Microsoft Access Patryk Gromski kl. IIIe.

Prezentacja na temat: "Microsoft Access Patryk Gromski kl. IIIe."— Zapis prezentacji:

1 Microsoft Access Patryk Gromski kl. IIIe

2 Menu Główne Informacje podstawowe Aplikacje Microsoft Office
Etapy budowy bazy danych Linki Test Microsoft Access 2007 Coś o autorze Kontakt

3 Informacje podstawowe Menu Główne
Co to jest Microsoft Corporation? Co to jest Microsoft Office? Co to jest Microsoft Access? Co to jest Baza Danych?

4 Co to jest Baza Danych? Menu Główne
Baza danych w aplikacji Microsoft Access jest kolekcją związanych ze sobą danych. System zarządzania bazami danych (ang. database management system, w skrócie SZBD) wykonuje dwa podstawowe zadania: dodaje, usuwa i uaktualnia dane w bazie danych, umożliwia przeglądanie danych znajdujących się w bazie danych na różne sposoby (na ekranie i w druku). Jeżeli dane są nieskomplikowane i nie ma ich zbyt wiele, baza danych może składać się z pojedynczej tabeli. Na dobrą sprawę, prostą bazę danych można zbudować nawet za pomocą edytora tekstu. Załóżmy, że chcemy zbudować bazę danych przechowującą książki znajdujące się w bibliotece. Załóż-my dalej, że biblioteka zawiera czternaście książek. Zapewne sytuacja niewiele by się zmieniła, gdyby biblioteka zawierała kilkaset książek. Tabela 1.1 przedstawia bazę danych BIBLIOTEKA_JEDNORODNA w postaci pojedynczej tabeli. Kolumny AuID i WydID jednoznacznie identyfikują autora lub wydawnictwo. Ich obecność lub brak nie wpłynie na tok naszych rozważań. Baza danych BIBLIOTEKA_JEDNORODNA (tabela 1.1) została zbudowana za pomocą aplikacji Microsoft Word. W przypadku tak prostej bazy danych, Word posiada wystarczająco dużo możliwości, aby wykonać dwa wyżej wspomniane zadania. W prosty sposób można na niej wykonywać operacje dodawania, usuwania i edytowania danych, pod warunkiem, że wie się, jak korzystać z tabeli w Wordzie. Poza tym, aby posortować dane na przykład według autora, można zaznaczyć tabelę i wybrać polecenie Sortuj z menu Tabela aplikacji Word. Aby pobrać część danych do tabeli MÓJ_WIDOK, czyli stworzyć widok, można utworzyć kopię tabeli, a następnie usunąć odpowiednie wiersze czy kolumny.

5 Co to jest Microsoft Access? Menu Główne
Microsoft Access to system obsługi relacyjnych baz danych wchodzący w skład pakietu biurowego Microsoft Office dla środowiska Windows. Bazy danych Access są zapisywane w pojedynczych plikach. Jest to wygodne w przypadku prostych zastosowań, jednak kosztem wydajności, wielodostępności oraz bezpieczeństwa danych. Aby uniknąć takich problemów, Access można podłączyć do zewnętrznego źródła danych (np. serwera Microsoft SQL Server lub PostgreSQL). W takim przypadku Access spełnia rolę graficznego interfejsu dla zewnętrznych źródeł danych, a nie całego systemu obsługi baz danych. Do przykładowych zastosowań można zaliczyć prostsze aplikacje dla małych i średnich firm dotyczące analizy oraz przetwarzania danych. Microsoft Access można również wykorzystać do szybkiego prototypowania aplikacji bazodanowych. Dostęp do baz danych utworzonych w Microsoft Access wymaga posiadania programu Access bądź też napisania osobnego programu z użyciem zewnętrznych narzędzi. Wyjątkiem jest najbardziej rozbudowana wersja Developer umożliwia też tworzenie gotowej aplikacji zawartej w jednym pliku wykonywalnym.

