kwartał sporządzano inwentaryzację niezużytych materiałów, produktów gotowych niesprzedanych i obniżano koszt własny sprzedaży. Przy wycenie materiałów przyjmowano ceny ostatnich dostaw, a przy wycenie produktów - planowany koszt wytworzenia. 24

25 Przykłady Przykład III Dla sprawowania kontroli nad kosztami handlowymi w firmie prowadzącej 5 sklepów utworzono konta analityczne sklepów i obciążano je bezpośrednimi kosztami wprost z dokumentacji oraz narzutem kosztów zarządu przy zastosowaniu, jako klucza rozliczeniowego, obrotu tych sklepów. Przykład IV W firmie spedycyjnej otwierano zlecenia na każdą umowę o zorganizowanie spedycji. Dla zapewnienia prawidłowego zakwalifikowania dokumentów kosztowych, wprowadzono wykaz otwieranych zleceń, z nadaniem kolejnego indywidualnego numeru. Zanim dokumenty trafiły do działu rachunkowości były akceptowane przez osobę prowadzącą zlecenie. Osoba ta sprawdzała jakość, ilość wykonanej pracy, zastosowane ceny i kursy walut oraz oznaczała dokument numerem zlecenia. Dla uniknięcia zagubienia dokumentów wprowadzono obowiązek kwitowania otrzymanych i przekazanych dowodów. Powstały bowiem przypadki, że dokument był ujęty w książce korespondencji przychodzącej, a do działu księgowości nie dotarł. Dla sprawdzenia prawidłowości ewidencji po zamknięciu miesiąca, osoba prowadząca zlecenie otrzymywała wydruk komputerowy z działu rachunkowości, z informacją o wszystkich dowodach obciążających dane zlecenie. Wydruki takie otrzymywał również właściciel firmy. 25

26 Przykłady Przykład V Firma budowlana prowadzi usługi w zakresie budownictwa wodnego, lądowego i inne specjalistyczne. W planie kont przewidziano odrębne konta dla poszczególnych typów działalności, tj. budownictwo wodne, budownictwo lądowe, usługi specjalistyczne. Dla każdego typu działalności otwiera się konta dla oddzielnej budowy lub usługi. Dokumenty źródłowe są oznaczane przez osobę prowadzącą budowę lub pracownika zarządu nazwą zleceniodawcy, miejscem wykonania usługi i zakresem robót. Dział rachunkowości księguje koszty bezpośrednie na budowy i usługi specjalistyczne. Po zakończeniu usługi w miesiącu wystawienia faktury sprzedaży, koszty są przenoszone na konto „Koszt własny sprzedaży usług". Koszty zarządu rozlicza się wyłącznie na roboty zakończone, w stosunku do kosztów bezpośrednich. Zdarzają się roboty przerwane i dlatego koszty organizacji tych robót (ujęte wcześniej jako koszty zarządu) obciążają inne usługi. Przykład VI Wyrywkowo sprawdzono wydruki rozmów telefonicznych. Okazało się, że jeden z pracowników, będąc na dyżurze w godzinach popołudniowych, średnio raz na tydzień, prowadzi prywatne rozmowy z Norwegią. Pracownika obciążono zwrotem kosztów połączeń telefonicznych i zwolniono. 26

27 Przykłady Przykład VII W szkole wyższej przed uzyskaniem zwrotu gotówki za zrealizowany rachunek należy opisać ten rachunek, podać numer wpisu w książce inwentarzowej pomocy naukowych, wypełnić dowód OT („Przyjęcie środka trwałego"), podać datę i podpis osoby odpowiedzialnej materialnie za przedmiot oraz numer badań własnych lub badań statutowych. Tak przygotowana dokumentacja spełnia wymogi kontroli, a jednocześnie ułatwia pracę działu rachunkowości. Przykład VIII Właściciel firmy transportowej polecił głównemu księgowemu, żeby koszty i przychody były przypisane do konkretnego samochodu. Faktury za paliwo, ogumienie i naprawy były opisywane numerem rejestracyjnym samochodu. Faktury sprzedaży też były opisywane przez podanie numeru rejestracyjnego samochodu wykonującego usługę. W efekcie właściciel uzyskał możliwość oceny efektywności pracy każdego kierowcy i rentowności różnych typów samochodów. Przykład IX Spółdzielnia inwalidów zajmuje się produkcją odzieży roboczej, konfekcji damskiej i wykonuje usługi krawieckie dla krajowych i zagranicznych kontrahentów. Koszty są ewidencjonowane według rodzajów i miejsc powstania. Koszty działalności podstawowej są rejestrowane wg zleceń. Zlecenie produkcyjne jest wystawiane przez dział produkcyjno-techniczny, który decyduje o przyjęciu danej produkcji do wykonania. Zawiera ono w swojej treści odpowiednią dla siebie symbolikę, nazwę wyrobu, określa ilość zaplanowanych sztuk do wykonania, określa również planowany koszt wytworzenia oraz cenę zbytu. Na podstawie zleceń produkcyjnych w dziale księgowości są wystawiane karty kalkulacyjne. Oznacza się je symbolami właściwych zleceń produkcyjnych. Karty te są jednocześnie kontami analitycznymi do odpowiedniego konta produkcji podstawowej i służą do ewidencji wszystkich kosztów związanych z wykonaniem danego zlecenia. W następnym etapie badane jest kształtowanie się poszczególnych pozycji kalkulacyjnych w odniesieniu do założeń. Jeżeli zostaną stwierdzone odchylenia, ustala się ich przyczyny stosując metodę analizy związków przyczynowych. 27

28 KONTROLA PRZYCHODÓW 28

29 Istota kontroli przychodów Dla rachunku kosztów charakterystyczna jest metoda postępowania rozpoczynająca się od ujęcia kosztów według rodzajów, a kończąca na ujęciu kosztów według nośników. W porównaniu z nim ujęcie i rozrachunek przychodów musi następować w sposób wsteczny. Na początku jest zawsze źródło przychodów, według którego możemy grupować klientów lub grupy klientów. Stanowią one bazę dla przyporządkowania na obiekty kalkulacyjne, do których można je bezpośrednio odnieść. Jeżeli fakturowanie świadczeń odbywać się będzie z określeniem takiego obiektu, to obydwa ujęcia realizowane będą równocześnie. Odnoszenie przychodów na nośniki, które są jednocześnie nośnikami kosztów, jest niezbędne, jeżeli chcemy ocenić rentowność świadczeń. 29

30 Rozdzielanie przychodów Jeżeli firma pragnie mieć wpływ na kształtowanie przychodów powinna grupować przychody w możliwie małe, jednorodne obiekty. Zauważa się, że wraz ze zróżnicowaniem nośników przychodów, powstają problemy z jednoznacznym zarachowaniem przychodów na grupy nośników. Trudności powstają wtedy, gdy przychody dają się zarachować jednocześnie do wielu nośników i jest problem z ich rozdzieleniem na pojedyncze nośniki. Z tego względu należy zbudować hierarchię obiektów, uwzględniając formalną i merytoryczną zależność. Często zdarza się, że dla wielu rodzajów świadczeń można formalnie określić oddzielne ceny (a więc i przychody), ale zgodność merytoryczna dotyczy tylko części tych świadczeń. W takim przypadku obok świadczeń jednorodnych względem nośników przychodów wystąpią świadczenia niejednorodne, które wynikają z korelacji czasowych i przestrzennych świadczeń rzeczowych i usługowych. 30

