Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Kontrola finansowa VI Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Kontrola finansowa VI Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1."— Zapis prezentacji:

1 Kontrola finansowa VI Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1

2 KONTROLA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH 2

3 Wymagania stawiane księgom rachunkowym Ustawa o rachunkowości wymaga by księgi rachunkowe były prowadzone: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco. Księgi są rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają wiernie stan rzeczywisty poprzez udokumentowane operacje gospodarcze. Na bezbłędność ksiąg składa się kompletne ujęcie dowodów dokumentujących operacje dokonane w danym miesiącu, zaksięgowanych zgodnie z zakładowym planem kont, w sposób niezmienny w ciągu roku. Księgi są sprawdzalne, jeżeli umożliwiają powiązanie zapisów księgowych z dowodami (i vice versa), oraz uzyskanie w dowolnym czasie, za dowolny okres, zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach. Księgi rachunkowe są prowadzone bieżąco, gdy: ujmują w dniu dokonania operacji zapisy dotyczące operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii (w raporcie kasowym, raporcie obrotu), zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym rozliczenia finansowe i podatkowe za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, umożliwiają terminowe sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych. 3

4 Dokumentacja systemu przetwarzania danych Jednostka gospodarcza jest obowiązana do posiadania dokumentacji systemu przetwarzania danych, jaki został przez nią przyjęty do stosowania w rachunkowości. Dokumentacja powinna zawierać: wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, opis poszczególnych programów składających się na prowadzenie ksiąg rachunkowych, opis sposobów ochrony danych mających na celu zagwarantowanie nienaruszalności danych i programów. W wykazie zbiorów należy przedstawić strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniami znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w procesach przetwarzania danych księgowych. 4

5 Opis programu Opis programów powinien omawiać przeznaczenie każdego z nich, funkcje i algorytmy jakie realizuje oraz sposoby korzystania z niego podczas przetwarzania. Z opisu muszą wynikać reguły wykonywania obliczeń, kontroli danych, aktualizacji zbiorów, tworzenia zapisów i sporządzania wydruków. Dane podlegające przetwarzaniu powinny być zabezpieczone przed ich nieuprawnioną zmianą i niepowołanym dostępem. W opisie sposobów ochrony należy wymienić osoby uprawnione do operowania danymi i korzystania z nich. Powinny być również określone zasady i częstotliwość sporządzania kopii zbiorów danych, fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów. Jednostka gospodarcza posiada również obowiązek systematycznej kontroli parametrów wyznaczonych systemowi komputerowemu. Dotyczy to przede wszystkim cen, stawek podatków, kursów walut, stawek amortyzacyjnych. Dane te stosownie do potrzeb lub okoliczności są zmieniane. Niezmienne powinny pozostać reguły nadrzędności i podrzędności kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych. Ułatwia to sporządzanie zestawienia obrotów i sald, przygotowanie danych do wypełnienia sprawozdań, uzgadnianie analityki z syntetyką. 5

6 Oświadczenie o dopuszczeniu programu do stosowania Do dokumentacji systemu komputerowego powinno być dołączone pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę każdego programu i każdej jego zmiany do stosowania w rachunkowości. Oświadczeniem jednostka gospodarcza potwierdza, że świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Nakłada to na jednostkę obowiązek starannego sprawdzenia przydatności programów dla firmy, zgodności z obowiązującymi przepisami, zadowalającej sprawności działania. Jednostka podkreśla tym samym odpowiedzialność za podjęty wybór programu komputerowego. 6

7 Wprowadzanie danych do systemu Wprowadzenie do ksiąg sald bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputerowego systemu przetwarzania danych może nastąpić „ręcznie". Jeżeli system jest wprowadzany w ciągu roku obrotowego, zachodzi potrzeba wprowadzenia obrotów i sald kont bilansowych także za okres od początku roku do dnia, z którym rozpoczyna się stosowanie komputerowego systemu przetwarzania danych. Uzyskujemy możliwość wykazania pełnych obrotów roku obrotowego i ustalenia sald na koniec roku. Salda z bilansu zamknięcia mogą być automatycznie przeniesione na konta ksiąg nowego roku i powodować otwarcie ksiąg. Warunkiem uznania takiego przeniesienia za zgodne z ustawą jest udokumentowanie tego w formie wydruku na papierze, zawierającego zestawienie sald bilansu otwarcia. Dane wprowadza się do systemu komputerowego z reguły z dokumentów źródłowych. Możliwe jest także wprowadzenie zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, gdy ich źródłem są oddalone stacje nadawcze bądź wyodrębnione bezpośrednie systemy gromadzenia i przetwarzania danych. Transmisję uznaje się za zgodną z ustawą, jeżeli nadano jej trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodów księgowych. Każdy zapis w księgach rachunkowych powinien umożliwiać identyfikację źródła jego pochodzenia, np. urządzenia nadawczego. Dopuszczalne jest także przenoszenie danych między zbiorami. Zapisy powinny umożliwiać identyfikację źródła ich pochodzenia, sprawdzenie poprawności przetworzenia i kompletność zapisów. Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze. 7