6 Coś na temat Microsoft Corporation Menu Główne
XXI wieku jest największą na świecie firmą branży komputerowej. Najbardziej znana jako producent systemów operacyjnych MS-DOS, Microsoft Windows i oprogramowania biurowego Microsoft Office. Podstawowym produktem Microsoftu są systemy operacyjne dla serwerów i komputerów osobistych. Szacuje się, że w 2004 r. od 90 do 98% komputerów osobistych działało pod kontrolą Windows, a system ten znaleźć można na co drugim serwerze. W tym ostatnim przypadku, z Microsoftem skutecznie konkurują produkty oparte na licencjach wolnego oprogramowania (np. GNU/Linux). Drugim filarem przychodów firmy jest oprogramowania wspierające prace biurowe, w tym przede wszystkim pakiet biurowy Office. Oprócz systemów Windows, wiele aplikacji wchodzących w skład pakietu jest dostępnych także dla komputerów Macintosh firmy Apple

7 Co to jest Microsoft Office? Menu Główne
Microsoft Office to pakiet aplikacji biurowych wyprodukowany przez firmę Microsoft. Programy składające się na Microsoft Office są przeznaczone na platformę Microsoft Windows oraz MacOS X, lecz mogą zostać uruchomione na innych systemach (GNU/Linux, FreeBSD itp.) za pomocą programów takich jak np. Wine.

8 Ciekawe linki Menu Główne
- strona domowa Bratków (dział Access) web.pertus.com.pl/~stanley - witryna Stanleya P. - Grzegorz Danowski (MVP Visual Developer VB) access.w.interia.pl - witryna Macieja www1.kn.bielsko.pl/~mi99aga/access - Krótki kurs Accessa - Accessmaster - witryna Roberta Łowczaka - witryna Dev Ashish   - przykłady zastosowań funkcji API - Microsoft Access Security Recovery accesstools.narod.ru - a small set of tools for MS Access polnews.pl lub google.com - archiwum grupy dyskusyjnej pl.comp.bazy-danych.msaccess news.nask.pl,news.tpi.pl, news.chip.pl,news.skg.pl, inf2.rzeszow.tpsa.pl - wybrane serwery grup dyskusyjnych - tu odczytasz hasło z pliku mdb za darmo.

9 Etapy budowy bazy danych Menu Główne
Definiowanie struktury danych: definiowanie tablic (struktura, typy danych, klucz główny, ograniczenia, indeksy); określenie relacji (więzów integralności); wprowadzenie danych testowych Wykonanie formularzy: zaprojektowanie zapytania na ktorym będzie oparty formularz; wykonanie graficznego układu formularza; dodatkowe oprogramowanie formularza. Wykonanie raportów: zaprojektowanie zapytania dla raportu; wykonanie graficznego układu raportu; określenie sortowania i grupowania; dodatkowe oprogramowanie raportu. Wykonanie formularzy i sekcji sterujących (przyciski). Dodatkowe oprogramowanie aplikacji.

10 Wykonanie raportu Menu Główne
Tworzenie raportu zdefiniowanie zapytania użycie kreatora raportów utworzenie/modyfikacja grupowania i sortowania modyfikacja wyglądu raportu modyfikacja własności raportu i pól oprogramowanie zdarzeń raportu Części raportu: nagłówek i stopka raportu nagłówek i stopka strony nagłówek i stopka grupy Grupy i sortowanie: dane podzielone wg hierarchii grup sortowanie określone w ramach każdej grupy (nie obowiązuje sortowanie z zapytania)

11 Wykonanie raportu c.d. Menu Główne
Najważniejsze własności: raportu Dane: źródło rekordów Wygląd: stopka strony, nagłówek strony (określa, czy nagłówki są na wszystkich stronach) sekcji Wygląd: wymuszaj nową strone, nowy wiersz lub kolumna, trzymaj razem, można pomniejszać, można zmniejszać pól Dane: źródło rekordów (może być wyrażenie - obliczenia automatyczne), format, suma bieżąca Wygląd: ukryj duplikaty, można pomniejszać, można powiększać, własności określające czcionkę, justowanie, kolory i obramowanie Inne: nazwa

12 Wykonanie raportu c.d. Menu Główne
Możliwości formatowania raportu: wydruk wielokolumnowy (np. etykiety) zmiana strony/kolumny przed/po grupie, utrzymywanie grupy razem pola sumacyjne (np. do numerowania pozycji) pola bez powtórzeń pola "rozciągliwe" Inne możliwości raportów: zastosowanie podraportów (subreports) eksport w formacie RTF (tylko raporty bez podraportów) przesyłanie pocztą MS Mail i faksem umieszczanie grafiki na raportach i formularzach: elementy stałe rysunki z bazy wykresy MS Graph