31 Definicja przychodu Międzynarodowy standard rachunkowości (MSR) nr 18 definiuje przychód następująco: „wpływ brutto środków pieniężnych, powstanie należności lub inne wynagrodzenie następujące w związku z normalną działalnością przedsiębiorstwa polegające na sprzedaży dóbr, świadczeniu usług i użytkowaniu przez innych zasobów przedsiębiorstwa lub przynoszące odsetki, tantiemy, dywidendy. Przychód jest mierzony obciążeniami odbiorców lub klientów za dostarczone im dobra lub wyświadczone usługi oraz obciążeniami i wynagrodzeniami powstałymi z tytułu użytkowania przez nich zasobów przedsiębiorstwa. W stosunkach ajencyjnych przychód jest kwotą prowizji, a nie wpływem brutto środków pieniężnych, powstaniem należności, czy innymi wynagrodzeniami". 31

32 Uznawanie przychodów Kluczowym kryterium powstania przychodu, przy transakcji sprzedaży dóbr, jest, przekazanie nabywcy przez sprzedającego istotnego ryzyka i korzyści z tytułu własności sprzedanego dobra. Przy sprzedaży usług wysokość przychodu zależy od umowy, w której określa się, czy wykonanie usługi ustalone zostanie przy zastosowaniu metody procentu wykonania, czy według metody wykonania. Przy metodzie procentu wykonania przychód następuje proporcjonalnie do wykonania zleconej czynności. Procent wykonania jest określany na podstawie wartości sprzedaży, kosztów transakcji, liczby czynności lub innej wielkości. Gdy usługi są świadczone jako nieokreślona liczba czynności w ciągu pewnego okresu uznaje się, że przychód nastąpił liniowo na przestrzeni czasu. Zgodnie z metodą wykonania przychód następuje jednorazowo po wykonaniu umowy. Przy użytkowaniu przez innych zasobów przedsiębiorstwa przychody realizują się w różnych okresach: odsetki narastają liniowo stosownie do stopy procentowej, tantiemy powstają zgodnie z warunkami odpowiedniej umowy i na tej podstawie są naliczane, dywidendy są uznawane jako przychody po otrzymaniu prawa do tego typu płatności. Uznanie za przychód wymaga, aby przychód był mierzalny i w czasie sprzedaży lub świadczenia usługi było uzasadnione oczekiwanie, że nastąpi ostateczne uregulowanie należności. W przypadku braku takiej pewności, przychód jest odraczany, ale w sprawozdaniach finansowych przedsiębiorstwo powinno podać okoliczności, w których powstało odroczenie. 32

33 Klasyfikacja przychodów Przychody dzieli się na następujące grupy: przychody ze sprzedaży i zrównane z nimi, pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe. Przychody ze sprzedaży i zrównanie z nimi są kwotami należnymi udokumentowanymi fakturami lub rachunkami za sprzedane towary i materiały oraz wyroby i usługi. Przychodem jest również koszt wytworzenia świadczeń na własne potrzeby jednostki. Przychody ze sprzedaży zmniejsza się o przysługujące odbiorcy skonta, rabaty, bonifikaty i inne upusty, a zwiększa się o należne dostawcy różne dopłaty. Należy zaznaczyć, że pojęcia przychodu ze sprzedaży nie należy utożsamiać z pojęciem wpływu środków pieniężnych. Przychód wykazuje się w momencie sprzedaży, bez względu na wpływ środków pieniężnych. Wpływy oznaczają zwiększenie stanu środków pieniężnych, które mogą powstać z innych tytułów, np.: zaciągnięcia kredytu, otrzymania odszkodowania. Przychody są z reguły realizowane przelewem w terminie wyznaczonym fakturą, zaś sporadycznie oraz w handlu detalicznym gotówkowo. Pozostałe przychody operacyjne nie pochodzą z zasadniczej działalności jednostki gospodarczej, lecz dotyczą dotacji, przychodów ze sprzedaży i likwidacji środków trwałych, kar, grzywien, odszkodowań, rozwiązanych rezerw. Z reguły są pozycją nieznaczną w strukturze przychodów firmy. Przychody finansowe dotyczą obrotu papierami wartościowymi, lokat terminowych środków pieniężnych w banku, udzielania pożyczek itp. Przychody takie powstają, gdy przedsiębiorstwa oczekują, że będą to operacje bardziej zyskowne niż zaangażowanie w podstawowej działalności gospodarczej. Niekiedy ograniczenia rynkowe uniemożliwiają wykorzystanie środków pieniężnych w działalności gospodarczej, i żeby wolne środki pieniężne nie traciły realnej wartości lokuje sieje na terminowych rachunkach bankowych. Niekiedy przychody z lokat pokrywają stratę na sprzedaży. Przychodami finansowymi są ponadto otrzymane dywidendy z akcji obcych, dyskonto od weksli obcych, przychody z udziału w zyskach osób prawnych, dodatnie różnice kursowe i odsetki umowne za nietermi­nową realizację należności. 33

34 Rachunkowość przychodów Największą pozycję w przychodach firmy zajmują przychody za sprzedaży i zrównane z nimi. Część rachunkowości zajmująca się pomiarem, dokumentacją, ewidencją, rozliczeniem i sprawozdawczością z zakresu przychodów ze sprzedaży nazywamy rachunkiem przychodów. Realizację przychodów zasadniczo odnosi się do momentów, okresów i decyzji. W tak zwanej jednofazowej realizacji przychodów całkowity jednostkowy przychód jest wykazywany jako zrealizowany w jednym punkcie czasowym. Jej przeciwieństwem jest wielofazowa realizacja przychodów. Występuje ona w przypadku kompleksowych, długookresowych, heterogenicznych świadczeń. Cechą charakterystyczną jest sukcesywna realizacja części przychodów samodzielnego nośnika przychodów w licznych, następujących po sobie punktach czasowych. Uzyskanie przychodu rozpoczyna się od zawarcia umowy na wykonanie zlecenia, a kończy po upływie okresu zobowiązań gwarancyjnych. Na sukces składa się wiele elementów na przykład opracowanie konstrukcyjne, planowanie produkcji, zaopatrzenie i organizacja produkcji. Ponieważ przedsięwzięcia związane z realizacją przychodu wymagają czasu, można stwierdzić, że przychody powstają w przebiegu czasowym i powinny być zarachowane jako całość na cały okres niezbędny dla zrealizowania świadczenia. Przychód podlega korektom od momentu wypisania zlecenia aż do całkowitego uregulowania faktury i upływu okresu gwarancyjnego. Sposób ustalania przychodu netto przedstawiono w tabeli na kolejnym slajdzie. Przychód bazowy (według ceny podstawowej) powiększa się o narzuty za specjalne wykonanie. W następnej kolejności odejmuje się bezpośrednie i pośrednie pomniejszenia przychodów, znane już w momencie sporządzania rachunku, np. rabaty. W okresie od wystawienia faktury do otrzymania zapłaty (w wyjątkowych sytuacjach do daty zwrotu towaru) mogą zdarzyć się również przychody dodatkowe, zwiększenia lub zmniejszenia przychodów. Określonych poprawek przychodów (np. rabatów) można dokonać dopiero na koniec okresu sprawozdawczego. W pewnych sytuacjach należy przeprowadzić korekty przychodów, które wynikają z błędnej dokumentacji lub księgowań. Od wykonania tych czynności zależy poprawność ustalenia przychodu jako bazy dla dalszych obliczeń. 34