8 Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe obejmują dziennik, konta księgi głównej i konta ksiąg pomocniczych. Zbiory danych dziennika są uporządkowane chronologicznie zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji. Stanowią sprawdzian kompletności i liczebności operacji dokonanych w danym miesiącu - i w sposób ciągły - w całym roku obrotowym. Można prowadzić kilka dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu. W każdym miesiącu należy jednak zestawić ich obroty w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku. Ciągłość zapisów w dzienniku powinna być poddana automatycznej kontroli. Konieczne jest automatyczne numerowanie kolejnych pozycji dziennika z zachowaniem ciągłości w roku obrotowym lub z podziałem na poszczególne miesiące i rodzaje dzienników. Zapisy w dzienniku powinny być automatycznie sumowane narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Zbiory danych kont księgi głównej uporządkowane są systematycznie, także z zachowaniem chronologii. Zapisy w księdze głównej odbywają się równolegle z rejestracją w dzienniku lub po tej rejestracji. Dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia okresów i sald kont księgi głównej. 8

9 Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Konta ksiąg pomocniczych tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Ustawa nakazuje prowadzenie kont pomocniczych dla: środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, operacji sprzedaży, operacji zakupu, kosztów i istotnych dla jednostki składników majątku, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby: podzbiory danych w ramach księgi głównej, podsystemy poza księgą główną, które importowane są do księgi głównej w układzie zapisów uporządkowanych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, np. rachuba płac, plan amortyzacji. Niezależnie od sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej uzgadnia się ją z ewidencją syntetyczną porównując salda: – na koniec roku obrotowego (dla wszystkich kont pomocniczych), – na dzień inwentaryzacji (dla kont objętych inwentaryzacją). 9

10 Wydruki Zapisy księgowe operacji gospodarczych dokonywane chronologicznie, bieżąco i kompletnie, powinny być przeniesione na nośnik papierowy w formie tabulogramów. Wydruki mają być oznaczone: – Nazwą jednostki, której dotyczą, – nazwą księgi, której zbiory prezentują, – numerem roku obrotowego i miesiąca, których dotyczą zawarte w nich zapisy, – datą faktycznego ich sporządzenia, – nazwą programu przetwarzania. Numerowanie stron każdego wydruku musi być automatyczne. Automatycznie sumuje się zapisy na poszczególnych stronach (do i z przeniesienia) w poszczególnych miesiącach i w roku obrotowym. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się wydruki: – zapisów zarejestrowanych w dzienniku, – obrotów i sald kont księgi głównej. Nie rzadziej niż na koniec roku należy wydrukować zapisy ujęte na poszczególnych kontach księgi głównej oraz na kontach każdej księgi pomocniczej. Na dzień zamknięcia ksiąg drukuje się salda kont każdej księgi pomocniczej. Salda te drukuje się również na dzień inwentaryzacji. 10

11 Kontrola systemów informatycznych Kontrola systemów informatycznych powinna koncentrować się na przestrzeganiu następujących wymogów: 1) zapisy w księgach rachunkowych muszą być dokonywane w sposób trwały, 2) jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią systemy informatyczne, co najmniej: wykaz programów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę każdego nowego lub zmienionego programu do stosowania, opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystania, zasady ochrony danych, sposoby zapewnienia właściwego stosowania programu, zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych, 3)wydruki komputerowe powinny składać się z automatycznie numerowanych stron z zaznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczane nazwą programu przetwarzania, 4) w dzienniku powinny się znaleźć zapisy sprawdzone, niedostępne do modyfikacji poza wprowadzeniem w razie potrzeby odrębnych dowodów korekt księgowych. Wydruk dziennika następuje w postaci kolejno numerowanych stron, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca, z zapewnieniem ciągłości od początku roku i zgodności z zestawieniem obrotów i sald, 5) zapisy dokonane na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych drukuje się albo przenosi na inny trwały nośnik nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego, 6) zapis w księgach musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby zlecającej tę czynność, 7) zapisy mogą następować za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach pierwotnych, a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych i kompletność zapisów, 8) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej należy wydrukować na koniec każdego miesiąca albo przenieść na inny trwały nośnik, 9) za nośnik trwały uznaje się papier a także nośniki optyczne (laserowe), pod warunkiem posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie w postaci wydruku, 10)ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych, 11)za modyfikację programów w całości odpowiedzialny jest użytkownik, a producent nie ma w tym zakresie żadnych formalnych obowiązków. 11