13 Wykonanie formularza c.d. Menu Główne
Najważniejsze własności: formularza Dane: źródło rekordów Wygląd: widok domyślny Inne: edycja dozwolona, usuwanie dozwolone, dodawanie dozwolone, modalny pól Dane: źródło formantu (może być wyrażenie - obliczenia automatyczne), wartość domyślna, reguła poprawności, komunikat o błędzie Wygląd: widoczny, kiedy wyświetlać, własności określające czcionkę, justowanie, kolory i obramowanie Inne: nazwa,indeks kolejności dostępu, zatrzymanie przechodzenia

14 Wykonanie formularza Menu Główne
Tworzenie formularza zdefiniowanie zapytania użycie kreatora formularzy modyfikacja typów pól i wyglądu formularza modyfikacja własności formularza i pól utworzenie przycisków funkcyjnych (z użyciem kreatora formantów) oprogramowanie zdarzeń formularza Dostępne obiekty na formularzach: etykiety pola tekstowe linie itp. grupy opcji i przycisków pola kombi, listy, wyboru obiekty OLE stałe, powiązane podformularze wykresy Inne: kalendarz itp.

15 Coś o mnie  Menu główne GroM
Pracował w ubojni kurczaków stąd ta agresja w szkole, z reszta wszystko wyraża jego zdjęcie. 

16 Aplikacje M. O. Menu główne
W każdej wersji niezależnie od licencji zawiera aplikacje: Microsoft Word (procesor tekstu) Microsoft Excel (arkusz kalkulacyjny) Microsoft Outlook (program pocztowy, kalendarz). W zależności od licencji może, ale nie musi zawierać: Microsoft PowerPoint (tworzenie i wyświetlanie prezentacji) Microsoft Access (front-end baz danych z wbudowanym silnikiem plikowych baz danych Microsoft Jet) Microsoft OneNote (robienie notatek, dodawany od wersji 2003) Microsoft Publisher (tworzenie publikacji prasowych) Microsoft Visio (edytor schematów), Microsoft FrontPage (tworzenie i edycja stron WWW) Microsoft Project (zarządzanie harmonogramem projektów) i kilka mniej popularnych.

17 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Access jest rozbudowanym programem służącym do tworzenia oraz obsługi baz danych. Zapewne zna pan dobrze znają poprzednie wersje programu, tak więc sprawdźmy co nowego prezentuje Microsoft Office Access 2007. Po uruchomieniu aplikacja wita nas planszą Getting Started with Microsoft Office Access. Możemy tutaj stworzyć nową bazę danych , bądź skorzystać z zasobów Office Online, gdzie znajdziemy kilka przykładowych szablonów. Jeżeli zdecydowaliśmy się od czego chcemy rozpocząć pracę, klikamy przycisk Create.

18 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Przechodząc do obszaru roboczego programu ujrzymy nowy interfejs, który znamy już z Excela czy też Worda. Funkcje aplikacji zostały rozdzielone pomiędzy cztery podstawowe wstęgi, mianowicie Home, Create, External Data oraz Database Tools. Pierwsza z nich kryje wszystkie podstawowe opcje programu, takie jak aktualny widok, schowek, czcionka, sortowanie oraz wyszukiwanie. Wstęga Create zawiera funkcje pozwalające tworzyć nowe obiekty bazy danych, to znaczy tabele, formularze, raporty, kwerendy oraz makra. W zakładce External Data znajdziemy narzędzia importu oraz eksportu informacji z bazy.

19 Test Microsoft Access 2007 Ostatnia wstęga zawiera pozostałe narzędzia pomocne w prowadzeniu bazy danych. Znajdziemy w niej miedzy innymi edytor języka Visual Basic, przydatny przy pracy z makrami. Poza edytorem, znajdują się tutaj narzędzia służące do analizy oraz przenoszenia bazy. Dodatkowe wstęgi pojawiają się w zależności od aktualnego widoku oraz zaznaczonego obiektu. Zakładki te umożliwiają dostęp do opcji charakterystycznych dla danego typu obiektu. Wstęgi bardzo trafnie dzielą funkcje programu, sprawia to, że obsługa programu staje się intuicyjna. Być może dla użytkowników, przyzwyczajonych do starego interfejsu, przestawienie się na nowy może zająć trochę czasu. Jednak po kilku godzinach pracy ze wstęgami na pewno użytkownicy docenią nowy UI.