35 Moment ujmowania przychodów W poszczególnych gałęziach gospodarki, zależnie od rodzaju wytwarzanych produktów i systemów cen, stosuje się różne formy ujmowania przychodów. Najczęściej przychody są ujmowane według momentu wystawiania rachunku. Szczególnym przypadkiem są przychody ze sprzedaży na raty dużych świadczeń (na przykład klienci budownictwa wpłacają zaliczki stosownie do postępu w świadczeniach). W niektórych branżach ze względów praktycznych lub technicznych przychody ujmuje się okresowo w regularnych lub nieregularnych odstępach czasu. Dotyczy to przede wszystkim dostaw energii, opłat telefonicznych, sprzedaży za pomocą automatów sprzedających, sprzedaży kart wstępu bez określenia terminu i wartości świadczeń lub ich rodzajów. 35

36 36

37 Przychody proste i złożone Przychody można podzielić na proste i złożone. Przychody proste (indywidualne) dotyczą pojedynczych dyspozycji sprzedaży produktów. Przychody złożone dotyczą pewnej grupy produktów i nie dadzą się pomniejszyć, mimo że niektóre produkty nie są już oferowane. Przychodów nie da się podzielić (podobnie jak kosztów), na stałe i zmienne, ponieważ w systemach cenowych i taryfowych często oprócz cen za faktycznie wykonane świadczenia dodatkowo pobiera się pewien ryczałt (niezależny od ilości świadczeń), np. ryczałt telefoniczny. Ustalenie zysków brutto na jednostkę wymaga określenia jednostkowych przychodów. Zwykle ustala się to tradycyjnie dzieląc przychody całkowite przez liczbę sprzedanych jednostek. Taki sposób postępowania uwidacznia, że odpowiedź na pytanie ile przychodu uzyskuje się na jednym produkcie, wcale nie jest łatwa. Co prawda, są zastrzeżenia co do ustalania „pełnych" kosztów własnych poszczególnych produktów, ale nie ma zastrzeżeń do umowności ustalania „pełnych" przychodów. Ta jednostronnie ukierunkowana krytyka powoduje, że nawet przy ustalaniu zysku brutto w rachunku pokrycia przyjmuje się, iż każda jednostka przynosi stały przychód i w związku z tym jest to przychód proporcjonalny do ilości sprzedanych produktów. Teoria planowania produkcji opiera się również na przedstawionych założeniach, co daje się zauważyć w planowaniu krótkoterminowym, analizach typu break-even i kalkulacjach decyzyjnych. Gdy powstają przychody, które nie są proporcjonalne do ilości zastosowanie tego typu modeli decyzyjnych jest ograniczone. Podobnie użyteczność wielkości obliczonych jako „koszty jednostkowe" i „przychody jednostkowe", tak i „zysk brutto jednostkowy" można poddać w wątpliwość. Operowanie jednoimienną funkcją przychodu jest bardzo uproszczone ponieważ przychód jest następstwem personalnego, materialnego, regionalnego i czasowego zróżnicowania cen. Jest też uzależniony od wielkości zlecenia, rodzaju opakowania, udzielonych rabatów, oferowanych taryf do wyboru (na przykład energii) i kwantowego charakteru popytu. Za ten sam produkt można uzyskiwać różne przychody jednostkowe na różnych rynkach. Przychodowość produktu nie powinna być oceniona na podstawie przeciętnego przychodu. 37

38 Cel kontroli przychodów Wielkość sprzedaży jest jednym z podstawowych wskaźników charakteryzujących działalność przedsiębiorstwa. Jako główny element kształtowania wyniku finansowego wpływa ona na rozliczenia podatkowe, a jednocześnie określa wysokość dopływu środków pieniężnych i możliwości płatnicze. Celem kontroli jest sprawdzenie, czy: – wielkość, rodzaj i kierunki sprzedaży pozwalają na pełne wykorzystanie posiadanego potencjału produkcyjnego, – sprzedane produkty są rentowne, a jednocześnie konkurencyjne na rynku, obecnie i w przyszłości, – istnieje zapotrzebowanie na produkty, – fakturowanie jest terminowe i prawidłowe pod względem cen, a zapłata następuje bez zakłóceń, – ewidencja i udokumentowanie poszczególnych pozycji jest prawidłowe. Wypełnienie tak postawionych zadań wymaga bardzo skrupulatnego przeglądu odbiorców, reklamacji, terminowości regulacji należności, produkcji na własne potrzeby, podatków, dotacji i sytuacji na rynku danych produktów. Badanie przebiegu każdej operacji sprzedaży jest niemożliwe, dlatego kontrolę można ograniczyć do podstawowych elementów zaprezentowanych w tabeli na kolejnym slajdzie. 38

39 Zakres kontroli przychodów ze sprzedaży Lp. Kontrola sprzedaży 1.Kształtowanie się wielkości sprzedaży w porównaniu z planem. 2.Dynamika sprzedaży. 3.Kierunki zbytu. 4.Stopień pokrycia produkcji umowami z odbiorcami. 5.Realizacja zamówień według ilości, asortymentu i jakości. 6.Terminowość dostaw. 7.Terminowość fakturowania. 8.Windykacja należności. 9.Rentowność poszczególnych grup wyrobów. 10.Poprawność ustalenia cen sprzedaży. 39