12 Wybór programu Kontrola systemów informatycznych rozpoczyna się na etapie wyboru programu użytkowego. Dobór programu powinien uwzględniać profil działalności firmy. Inne wymagania mają firmy handlowe, inne firmy produkcyjne, a jeszcze inne biura rachunkowe. Bez względu na profil działalności, przy wyborze programu powinno się uwzględniać dalszy rozwój firmy, np. zmianę profilu, przejście z przychodów i rozchodów na księgi handlowe. Program powinien mieć możliwość aktualizacji, np. wprowadzenia nowej stawki VAT, stawki odsetek umownych. Przedstawione zasady kontroli systemów informatycznych opracowano w oparciu o ustawę o rachunkowości ponieważ problem dotyczy kontroli finansowo-księgowej. Niektóre z tych zasad mogą znaleźć również zastosowanie do programów pośrednio wiążących się z systemami FK (np. gospodarka magazynowa, gospodarka płacowa) lub nie wiążących się (np. projektowanie komputerowe). Warunkiem koniecznym zastosowania systemu finansowo-księgowego (FK) jest zgodność merytoryczna i formalna z normami zawartymi w ustawie o rachunkowości. System powinien być stabilny poprzez zastosowanie odpowiedniej technologii baz danych, wewnętrznych procedur kontrolnych oraz odpowiednich metod archiwizacji, które w przypadku awarii pozwolą na odtworzenie utraconych danych. Nie do zaakceptowania jest obecnie wielokrotne wprowadzanie danych do oddzielnych aplikacji. Kupujący oprogramowanie chce użytkować je co najmniej przy okresie 5-10 lat. Ze względu na potencjalne zmiany prawne oraz ewolucję organizacji w przedsiębiorstwach w tak długim okresie, niektóre elementy użytkowe oprogramowania mogłyby się zdezaktualizować. Dlatego też dostarczane systemy muszą być elastyczne i dawać możliwość dostosowania funkcji oprogramowania do zmieniających się potrzeb oraz do rozmiarów działalności. Elastyczność oznacza również podpowiedzi w zakresie definiowania raportów, dokumentów oraz sposobów komunikacji z użytkownikami 12

13 Komputerowy a papierowy system FK Systemy komputerowe różnią się od rachunkowości prowadzonej tradycyjnie między innymi następującymi cechami: księgi rachunkowe są prowadzone na maszynowych nośnikach danych, raz wprowadzone do pamięci komputera dane mogą być wielokrotnie agregowane według różnych kryteriów, istnieje możliwość dokonania zapisów księgowych na podstawie danych przekazanych za pomocą łączy telekomunikacyjnych, niektóre operacje gospodarcze są dekretowane samoczynnie według wcześniej zaprogramowanych automatycznych dekretów, w trakcie wprowadzania danych do pamięci komputera następują czynności sprawdzające, np. sumy obrotów Wn i Ma, wynikające z księgowanego dokumentu, saldo końcowe księgowanego raportu kasowego, istnieje obowiązek przenoszenia zapisów z pamięci komputera na inny trwały nośnik, którym może być, np. wydruk papierowy. 13

14 Rodzaje oprogramowania Systemy komputerowe mogą być unikalne i powielarne. Oprogramowanie unikalne jest opracowywane na zamówienie jednostki i zwykle uwzględnia jej specyfikę, np. rodzaje i rozmiary działalności, przyjęte przez jednostkę zasady ewidencji i rozliczania kosztów. Oprogramowanie powielarne nie uwzględnia specyficznych potrzeb i wymagań jednostki, ale z reguły użytkownik ma wpływ na przetwarzanie danych. Oprogramowanie powielarne może być sparametryzowane lub niesparametryzowane. Stopień parametryzacji oprogramowania decyduje o możliwym zakresie ingerencji użytkownika w sposób przetwarzania za pomocą komputera. Pozostawienie zbyt dużej dowolności użytkownikowi, szczególnie początkującemu, może nastręczać trudności z wdrożeniem systemu. Przetwarzanie danych w komputerze może być „wsadowe" lub „bieżące". Przy systemie wsadowym pojedyncze transakcje wprowadza się za pomocą terminali, a następnie sprawdza i zatwierdza oraz dodaje do rejestrów transakcji, np. dzienne transakcje wprowadza się i zatwierdza, a następnie przechowuje i w końcu miesiąca wprowadza do księgi głównej. Podczas przetwarzania bieżącego nie gromadzi się plików dokumentów dotyczących zdarzeń gospodarczych oraz nie ogranicza się ich terminami przetwarzania. Każde zdarzenie jest rejestrowane bezpośrednio po jego wystąpieniu. 14