20 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Jeżeli chodzi o organizację pracy z programem, należy jeszcze wspomnieć o szeregu innych zmian. Jedną z nich jest zastąpienie okienka Database Window, za pomocą którego mieliśmy dostęp do obiektów naszej bazy, wysuwaną tablicą (Navigation Pane). Dzięki niej obszar roboczy aplikacji jest znacznie bardziej uporządkowany. Dodatkowo za jej pomocą możemy grupować obiekty ze względu na typ, czas utworzenia bądź inne odpowiadające nam kryteria. Nieco mniej znaczącą zmianą jest przeniesienie otwartych dokumentów, to znaczy tabel, formularzy, raportów, kwerend oraz makr, z paska zadań do zakładek znajdujących się tuż pod wstęgami.

21 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Oczywiście nie poprzestano tylko na tych zmianach, nowy Access wzbogacił się o kilka innych możliwości oraz udoskonaleń. Jedną z nowości jest widok (Layout View), pozwalający na jednoczesny podgląd i edycję formularza czy też raportu, nad którym właśnie pracujemy. Mamy również do dyspozycji dwa automatyczne rozmieszczenia. Pierwsze z nich tabelaryczne (Tabular Layout) układa wybrane elementy w jednym rzędzie, za jego pomocą w prosty sposób stworzymy przejrzystą tabelę. Drugi układ (Stacked Layout) rozmieszcza poszczególne składniki formularza kolejno pod sobą. Ten typ rozmieszczenia pozwoli nam zbudować czytelny formularz lub raport. Access rozpozna za nas typ wprowadzonych informacji. Możemy równie dobrze wkleić dane z Excela, a program zadba o utworzenie odpowiednich pól.

22 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Modyfikacje dosięgły również narzędzi sortowania i filtrowania. Teraz w znacznie prostszy sposób możemy ograniczyć zbiór informacji do tych, których aktualnie potrzebujemy. Wystarczy wybrać odpowiednie pozycje z listy bądź określić kryteria filtrowania. Ulepszony został także widok arkusza danych (Datasheet View), teraz za jego pomocą możemy w szybki sposób stworzyć tabelę. Właściwie to tabela tworzy się sama, nasza rola sprowadza się jedynie do wprowadzania  danych. Access rozpozna za nas typ wprowadzonych informacji. Możemy równie dobrze wkleić dane z Excela, a program zadba o utworzenie odpowiednich pól.

23 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Kolejnym uproszczeniem wprowadzonym w nowej wersji Accessa są szablony pól. Narzędzie to pozwala zaoszczędzić sporo czasu, który stracilibyśmy na definiowanie parametrów danego pola. Należy jeszcze wspomnieć o możliwości tworzenia pól przeznaczonych na przechowywanie załączników, którymi mogą być zdjęcia, dokumenty bądź jakiekolwiek inne pliki.

24 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Access zyskał również wiele nowych narzędzi importu oraz eksportu danych. Jedna z wprowadzonych innowacji jest możliwość zbierania oraz uaktualniania danych za pomocą Outlooka 2007, przy czym nie wymaga to od nas wiele wysiłku. Otóż Access automatycznie generuje dokument, który rozsyłamy do interesujących nas osób. Outlook rozpozna otrzymane odpowiedzi i pozwoli na zapisanie uzyskanych informacji w naszej bazie danych. Aplikacja w pełni współpracuje również z witrynami SharePoint. Znacznie rozszerza to możliwości Accessa, umożliwia to między innymi współdzielenie prowadzonej przez nas bazy danych.

25 Test Microsoft Access 2007 Menu główne
Można powiedzieć, że Access poczynił spory krok do przodu względem swoich poprzednich wersji. Na postęp ten skład się kilka większych zmian, takich jak wprowadzenie nowego interfejsu użytkownika oraz rozbudowanie narzędzi importu oraz eksportu. Mamy do czynienia również z szeregiem mniejszych udoskonaleń, mowa o automatycznym kalendarzu czy też automatyczne rozmieszczenia. Wszystkie one w sposób pozytywny wpływają na aplikację, a ich mnogość sprawia, że na zmianach skorzysta szersze grono użytkowników. Trzeba również podkreślić, iż modyfikacje nie wpływają znacząco na sposób tworzenia baz danych. Dążą one do uproszczenia procesów twórczych, co sprawia, że aplikacja staje się przystępniejsza oraz wydajniejsza w stosunku do swoich poprzedników. Powrót

26 Napisz do mnie: Odwiedź mnie:

27 Dziękujemy za obejrzenie prezentacji!