40 Kontrola magazynów i reklamacji Tematyka kontroli nie może ograniczać się wyłącznie do wielkości sprzedaży, ale powinna objąć również: przegląd magazynów wyrobów, ocenę działania działu sprzedaży, i badanie przyczyn reklamacji i sposobu ich załatwienia. W trakcie przeglądu magazynów należy zwrócić uwagą na sposób odbioru, przechowywania i wydawania wyrobów, sprawność urządzeń pomiarowych, przebieg prac ładunkowych, segregację wyrobów według jakości, dokumentację stanowiącą podstawę ewidencji i fakturowania. Można również dokonać kontroli wybranych ładunków co do ich zgodności z dokumentami wydania. Aby ocenić pracę działu sprzedaży bada się stopień zsynchronizowania sprzedaży z produkcją pod względem wielkości asortymentu i rytmiczności dostaw z produkcji do magazynu. Płynne realizowanie zamówień odbiorców bez tworzenia się nadmiernych zapasów wyrobów, zamrażających środki obrotowe, świadczy o dobrej pracy działu sprzedaży. Dział sprzedaży powinien analizować żądania odbiorców i z odpowiednim wyprzedzeniem informować o tym działy produkcyjne. W umowach z odbiorcami należy zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa, a jednocześnie gwarantować załatwienie reklamacji. Reklamacje odbiorców, zwłaszcza dotyczące ilości i jakości dostaw, świadczą o niedociągnięciach w pracy. Jeżeli są uzasadnione, stanowią sygnał o zakłóceniach w produkcji, kompletacji dostaw lub transporcie. W celu zorientowania się w wielkości i charakterze reklamacji przeprowadza się w przekroju wyrobów lub ich grup analizę: ilości oraz wartości reklamacji zgłoszonych i uznanych, wskaźnika reklamacji zgłoszonych do sprzedaży ogółem, struktury reklamacji w układzie: Niedobory i szkody, przekwalifikowania do niższych gatunków, bonifikaty i upusty, zwroty kosztów, zamiany wyrobów. W wielu przedsiębiorstwach reklamacje nie są wystarczająco udokumentowane i brak jest postępowań wyjaśniających. Nie kontroluje się także, czy wyroby zwrócono do przedsiębiorstwa, w jakim stanie wróciły, jak zaksięgowano koszty zwrotu i zamiany wyrobu oraz jak wykonane zostały naprawy gwarancyjne przez przedsiębiorstwo lub inne jednostki. Reklamacje mogą stanowić znaczną pozycję zmniejszającą przychody ze sprzedaży, dlatego w przypadku ich wystąpienia należy im poświęcić więcej uwagi. 40

41 Kontrola wielkości sprzedaży Punktem wyjścia kontroli wielkości sprzedaży są dane ewidencji księgowej. Dlatego w pierwszej kolejności bada się, czy wyroby wysłane, postawione do dyspozycji lub odebrane przez odbiorców, zostały ujęte w ewidencji w okresie ich wysyłki (odbioru) lub przewiezienia przez granicę. Zwroty wyrobów i reklamowane faktury powinny być zaewidencjonowane pod datą ich uznania za słuszne, względnie pod datą przegrania sprawy w postępowaniu spornym. Głównym celem kontroli jest upewnienie się, że wszystkie dokumenty sprzedaży i zapłaty należności oraz korekty w tym zakresie, zostały ujęte w księgach kompletnie i we właściwym okresie sprawozdawczym. Dlatego szczególnie istotne jest zbadanie prawidłowości zaliczenia do właściwego okresu faktur z przełomu okresów. Zbadania wymaga też, czy: – do sprzedaży nie zaliczono przychodów z tytułu działalności inwestycyjnej i finansowanej funduszami specjalnymi, – nie potraktowano jako przychodu wydatków wyłożonych za odbiorców, które nie stanowią elementu sprzedaży, – włączono do sprzedaży wartość deputatów pracowników, – skorygowano przychody o uznane reklamacje, udzielone upusty i korekty niewłaściwych cen. 41

42 Kontrola faktur Przychody firm zależą od wystawionych faktur. Badając prawidłowość fakturowania sprawdza się, czy wystawiono faktury na wszystkie wysłane wyroby i odebrane usługi w danym okresie. Kontrola kompletności fakturowania dokonywana jest przez porównanie zamówień, wydanych wyrobów, wystawionych faktur i obejmuje: – sprawdzenie zgodności danych zawartych w fakturach z dowodami określającymi rodzaj, ilość i cenę oraz stwierdzającymi wydanie bądź wysłanie lub doręczenie sprzedanych wyrobów, – skontrolowanie prawidłowości cen, dopłat, upustów itp., – ustalenie daty wykonania dostawy bądź usługi i stwierdzenie prawidłowości daty faktury, – zbadanie zapłaty bądź zbadanie przyczyn jej braku. Szczególnej kontroli wymaga sprzedaż poniżej „normalnej" ceny. Należy zbadać, czy obniżka ceny była celowa i została potwierdzona komisyjnym protokołem obniżenia ceny. Przy ustaleniu ceny należy uwzględnić skutki inflacji i nie sprzedawać po historycznej cenie zakupu. Konieczne jest również sprawdzenie, czy obniżenie wartości nie jest zawinione i nie upoważnia do dochodzenia szkody od osoby, która ją spowodowała. 42

43 Kontrola sprzedaży na koniec roku Na przełomie roku mogą zdarzyć się wątpliwości w zakresie zasadności zaliczenia poszczególnych faktur do okresu sprawozdawczego. W związku z tym należy: zbadać kompletność wystawiania faktur kierując się ich numerami i datami oraz ewidencją wysyłek, sprawdzić podstawy wystawiania faktur z datami wykonania świadczenia, skontrolować magazyny wyrobów gotowych celem sprawdzenia, czy nie znajdują się tam produkty, na które wystawiono faktury, sprawdzić dokumenty przewozowe, a zwłaszcza daty pokwitowania odbioru przez przewoźnika, zbadać wyroby postawione do dyspozycji odbiorcy pod względem zgodności z warunkami umowy, przejrzeć księgowanie reklamacji okresu sprawozdawczego (zgłoszone w trakcie okresu i po jego zakończeniu). 43

44 Informacja miesięczna Operatywna informacja o przychodach zmierza do ustalenia i oceny przychodów realizowanych przez poszczególne komórki przedsiębiorstwa, w czasie krótszym niż miesiąc. W szczególności informacja ta prezentuje, w zestawieniu ze wzorcami (miarami porównawczymi) rozproszone dane o decydujących przychodach realnie uzyskanych w przekroju ośrodków odpowiedzialności. Podstawę operatywnej informacji o przychodach stanowią dane ilościowe obrazujące asortyment i wielkość sprzedaży oraz zakłócenia w prawidłowym przebiegu zbytu. Celowe jest ograniczenie liczby zmiennych podlegających permanentnej kontroli wskaźników, które mają decydujące znaczenie dla wielkości przychodu, i na które komórki odpowiedzialne mają duży wpływ. Zadaniem operatywnej informacji o przychodach jest pogłębienie bieżącej kontroli sprzedaży i ujawnienie zakłóceń. Informacja ta powinna w miarę bieżąco sygnalizować zakłócenia w przebiegu sprzedaży, co umożliwia podejmowanie we właściwym czasie odpowiednich decyzji. Operatywna informacja zwiększa poczucie odpowiedzialności za przychody. Jest to bardzo istotne, gdyż wielkość przychodów w dużym stopniu zależy od jakości produkcji, dostosowania do gustów klientów i operatywności na rynkach zbytu. Informacje o przychodach po­winny być agregowane jak najszybciej, co wymusza szybki obieg dokumentacji i pozwala skuteczniej kontrolować realizację decyzji. Praktyka wykazuje, że operatywna informacja o przychodach działa należycie w tych przedsiębiorstwach, które rozliczają poszczególne ośrodki odpowiedzialne za kształtowanie się przychodów. Obiektywna potrzeba korzystania z danych operatywnej informacji wzrasta w przypadku materialnego zainteresowania załogi wykonaniem planu sprzedaży. Sprzyja temu uporządkowanie dokumentacji zbytu i wyznaczenie wskaźników planowanych lub osiągniętych w okresie ubiegłym. W razie braku wiarygodnych danych w ciągu miesiąca informacja nie pełni funkcji kontrolnych i powoduje brak możliwości czynnego i świadomego oddziaływania na proces sprzedaży. Operatywna informacja o przychodach nie powinna opierać się na od­rębnej, dodatkowej dokumentacji i ewidencji, lecz musi wynikać z normalnej dokumentacji i ewidencji przychodów. 44