15 Najczęstsze błędy w komputerowym systemie FK Praktyka wskazuje, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, za pomocą komputera występuje wiele błędów, np. : brak niektórych obligatoryjnych elementów ksiąg rachunkowych, np. dziennika, kont ksiąg pomocniczych, brak trwałych oznaczeń ksiąg rachunkowych nazwą jednostki gospodarczej i autora systemu komputerowego, podawanie niezrozumiałej nazwy rodzaju księgi, np. dziennik nosi nazwę „zestawienie transakcji", zestawienie obrotów i sald jest nazywane „bilansem obrotów", niezgodność obrotów, liczonych narastająco od początku roku obrotowego, wykazanych w dzienniku, z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, poprawianie błędów księgowych w sposób niezgodny z ustawą, tj. bez wystawiania polecenia księgowania lub stornem czarno-czerwonym, niekompletność zapisów księgowych, np. brak daty dokonania operacji, treści operacji, brak sum obrotów dziennika oraz zestawienia obrotów i sald na kolejnych stronach wydruku, brak numeracji kolejnych stron wydruków, określenia okresów objętych wydrukiem i daty wydruku oraz nazwy programu, niezgodność sald kont księgi głównej z sumami sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do tych kont, niepodawanie przy zapisie księgowym numeru pozycji, pod którą operacja została wprowadzona do dziennika, ujmowanie na kontach zespołu 4 i 5 kosztów finansowych, pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych, z powodu braku możliwości księgowania w zespole 7 operacji nieujętych wcześniej w zespole 4 i 5 (błędne założenia autora programu), uniemożliwienie księgowania na kontach zespołu 5 innych kwot niż na kontach zespołu 4 w związku z czym wydatki do rozliczenia w czasie nie mogą być ujęte w pełnych kwotach w zespole 4. Dla uzupełnienia kosztów rodzajowych jednostki stosujące systemy obarczone tą samą wadą, doliczają do kosztów rodzajowych nierozliczone w czasie rozliczenia między­okresowe kosztów, np. na dzień bilansowy, wykorzystywanie w toku spisów z natury wydruków komputerowych zamiast arkuszy spisów z natury. 15

16 Wymagania stawiane systemowi KF Na rynku dostępne są dwa rodzaje oprogramowania: kupujący, na podstawie dokumentacji i własnej wiedzy o działaniu komputera, powinien sam zainstalować pakiet, nauczyć się nim posługiwać oraz wprowadzać własne dane, firma oferująca oprogramowanie, organizuje pokazy działania programu, podejmuje się też opracowania dodatkowych funkcji na zamówienie kupującego, przykładowo: może przeprowadzić szkolenie użytkownika, a nawet, za dodatkową opłatą, dokona wdrożenia, pilotowania i przetwarzania danych przez pewien okres ustalony umową. Niezależnie od tego, czy firma samodzielnie instaluje system, czy zamówiono oprogramowanie wraz z usługami specjalistycznymi, w kontrakcie należy zastrzec następujące wymagania: gwarancję prawidłowego działania systemu i niezwłocznego usuwania wszystkich usterek, bezpłatne konsultacje telefoniczne w okresie gwarancji, zobowiązanie firmy sprzedającej do odpłatnego dostosowania systemu do zmieniających się przepisów, zobowiązanie do odpłatnego wykonania połączenia z innymi modułami systemu. 16

17 Wybór systemu FK Przy wyborze systemu należy się kierować następującymi kryteriami: sposób wprowadzania danych do systemu, wprowadzanie i zmiana danych stałych, kontrole programowe przy wprowadzaniu danych, zabezpieczenie programowe na wypadek wystąpienia błędu, kontrola prawidłowości procesu przetwarzania, zabezpieczenie sprawności przetwarzania danych, sposoby korekty błędnych zapisów, zasady prowadzenia dziennika, tworzenie zestawień za dowolny okres dla dowolnej liczby kont, zasady ochrony danych, jakość edycji ekranowych i tabulogramów, możliwość eksportu i importu danych innych systemów, sposoby archiwizowania danych. 17

18 2 cechy dobrego systemu FK Każdy system informatyczny rachunkowości powinien być tak zorganizowany i prowadzony, by dowolny, uprawniony użytkownik mógł w odpowiednim czasie, w łatwy sposób uzyskać rzetelne informacje o stanie majątkowym i finansowym oraz o wynikach działalności jednostki. Aby sprostać tym warunkom, system musi być przejrzysty i sprawdzalny. Przejrzystość systemu informatycznego rachunkowości może zapewnić: wprowadzenie do systemu pojedynczych operacji gospodarczych, dokonywanie oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu, uporządkowanie wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie, wyróżnianie zapisów dokonywanych automatycznie na podstawie programu, dobra dokumentacja systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji. 18