45 Organizowanie kontroli miesięcznej (operatywnej) przychodów Realizacja zadań w zakresie kontroli przychodów wymaga pewnych prac organizacyjnych, do których należy zaliczyć: ustalenie wskaźników objętych informacją operatywną, opracowanie wzorców (miar porównawczych) przychodów, określenie rodzaju, zasad wystawiania i kontroli dokumentów oraz ścisłych terminów ich obiegu, ustalenie sposobów, racjonalnego prowadzenia bieżących prac ewidencyjnych i opracowania danych będących przedmiotem krótkookresowej informacji, opracowanie systemu sygnalizacyjno-informacyjnego dla potrzeb zainteresowanych osób. 45

46 Po przeanalizowaniu istniejącego stanu rzeczy przeprowadza się szczegółową kontrolę organizacji pomiaru, ewidencji i sprawozdawczości przychodów. Pozwala to określić, które z dotychczasowych rozwiązań mogą być wykorzystane dla celów operatywnej informacji bez żadnych zmian lub po dokonaniu zmian minimalnych, które z tych rozwiązań są nieprawidłowe i w związku z tym wymagają wprowadzenia zasadniczych zmian. W większych przedsiębiorstwach wskazane jest opracowanie instrukcji operatywnej informacji o przychodach obejmującej zwykle następujące elementy: cel, zakres i sposób posługiwania się instrukcją, system ustalania wzorców, wykaz dokumentacji sprzedaży, obieg dokumentacji przychodu, wzory sprawozdań liczbowych i terminy ich sporządzania, wykaz osób otrzymujących informację operatywną. Dla zwiększenia przydatności informacji o przychodach w zarządzaniu firmą, należy je przedstawić w segmentach, tj.: gałęziach przemysłu i obszarach geograficznych. Międzynarodowy standard rachunkowości nr 14 określa segment przemysłowy jako dające się wyróżnić części składowe przedsiębiorstwa, z których każda zajmuje się dostarczeniem innego wyrobu lub usługi lub innej grupy powiązanych ze sobą wyrobów lub usług. Segmenty geograficzne oznaczają części organizacyjne firmy, prowadzące działalność w różnych krajach lub grupie krajów lub na określonych obszarach kraju. Podział obszarów sprzedaży powinien odbywać się stopniowo. Można rozpocząć od podziału na kraj i zagranicę i przejść do indywidualnie ukształtowanych segmentów przemysłowych i geograficznych. Analiza grup klientów jest szczególnie ważna do sterowania przychodami i może przynieść bardzo nieoczekiwane spostrzeżenia. W czasie ostrej rywalizacji o klientów liczy się właściwa obsługa każdego klienta zbiorowego i indywidualnego. Operatywne informacje o przychodach posłużą do opracowania środków zaradczych dla eliminacji słabych punktów. 46

47 Elementy operatywnej analizy przychodów Na analizę przychodów ze sprzedaży składają się cztery zasadnicze grupy: analiza jakości, ilości i struktury asortymentowej produkcji, analiza odbiorców, ocena polityki marketingowej prowadzonej przez przedsiębiorstwo, ocena warunków sprzedaży i skutków ekonomicznych ich zmian. Kondycja ekonomiczna przedsiębiorstwa jest określana przez czynnik zwany ewolucją sprzedaży. Wzrost sprzedaży świadczy o rozwoju przedsiębiorstwa, ale również może oznaczać wzrost zapotrzebowania na kapitał obrotowy. Wzrost ten może być spowodowany wzrostem ilości sprzedanych wyrobów oraz zmianą struktury asortymentowej sprzedaży, popytu, jakości produkcji, uruchomieniem nowych linii produkcyjnych, zwiększeniem skuteczności kampanii reklamowej prowadzonej przez dany podmiot gospodarczy. Analiza wielkości sprzedaży polega na ustaleniu wykonania planu i określeniu jej dynamiki w stosunku do ubiegłych lat. Oznaczenie zachodzących zmian pokazuje kierunek dalszego postępowania. W przypadku obniżenia sprzedaży przyczyn należy upatrywać w strukturze asortymentowej, a następnie odnieść wy­niki do określonych segmentów. Należy zatem zbadać strukturę asortymentu i jego rentowność (por. kolejny slajd). 47

48 Struktura asortymentowa sprzedaży i jej rentowność ProduktyWielkość sprzedażyStruktura sprzedaży w% Dochód brutto (sprzedaż - koszty zmienne) Dochód brutto Ranking według rentownoś ci ilośćcenawartoś ć Sprzeda ż A B C D pozostałe Ogółem100% 48

49 Analiza operatywna sprzedaży Na podstawie danych zawartych w tablicy na poprzednim slajdzie jednostka może podejmować decyzje dotyczące dalszego kształtowania sprzedawanego asortymentu pod warunkiem, że badanie dotyczyło minimum od 3 do 5 lat. W analizie struktury asortymentowej istotne znaczenie ma określenie czynników powodujących zmiany struktury, ich siły i kierunku działania w porównaniu ze wzorcem, jakim może być business plan bądź umowa kooperacyjna. Najważniejszymi czynnikami są czynniki wewnętrzne związane z podmiotem. Mogą nimi być nieterminowa realizacja dostaw lub prac remontowych. Przyczyny te mogą powodować powstawanie zapasów wyrobów gotowych i trudności w ich sprzedaży. Zmiany spowodowane czynnikami zewnętrznymi są w pełni uzasadnione ponieważ jednostka stara się dostosować do otoczenia zewnętrznego. Dla różnych podmiotów gospodarczych ten sam czynnik może mieć charakter czynnika zewnętrznego lub wewnętrznego. Szczegółowość analiz zależy od potrzeb informacyjnych kierownictwa oraz od potrzeb analizy wyniku finansowego firmy. Dodatkowo należy dokonać badania poszczególnych asortymentów według czasu uruchomienia ich produkcji, co przedstawia tabela na kolejnym slajdzie. 49

50 Struktura asortymentowa produkcji według czasu jej uruchomienia WyrobyOkres uruchomienia przed rokiem2 lata temu3 lata temu4 lata temu A B C inne 50