19 2 cechy dobrego systemu FK Sprawdzalność przejawia się w: udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny, możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych z kolejnością rozliczeń danych wynikających z dokumentacji, przechowywaniu w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych, prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji, stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych, zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą, ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych, możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie. 19

20 Wybór systemu FK Każdy system FK może być dobry. Zależy to bowiem od oczekiwań kupującego i jego umiejętności posługiwania się techniką komputerową. Niektóre systemy są przez bardziej wtajemniczonych oceniane jako zbyt proste, podczas gdy dla mniej wtajemniczonych będą niezrozumiałe. Podejmując decyzję o zakupie systemu FK należy rozważyć: możliwości finansowe firmy, potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd, umiejętności techniczne pracowników, dotychczasowy stan komputeryzacji firmy, wielkość i specyfikę działalności przedsiębiorstwa, liczba i jakość oferowanych wydruków. Należy mieć na uwadze, że układ informacji można programować według życzeń użytkownika. Oczekiwanie, że uzyskiwane wydruki będą idealnie pasowały do potrzeb firmy powoduje, że wielu kupujących jest gotowych zamawiać programistę, aby dopasować program do specyfiki firmy. 20

21 Cechy dobrego programu FK Każdy nowo stworzony program zawiera trochę błędów. Jeżeli pracuje w wielu firmach, to znaczy, że błędy zostały wychwycone. Ważna jest więc lista referencyjna. Najlepsze są systemy pasujące do każdej firmy. Dobre systemy bez problemów dostosowuje się do pożądanych przekrojów. Trzeba posiąść jednak trochę umiejętności, żeby samodzielnie sobie z tym poradzić. Zbyt wielkie możliwości dostosowań mogą powodować, że użytkownik nie poradzi sobie z zakodowaniem specyficznych danych według stosownych kluczy. Musi stracić sporo czasu na ich przestudiowanie. Najlepsze są systemy, które oferują podstawowy zestaw informacji konieczny w każdym przypadku do wypełnienia określonych sprawozdań finansowych. Nie muszą drukować gotowych druków sprawozdawczych, ale powinny przygotować niezbędne dane umożliwiające sporządzenie sprawozdania. 21

22 Planując zakup systemu FK należy uwzględnić uchwalone zmiany w ustawie o rachunkowości. Przepisy zmienionej ustawy o rachunkowości, obowiązujące od 2002 roku zawierają następujące postanowienia w sprawie ewidencji komputerowej : art Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. 2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust

23 art. 12 ust. 5 Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust 2 i 3. art. 13 ust Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik; 2) księgę główną; 3) księgi pomocnicze; 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych; 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. 3. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. 4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania; 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia; 3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności. 5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. 6. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. 23

24 Wymogi stawiane księgom rachunkowym Warunkiem utrzymania komputerowych zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Niezależnie od techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, księgi rachunkowe powinny być: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skrócona) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. 24

25 25

26 26

27 27

28 Księga kontowa uniwersalna 28

29 29

30 Księga druków ścisłegozarachowania 30

31 UoR Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. art. 14 ust Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 2. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. 3. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. 4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. 31

32 32

33 Dziennik finansowy 33

34 art. 16 ust Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. art. 20 ust. 5 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: 1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych; 2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie; 3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów; 4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. 34

35 art. 21 ust. 1a, ust. 2, ust Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. 3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. 35

36 art. 23 ust Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. art. 24 ust. 4 pkt 3, pkt 4 W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona powinna być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. 36

37 art. 25 ust. 2 W razie ujawnienia błędów przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów (polecenie księgowania), dokonywane tylko zapisami dodatnimi (storno czarne) albo tylko ujemnymi (storno czerwone). art. 71 ust. 2 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisów informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego od przechowania ksiąg rachunkowych oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. 37

38 art. 72 ust Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w art. 13 ust Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w ust. 2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków. art. 73 ust Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. 38