51 Analiza reklamacji W rozwiniętej gospodarce dostawca najczęściej przyjmuje warunki reklamacji odbiorcy. Jest to ważne z uwagi na fakt, iż koszty pozyskania nowego odbiorcy są zazwyczaj wyższe niż koszty wynikłe z tytułu reklamacji. W przypadku reklamacji firma podejmuje działania mające na celu wyjaśnienie przyczyn zmiany jakości. Do przyczyn tych należy zaliczyć: jakość materiałów zużytych do produkcji, kwalifikacje zatrudnionych, stan techniczny maszyn i urządzeń, organizację procesu produkcyjnego, system kontroli jakości wyrobów, inne czynniki. Ostatecznym rezultatem powinien być system doskonalenia parametrów produkcji z punktu widzenia potrzeb i upodobań odbiorców. 51

52 Analiza odbiorców Analizując odbiorców najczęściej rozpoczyna się od specyfikacji według różnych kryteriów. Do najczęściej spotykanych zaliczyć należy: grupy asortymentowe, wartość sprzedaży, efektywność sprzedaży, rodzaje i typy odbiorców, częstotliwość dokonywanych zakupów, obszary (regiony) sprzedaży, specyficzne cechy odbiorców. Podział odbiorców zgodnie z wyżej wymienionymi kryteriami pozwala jednostce określić politykę produktową, kanały dystrybucji, politykę cenową, kampanię reklamową czy politykę transakcyjną. Jednostka obserwując zachodzenie niekorzystnych zmian może dokonać korekty w tych dziedzinach. Pierwszym i najczęściej stosowanym kryterium jest podział odbiorców ze względu na rodzaje produktów. Zestawienie to przedstawia tabela na następnym slajdzie. 52

53 Zestawienie odbiorców według rodzajów produktów Produkty / Odbiorcy ABCDE INNE pozostali razem 53

54 Analiza odbiorców Takie zestawienie, jak przedstawione na poprzednim slajdzie umożliwia jednostce określenie, które produkty są najczęściej kupowane przez klientów, a które nie cieszą się zainteresowaniem. Analiza ta pozwala zatem podjąć odpowiednie kroki mające na celu wzbogacenie oferty. Kolejnym zestawieniem umożliwiającym analizę odbiorców jest podział ze względu na wielkość obrotów i efektywność sprzedaży. Zestawienie prezentuje następna tabela. 54

55 Zestawienie odbiorców według wielkości obrotów i efektywności sprzedaży OdbiorcySprzedaż ogółem w zł Struktura sprzedaży w % Dochód brutto (sprzedaż - koszty zmienne) Dochód bruttoRanking według Rentowności Sprzedaż (%) pozostali razem 55

56 Zestawienie odbiorców według kanałów zbytu Kanały zbytuWartość sprzedaży Struktura sprzedaży Średnie ceny realizacji Sprzedaż produktów według kanałów zbytu ABCDE INNE 1.Własne sklepy 2.Bezpośredni użytkownicy 3.Detałiści 4.Hurtownicy razem100% 56

57 Minimalna wielkość dostawy Podział odbiorców z punktu widzenia kanałów zbytu pozwala ustalić minimalną wartość i wielkość dostawy zapewniającą rentowność firmy. Wskaźnik ten może być określany za pomocą zależności: koszty realizacji dostawy minimalna wielkość dostawy = udział dochodu brutto uzyskanego od danego odbiorcy w dochodach ogółem brutto Przykładowo, jeżeli koszty stałe dostawy wynoszą 5000 zł, a udział odbiorcy w dochodach ogółem brutto wynosi 10%, to minimalna wielkość dostawy wynosi: 5000 / 0,1 = 5o ooo zł Z powyższego przykładu wynika, że im wyższy udział procentowy dochodów odbiorcy w dochodach ogółem, tym wartość minimalna dostawy jest niższa. Wielkość dostawy wyraża się następującym wzorem: minimalna wielkość zamówienia wielkość dostawy = cena jednostkowa produktu Minimalna wartość zamówienia lub minimalna wielkość zamówienia składanego przez odbiorcę jest ważnym wskaźnikiem dla podmiotu gospodarczego. Jest on istotny ponieważ pozwala określić minimalny poziom, który może być zaakceptowany przez daną jednostkę. Jeżeli analizy dokona się w podziale na obszary geograficzne, to jednostka uzyska informacje o wielkości zamówień i przychodów ze sprzedaży uzyskiwanych w danych regionach geograficznych. Tabela kolejna prezentuje podział odbiorców ze względu na regiony geograficzne. 57

58 Zestawienie odbiorców według regionów RegionLiczba odbiorców Wartość sprzedaży według regionów Struktura sprzedaży według regionów Sprzedaż produktów według regionów ABCDE INNE Wielkopolski Pomorski Zachodniopomorski Pozostałe razem100% 58

59 Fluktuacja odbiorców wyrobów i usług przedsiębiorstwa Wyszczególnienie Przed rokiem2 lata temu3 lata temu Ilu nowych odbiorców przybyło /+/ Ilu odbiorców ubyło /-/ Fluktuacja odbiorców 59 Należy jednak brać pod uwagę fakt, że nie zawsze utrata odbiorców jest zjawiskiem negatywnym dla przedsiębiorstwa. Odnosi się to do odbiorców, którzy są niesolidni, opóźniają terminy płatności, bądź od których należności trzeba windykować przy użyciu sankcji regulowanych prawem.

60 Analiza fluktuacji odbiorców Analiza ilościowa i wartościowa fluktuacji odbiorców powinna być wzbogacona dodatkowymi informacjami jakościowymi dotyczącymi nie tylko fluktuacji odbiorców, ale przede wszystkim: reklamacji i sposobu ich załatwiania, analizy konkurencji, zwłaszcza rosnącej atrakcyjności kontrahentów, zmian w zasadach i mechanizmach zakupu wyrobów i usług w badanym przedsiębiorstwie, oczekiwań i problemów odbiorców w najbliższych latach, zmiany potencjału odbiorców w przyszłości. Dobra znajomość tych informacji pozwala się ukierunkować na odbiorców, z uwzględnieniem takich czynników jak niezawodność, terminowość dostaw, serwis, informacje, doradztwo dla odbiorców, sposób załatwiania reklamacji, zwiększenie stopnia znajomości przedsiębiorstwa i jego produktów. Oznacza to reagowanie na potrzeby odbiorców, które ich satysfakcjonują. Jednostka zatem musi opracować odpowiednią strategię marketingową i politykę dystrybucji (politykę cenową, promocje). 60

61 Analiza polityki cenowej Jednym z najistotniejszych czynników kształtujących przychody ze sprzedaży jest polityka cenowa prowadzona przez podmiot gospodarczy. Cena kształtuje wielkość popytu na określone wyroby, a więc i wielkość produkcji. Przedsiębiorstwo podejmuje decyzje cenowe w zasadzie w czterech sytuacjach: gdy ustala ceny po raz pierwszy, np. przy wprowadzaniu nowego wyrobu na rynek, gdy dokonuje zmian cen wyrobów sprzedawanych tradycyjnie pod wpływem popytu, zmian kosztów produkcji, kosztów sprzedaży, gdy następuje zmiana ceny pod wpływem zachowań konkurentów na rynku (konkurencja inicjuje ceny), w przypadku konieczności korekty cen wyrobów pod wpływem zmiany struktury wewnątrzasortymentowej (substytucyjność wyrobów tej samej grupy asortymentowej nasuwa potrzebę zachowania właściwych proporcji cenowych między wyrobami). Decyzje cenowe, jeśli są ukierunkowane na rynek, mają na celu pozyskanie i utrzymanie klientów oraz zdobycie odpowiedniej pozycji na rynku. Jeżeli zaś są ukierunkowane na przedsiębiorstwo, mają na celu realizację takich zadań jak: dopasowanie zbytu do zdolności produkcyjnych przedsiębiorstwa, pełne zatrudnienie, urzeczywistnienie optymalnego układu kosztów oraz maksymalizację zysku. W zależności od tych zadań ceny na rynku mogą być cenami zorientowanymi na koszty, cenami zorientowanymi na popyt bądź cenami zorientowanymi na konkurencję i branżę. Przedsiębiorstwo negocjując z odbiorcą cenę sprzedaży wyrobów jednocześnie negocjuje warunki sprzedaży, takie jak forma płatności czy warunki dostawy. W praktyce przy kolejnych transakcjach występują różne kombinacje tych parametrów. Przy płatności w formie gotówki lub w krótkim terminie płatności przedsiębiorstwo może zastosować dodatkowe upusty bądź, np. dostawę towaru gratis. 61

62 Analiza terminów inkasowania należności Najważniejszym jednak warunkiem sprzedaży są terminy inkasowania należności za wyroby i usługi ponieważ mają istotny wpływ na wyniki ekonomiczne przedsiębiorstwa. Jednostka zwiększając terminy płatności wpływa na zwiększone zapotrzebowanie na kapitał obrotowy. Źródłem kapitału mogą być środki własne, które zamrożone w należnościach nie przynoszą żadnych korzyści lub kredyty bankowe, których kosztem są odsetki bankowe. Terminy płatności stanowią również istotny warunek konkurencyjności. Przedsiębiorstwa, które znajdują się w otoczeniu silnie konkurencyjnym będą wydłużały terminy inkasowania należności celem pozyskania odbiorców. Terminy te są zróżnicowane w różnych krajach, np. w Niemczech wynoszą średnio 30 dni, we Francji 60 dni, we Włoszech dochodzą nawet do 120 lub 150 dni. 62

63 Terminy inkasowania należności nie zostały prawnie uregulowane, dlatego też spotyka się różne ich formy: zaliczka na poczet dostaw towarów lub usług - stanowi najkrótszy termin inkasowania należności, ponieważ wyprzedza dostawę, płatność gotówkowa - należności płatne są wówczas na bieżąco w momen­cie dostarczenia towaru bądź wykonania usługi. Należność może być zrealizowana gotówką lub czekiem (w przypadku wykorzystania czeku, jako formy płatności, wystąpi kilkudniowe opóźnienie płatności spowodowane realizacją czeku przez bank), zapłata za wyroby i usługi z końcem miesiąca - odbiorca pobiera towar kilka razy w miesiącu od dostawcy, a zapłata następuje łączną kwotą raz na koniec miesiąca. Średni termin inkasowania należności wynosi wówczas 15 dni. Taka forma zapłaty jest wykorzystywana przez rzemieślników nie prowadzących swoich magazynów surowców i materiałów. Ta forma płatności może być wykorzystywana również w produkcji w systemie zaopatrzenia „akurat na czas" (just in time), zapłata do 30 dni od momentu zakupienia towaru -jest to najczęściej stosowana forma zapłaty, zapłata do 30 dni od momentu zakupienia wyrobów - (termin płatności jest wydłużany do końca miesiąca, w którym upływa trzydziestodniowy termin płatności) - średni termin inkasowania należności wynosi wówczas 45 dni, zapłata do 30 dni i do końca miesiąca, ale koniec ten wyznaczany jest na 10 następnego miesiąca - średni termin inkasowania należności wynosi wówczas 55 dni, zapłata do 60 dni od momentu zakupienia wyrobów, zapłata do 60 dni i do końca następnego miesiąca - średni termin inkasowania należności wynosi wówczas 75 dni, zapłata w terminie do 60 dni i do końca miesiąca z wydłużeniem go do 10 następnego miesiąca - średni termin inkasowania należności wynosi wówczas 85 dni, zapłata do 90 dni - w takim terminie regulują zobowiązania wobec dostawców hurtownicy i supermarkety, zapłata w terminie 90 dni do końca miesiąca, w którym mija 90 dni od dnia zakupów wyrobów - średni termin inkasowania należności wynosi 105 dni, zapłata w terminie 90 dni i do końca miesiąca z wydłużeniem ostatecznego terminu płatności do 10 następnego miesiąca - średni termin inkasowania należności wynosi wówczas 115 dni. Taki długi termin regulowania zobowiązań wobec dostawców stosowany jest w niektórych supermarketach, przy sprzedaży wysyłkowej i niekiedy przy sprzedaży samochodów. 63

64 Średni termin inkasowania należności Opierając się na zaprezentowanych danych można ustalić średni termin inkasowania należności, którego znajomość jest niezbędna przy ustalaniu zapotrzebowania na kapitał obrotowy. Każda zmiana sprzedaży, przy zachowaniu niezmiennych warunków sprzedaży, powoduje zwiększone zapotrzebowanie na kapitał obrotowy. Znajomość struktury klientów pod względem terminu inkasowania należności jest podstawą decyzji dotyczących zmian warunków sprzedaży. W praktyce, przy najkrótszych terminach inkasowania należności stosuje się rabaty cenowe, natomiast przy najdłuższych stosowane są dopłaty do ceny (rzadziej stosowane). Przy wykonaniu przedpłaty lub płatności w formie gotówkowej odbiorca może liczyć średnio na rabat w wysokości 2,5%. Zastosowanie rabatów cenowych przyczynia się do obniżenia poziomu należności oraz kosztów związanych z „kredytowaniem" odbiorców. Jednak w tej sytuacji upusty zmniejszają przychody ze sprzedaży, a w konsekwencji i zysk. Aby ustalić, czy takie działania są opłacalne dla firmy należy porównać utratę zysków z tytułu upustów cenowych z korzyściami wynikającymi ze zmniejszenia kapitału obrotowego w przedsiębiorstwie. 64