39 Rady dla księgowych: przed decyzją o zakupie programu zapoznać się z nimi u producentów lub poprzez wersje demonstracyjne, kupować tylko programy sprawdzone, nie decydować się na programy indywidualnie opracowywane dla firmy (strata czasu), sprawdzić zgodność programu z ustawą o rachunkowości, co miesiąc weryfikować salda z zestawienia obrotów i sald w celu szybkiej korekty błędu księgowego, sporządzać kopie zapisów komputerowych, zabezpieczyć programy przed uszkodzeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. Rady dla właścicieli: nie narzucać wyboru programu użytkowego, sprecyzować potrzeby informacyjne celem doboru właściwego programu przetwarzania danych, pamiętać, że komputer nie jest „zaczarowaną różdżką" i nie naprawi złej organizacji i ewidencji, systemy komputerowe posiadają duże możliwości, ale czas opanowania wszystkich opcji programowych może się wydłużać, każdego systemu trzeba się „nauczyć", dopasować do niego dokumentację i wydruki. Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Sprawdzić czy: program jest pisemnie dopuszczony do ewidencji w jednostce, jednostka posiada dokumentację opisującą stosowane programy użytkowe, przestrzegane są zasady ochrony danych, prowadzi się dziennik, konta księgi głównej i konta ksiąg pomocniczych, między dziennikiem oraz zestawieniem obrotów i sald jest zgodność obrotów miesięcznych i narastających, na kontach księgi głównej jest odwołanie do pozycji dziennika, nie dokonuje się korekt zapisów na kontach bez dokumentów stornujących, zestawienie obrotów i sald zawiera elementy wyznaczone ustawą, często dokonuje się wydruków zapisów z kont księgi głównej, kont ksiąg po­mocniczych i zestawienie obrotów i sald, wydruki są na papierze lub innym trwałym nośniku, wydruki są opisane nazwą programu użytkowego, a strony są numerowane, zestawienie obrotów i sald jest na każdej stronie sumowane. 39

40 Przykłady Przykład I Firma zakupiła program finansowo-księgowy jednowalutowy. Program był dobry. Zmiana profilu działalności spowodowała konieczność posiadania programu wielowalutowego. Z uwagi na to, że dotychczasowa współpraca z producentem programu układała się dobrze, zdecydowano się, że ten sam producent zmodyfikuje program do nowych potrzeb. Okazało się jednak, że było to zadanie trudne, modyfikacja trwała pół roku i powodowała dużo spięć między producentem oprogramowania, księgowym i właścicielem firmy. Mniej pieniędzy i nerwów kosztowałoby kupienie nowego programu. Przykład II Właściciel przedsiębiorstwa, jako początkujący biznesmen nie potrafił określić swoich potrzeb informacyjnych. O wyborze systemu informatycznego zadecydował księgowy i stosownie do swoich umiejętności wyznaczył procedury obliczeniowe i przekroje ewidencyjne. Właściciel oczekiwał natychmiastowych efektów. Wyobrażał sobie, że na każde pytanie uzyska odpowiedź naciskając „odpowiedni klawisz". Po zorientowaniu się w posiadanych przekrojach ewidencyjnych zgłaszał potrzebę posiadania następnych przekrojów „z dnia na dzień". Dla właściwego funkcjonowania systemu informatycznego konieczne jest możliwie wczesne sprecyzowanie wymagań i możliwości programu, praw i obowiązków każdej ze stron oraz ceny. 40

41 Przykłady Przykład III Przedsiębiorstwo zakupiło program komputerowy, w którym przewidziano różne konfiguracje systemu. Z powodu nieznajomości programu i braku dostatecznych umiejętności obsługi komputera nie dostosowano konfiguracji do ustawy o rachunkowości. Ponadto nie zażądano od producenta systemu pełnej jego dokumentacji. Nie potwierdzono pisemnie przyjęcia programu do stosowania w przedsiębiorstwie. Przykład IV Firma handlowa zakupiła program finansowo-księgowy zintegrowany z systemem ewidencji sprzedaży. Z powodu braku gruntownego przeszkolenia operatorów w zakresie użytkowania komputera i programów, pojawiły się w systemie duże przekłamania danych liczbowych. Dzięki spostrzegawczości głównej księgowej deklaracje podatkowe zostały sporządzone prawidłowo, ale wymagało to dużego nakładu pracy całego działu księgowości. Administrator systemu został zobowiązany do opracowania następnych zabezpieczeń by podobne błędy nie powtórzyły się. 41

42 Przykłady Przykład V W małym przedsiębiorstwie początkująca główna księgowa otrzymała do dyspozycji komputer i zintegrowany system informatyczny z wieloma modułami. W firmie nie było etatu informatyka i księgowa musiała poradzić sobie sama. Pomimo uporu i poświęcenia, z powodu zaległości w bieżącej pracy, zrezygnowała z wdrożenia całego systemu i częściowo wykorzystywała moduł finansowo-księgowy. Nie wystarcza bowiem uruchomić system, żeby był on efektywnie wykorzystywany. Należy bardzo dokładnie rozdzielić prawa i obowiązki wynikające z dostępu do komputera. Systematycznie należy kontrolować wydruki komputerowe, porównywać i analizować, czy nie zawierają błędów. Przykład VI Każdy nowo instalowany system powinien być dokładnie testowany i pisemnie zatwierdzony do użytkowania. Testy należy przeprowadzać na zbiorze danych uwzględniających różne możliwości, jak i wszystkie możliwe rodzaje błędów, aby sprawdzić jak system na nie reaguje. System powinien posiadać pełną dokumentację, ponieważ ułatwia ona bardziej wydajne stosowanie systemu, pomaga przy szkoleniu, a także czysto jest nieodzowna przy odtwarzaniu niewłaściwie przetworzonych zbiorów danych. Dokumentacja powinna też określać metody postępowania niezbędne do odtworzenia utraconych danych. 42