65 Elementy polityki kredytowej Gdy został już ustalony termin płatności i cena wyrobu, powstaje konieczność negocjacji dotycząca momentu, od którego biegnie termin płatności oraz sposobu uregulowania należności. Czas, od którego biegnie wyznaczony termin płatności, może być ustalony na dzień: wysłania wyrobów do odbiorcy, otrzymania przez niego towaru, wystawienia faktury za dostarczone towary i usługi, otrzymania faktury. Najczęstszym sposobem uregulowania należności są: gotówka, czek potwierdzony, czek z określonym terminem realizacji, przelew bankowy, zobowiązania zapłaty (bank przelewa środki z konta odbiorcy w wyznaczonym czasie), kredyt rewolwingowy (odnawialny), inne formy (listy kredytowe, zastawne). Stwarzanie dogodnych warunków kredytowania sprzyja z jednej strony wzrostowi sprzedaży wyrobów i usług, z drugiej zaś prowadzi do wzrostu kosztów kredytowania odbiorców i ponoszenia ewentualnych strat w przypadku powstania należności nieściągalnych. Wybór określonej polityki kredytowej w stosunku do odbiorów staje się zatem jednym z istotnych czynników kształtujących dochody ze sprzedaży. 65

66 Wybór warunków sprzedaży Podstawowym narzędziem umożliwiającym dokonanie racjonalnego wyboru warunków sprzedaży jest tzw. metoda analizy przyrostowej, która polega na porównaniu przyrostu zysku wynikającego ze wzrostu sprzedaży ze wzrostem kosztów wynikających z dodatkowej sprzedaży oraz związanych z nią dodatkowych zysków. Aby przeprowadzić tego typu analizę niezbędne są dane dotyczące : rozmiarów sprzedaży, kosztów sprzedaży zależnych od jej rozmiarów, strat z tytułu niewywiązywania się z przyjętych zobowiązań kredytowych przez mało wiarygodnych dłużników, kosztów upustów cenowych przy sprzedaży gotówkowej, poziomu należności oraz związanych z nimi kosztów „kredytowania" odbiorców, kosztów funkcjonowania działu zajmującego się obsługą sprzedaży, kosztów windykowania należności. 66

67 Rady dla księgowych: zapewnić ujęcie przychodów w przekrojach niezbędnych dla sporządzenia rachunku zysków i strat, dostosować konta analityczne przychodów do potrzeb informacyjnych kierownictwa, powiązać uzyskiwanie przychodów z produktami lub grupami asortymentowymi, kontrolować stosowane przez fakturujących rabaty i bonifikaty, zachęcać odbiorców do szybkiego regulowania należności systemem skont. Rady dla właścicieli: żądać podstawowych przekrojów ujęcia przychodów, dokonywać częstych analiz wielkości, kierunków i asortymentu przychodów, zachęcać kontrahentów do większych zakupów przez udzielanie korzystnych rabatów, wolne moce produkcyjne wykorzystywać dla uzyskania dodatkowych przy­chodów, aktywizować sprzedaż poprzez strategie marketingowe. Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Należy: skontrolować firmę pod kątem dodatkowych źródeł przychodów, sprawdzić dowody bankowe wpłat na konto, porównać przychody na przestrzeni kilku lat z liczbami w zeznaniach podat­kowych, sprawdzić fakturowanie przychodów na przełomie miesięcy i lat (czy przy­chody, które wpłynęły na początku roku następnego nie zostały w rzeczywi­stości zrealizowane jeszcze w roku poprzednim), sprawdzić czy zastosowane bonifikaty i upusty mają uzasadnienie w umo­wach zawartych między kontrahentami, dokonać kontroli magazynów celem upewnienia się, że towary które wystąpiły w unieważnionych fakturach nie zostały tego dnia rozchodowane z zapasów, sprawdzić czy zaksięgowano dochody z dywidend i udziałów w zyskach osób prawnych oraz oprocentowanie lokat, skontrolować czy fakturowano sprzedaż zbędnych aktywów, wynajem po­mieszczeń 67

68 Przykład I Firma produkcyjna wytwarzająca różne asortymenty wyrobów rejestrowała wszystkie przychody ze sprzedaży na jednym koncie. Dzięki wprowadzeniu analityki przychodów według asortymentów, uzyskano informacje o wielkości przychodów co po skonfrontowaniu z kosztami wytworzenia asortymentów umożliwiło ocenę rentowności produkcji poszczególnych grup wyrobów. Przykład II Spółka wykonująca usługi transportowo-spedycyjne nie rozdzielała przychodów uzyskanych ze sprzedaży usług transportowych i usług spedycyjnych. Dla sporządzenia informacji, na życzenie kierownika jednostki, trzeba było „ręcznie" sumować przychody z faktur. Przykład III Typowym błędem popełnianym przez menedżerów jest utożsamianie wpływów z przychodami lub zakończenia zlecenia z uzyskaniem przychodu. Przykładowo, w lipcu wykonano pewne zlecenie, które zostało zafakturowane w sierpniu (po otrzymaniu wszystkich faktur od podwykonawców), ale należność wpłynęła we wrześniu. Jeden z menedżerów ocenił, że są to przychody lipca, drugi że przychody września, a księgowy zakwalifikował to do przychodów sierpnia. Rozbieżności w interpretacji mogą prowadzić do zarzutów o nierzetelną ewidencję księgową - niesłusznie. 68

69 Przykład IV Spółka wynajmowała cześć pomieszczeń zaprzyjaźnionej firmie. Nie fakturowano usługi najmu, a czynsz przyjmował właściciel osobiście (w gotówce). Podczas kontroli skarbowej fakt ten ujawniono i spółka zapłaciła karę. Przykład V W prywatnym przedsiębiorstwie część surowców została zakupiona za granicą. Właściciel uregulował zobowiązanie z własnego konta. Materiał bez oclenia przeszedł przez granicę. Pracownicy przedsiębiorstwa, nie będąc informowani o szczegółach, przerobili materiał na wyroby. Wyroby zostały następnie wywiezione za granicą i sprzedane na konto właściciela. Przychód ze sprzedaży wyrobów nie był rejestrowany w dziale rachunkowości. Fakt ten został wykryty podczas kontroli skarbowej. Przykład VI W dziale sprzedaży dla opracowania planowej kalkulacji ceny sprzedaży, na zapytanie klienta, pracownicy wystawiali fakturę, nadając jej kolejny numer. Po poinformowaniu klienta o cenie sprzedaży zapominano o wykasowaniu tej faktury ze zbioru, coś powodowało księgowanie transakcji. Osoba upoważniona w dziale sprzedaży do zatwierdzania dokumentów robiła to automatycznie. Na koniec miesiąca, po porównaniu dokumentacji sprzedaży i dokumentacji magazynowej, ujawniono te działania. 69

70 Przykład VII Firma handlująca materiałami budowlanymi posiada dwie hurtownie i jeden sklep detaliczny. Kontrola faktur sprzedaży wykonywana jest przez dział księgowości, gdzie sprawdza się zamówienia, wydane towary, wystawioną fakturę, kwotę i datę zapłaty, podpisy osób odpowiedzialnych za towar i faktury, zastosowane upusty i bonifikaty, ewentualne reklamacje. Tak dokładna kontrola przychodów zapewnia bieżącą informację o przychodach i ich realizacji. 70


Pobierz ppt "Kontrola finansowa IV Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1."

Podobne prezentacje


Reklamy Google