43 CENTRA KONTROLI FINANSOWO- KSIĘGOWEJ 43

44 Centra kontroli Gospodarka rynkowa dla wielu oznacza rozmach i prężność działania, nieznoszące rygorów w formie kontroli. Właściciele kapitału bardzo chętnie ograniczyliby kontrolę do minimum. Z czasem przekonują się jednak do użyteczności, a wręcz niezbędności kontroli. W odróżnieniu od innych rodzajów kontroli, np.: kontroli gospodarczej, które raczej zwracają uwagę na instrumenty działań kontrolnych, kontrola finansowo-księgowa powinna wyznaczyć czynności, które należy podjąć by zapewnić optymalny nadzór nad operacjami gospodarczymi i ustrzec się przed nieprawidłowościami. Kontrola finansowo-księgowa polega na sprawdzaniu działań gospodarczych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, przed powstaniem oraz po ich dokonaniu (na podstawie dokumentów księgowych) oraz porównaniu z wyznaczeniami. Kontrolę finansowo-księgowa należy wiązać z obowiązkami głównego księgowego. Kierownictwo jednostki gospodarczej chce polegać na danych rachunkowych jako ścisłych, rzetelnych, szybkich informacjach ułatwiających kontrolę wykonania planów, ochronę mienia i zarządzanie firmą. Dla zapewnienia bieżącej kontroli należy wyznaczyć newralgiczne punkty podlegające stałej obserwacji (centra kontroli). 44

45 WYKAZ CENTRÓW KONTROLI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ 45

46 I. Kontrola środków pieniężnych udokumentowanie operacji kasowych, tj. raportów kasowych wraz z dołączonymi dowodami, sprawdzenie zgodności pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zgodność gotówki w kasie ze stanem raportu kasowego, zasadność pobieranych zaliczek i terminowość ich rozliczania, sposób zabezpieczenia przechowywania i przenoszenia gotówki, przestrzeganie górnej granicy rozliczeń gotówkowych dla jednorazowej transakcji, ewidencja depozytów, ich zabezpieczenie i udokumentowanie, prawidłowość i częstotliwość inwentaryzacji kasy i rozliczenia różnic, dokumentacja obrotu bezgotówkowego z równoczesnym sprawdzeniem źródłowej dokumentacji stanowiącej podstawę ich wystawienia, zgodność salda konta z wyciągami bankowymi, prawidłowość wykorzystania kredytów bankowych, terminowość spłaty rat kredytu i wysokość odsetek oraz prowizji. 46

47 II. Kontrola rozrachunków i roszczeń prawidłowość i terminowość rozrachunków z kontrahentami, przyczyny niedotrzymania terminów rozliczeń i wysokość odsetek umownych, terminowość fakturowania, kompletność elementów faktur VAT i rachunków, prawidłowość stawek VAT oraz symboli KOB i PKWiU, prawidłowość rozliczeń z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, delegacji i sum do rozliczenia, dyscyplina w zakresie rozrachunków z tytułu niedoborów, szkód i nadwyżek oraz roszczeń spornych, przebieg windykacji należności, zasadność umorzeń należności, wysokość należności i zobowiązań według terminów płatności, rozrachunki przedawnione, rezerwy na należności wątpliwe. 47

48 III. Kontrola zapasów prawidłowość przejmowania i przekazywania magazynów oraz forma określenia materialnej odpowiedzialności, zgodność stanu faktycznego zapasów ze stanem ewidencyjnym, sposób ewidencji i rozliczania magazynów na koniec okresu obrachunkowego, dokumentacja obrotu magazynowego i jej zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, konfrontacja dowodów magazynowych z innymi dokumentami, np. fakturami, raportami produkcji, terminowość i zgodność dokumentacji magazynowej i księgowej, inwentaryzacja zapasów i rozliczenie różnic, dostosowanie zapasów do bieżących potrzeb, wysokość kosztów utrzymania magazynów, kształtowanie się zapasów nieprawidłowych i ocena ich wpływu na wyniki finansowe, „chodliwość" poszczególnych asortymentów, zabezpieczenie magazynów przed kradzieżą i pożarem. 48

49 IV. Kontrola aktywów trwałych kształtowanie się struktury środków trwałych i stopnia ich zużycia, dokumentacja obrotu środkami trwałymi, ewidencja analityczna środków trwałych, zasadność zakupów i likwidacji majątku trwałego, prawidłowość naliczania amortyzacji, przyczyny przestojów maszyn i urządzeń oraz obliczenie skutków finansowych bezczynności, prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji majątku trwałego, struktura i wielkość inwestycji długoterminowych, np. udziałów w obcych firmach, zagospodarowanie urządzeń w zapasie, nieczynnych i zniszczonych, rzetelność likwidacji majątku trwałego, klasyfikacja majątku trwałego według grup rodzajowych. 49

50 V. Kontrola zatrudnienia i wynagrodzeń prowadzenie akt osobowych pracowników, dokumentacja czasu i jakości pracy pracowników, listy płac i udokumentowanie poszczególnych składników wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, ewidencja niepobranych poborów i forma udokumentowania wypłat poza listą płac, konfrontacja zapisów w listach płac z listami obecności i umowami o pracę, prawidłowość naliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycz­ nych, rzetelność rachunków z umowy zlecenia i umowy o dzieło, prawidłowość naliczania składek ubezpieczeniowych, zasadność wykorzystania godzin nadliczbowych, opracowanie regulaminów wynagrodzeń za pracę i regulaminów pracy. 50

51 VI. Kontrola kosztów prawidłowość i kompletność dokumentacji techniczno- technologicznej produkcji, udokumentowanie przebiegu procesu produkcyjnego, porównanie kosztów rzeczywistych z planowanymi, prawidłowość dokumentacji produkcji zakończonej i niezakończonej, ocena kształtowania się kosztów w układzie rodzajowym, miejsc powstania i nośników, kształtowanie się kosztów jednostkowych produktów, celowość ekonomiczna ponoszonych kosztów, rozliczanie kosztów w czasie, wydatki niestanowiące kosztów uzyskania, sporządzanie dokumentacji kosztowej, przyczyny odchyleń od kosztów postulowanych, budżetowanie kosztów, sposób rozliczenia kosztów działalności pomocniczej, koszty remontów maszyn i urządzeń. 51

52 VII. Kontrola przychodów kształtowanie się dynamiki sprzedaży, wielkość reklamacji, przyczyny ich powstania i skutki finansowe, dokumentacja sprzedaży i jej zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, konfrontacja dokumentów ze specyfikacjami wysyłkowymi, dokumentacją transportową, zgodność ewidencji magazynowej wyrobów gotowych i ewidencji sprzedaży, struktura przychodów, wielkość przychodów finansowych i pozostałych przychodów operacyjnych. 52

53 VIII.Kontrola inwestycji realność i kompletność dokumentacji projektowo-kosztorysowej, prawidłowość dokumentacji procesów inwestycyjnych, terminowość realizacji inwestycji lub poszczególnych jej etapów, rzetelność rozliczenia efektów inwestycji, prawidłowość wystawienia dowodów „OT" na przekazanie inwestycji do eksploatacji, dobór źródeł finansowania inwestycji, koszty kredytu inwestycyjnego i terminowość spłaty rat oraz odsetek, rzetelność sprawozdawczości inwestycyjnej. 53

54 IX.Kontrola funduszy specjalnych i kapitałów zasadniczych ewidencja i dokumentacja tworzenia i wykorzystania funduszy zasadniczych, ewidencja i dokumentacja tworzenia i wykorzystania funduszy specjalnych, prawidłowość naliczania funduszy specjalnych, przelewy środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, opracowanie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, korzystanie z pożyczek mieszkaniowych i ich umarzanie, prawidłowość przeprowadzonych transakcji sprzedaży zakładowych domów mieszkalnych i zakładowych ośrodków wypoczynkowych, koszty utrzymania obiektów socjalnych, dokumentacja dopłat i pożyczek do kapitału zasadniczego, prawidłowość podziału wyniku finansowego i jego dokumentacja. 54

55 X. Inwentaryzacja jako element kontroli przestrzeganie terminów inwentaryzacji, kompetencje komisji inwentaryzacyjnej, dokumentacja spisu z natury, dokumentacja potwierdzenia sald, dokumentacja inwentaryzacji uproszczonej, rzetelność rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, ewidencja rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 55

56 XI. Kontrola systemów informatycznych dokumentacja systemów, testowanie programów, uzgodnienia wejść i wyjść z systemu, zatwierdzenie przyjęcia systemu do użytkowania, kopiowanie zbiorów informacji, system haseł i zabezpieczeń przed osobami nieupoważnionymi, weryfikacja wydruków komputerowych pod względem rzetelności i logiczności, nowelizacje istniejących systemów, podział praw i obowiązków między operatorami systemu. 56


Pobierz ppt "Kontrola finansowa VI Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1."

Podobne prezentacje


Reklamy Google