NEGOCJACJE W BIZNESIE mgr Agnieszka Kurdyś

Prezentacja na temat: "NEGOCJACJE W BIZNESIE mgr Agnieszka Kurdyś"— Zapis prezentacji:

1 NEGOCJACJE W BIZNESIE mgr Agnieszka Kurdyś

2 Negocjacje to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy niektóre przynajmniej interesy zaangażowanych stron są konfliktowe.

3 Czy negocjacje to rozmowa?
Tak, ale nie taka zwykła towarzyska, miła i bezkonfliktowa. Przystępując do negocjacji, strony, co najmniej dwie, zakładają rozwiązanie konkretnego problemu, czy konfliktu, uzyskanie korzyści i poprawy relacji pomiędzy nimi. Co oznacza, że strony przystępując do negocjacji zakładają sobie konkretny cel, którym jest zysk, dobry interes. Niestety często negocjacje bywają traktowane jako walka o swoje, kosztem drugiej strony. Efektem może być agresywne zachowanie w stosunku do partnera, manipulowanie, wywieranie presji, po to by wygrać za wszelką cenę. Taka strategia powoduje rozkręcenie spirali zachowań niepożądanych (agresja rodzi agresję, a atak kontratak).

4 Istota negocjacji Wygrana kosztem przeciwnika
Istota: agresja, rywalizacja, dążenie do dominacji Cechy: spryt, bezwzględność, większa siła przebicia Cel: postawić na swoim i osiągnąć pożądany efekt Korzyści obu stron Istota: komunikacja, współpraca Cel: usatysfakcjonowanie obu stron, tzn. wprowadzenie kompromisu, czyli wyśrodkowanego rozwiązania na które godzą się obie strony

5 Negocjacje: nie są walką, a sposobem osiągania porozumienia - chodzi bowiem nie tylko o teraźniejszość, ale i o przyszłość wzajemnych relacji między stronami oraz o to, jakie będą późniejsze skutki dzisiaj podjętych decyzji zakładają konieczność wzajemnego zaufania, jego brak prowadzi do załamania rozmów to poszukiwanie wspólnych płaszczyzn, rozumianych jako cele, interesy czy wartości - nie chodzi w nich o to jak uzyskać wszystko od przeciwnika, nie dając nic w zamian, ale o kompromis co do przyszłych zysków i strat

6 Przykład Kto jest właścicielem problemu?
dystrybutorzy Początkowo: Mają problem (zbyt wysokie ceny dostaw nie pozwalają im osiągnąć satysfakcjonującego zysku). dostawca Początkowo: Nie ma problemu

7 dystrybutorzy dostawca Później: Później: Sprzedają problem (żądają
rabatów grożąc powiększeniem cen i zmianą dostawcy). dostawca Później: Nabywa problem i dąży do jego dalszej, przynajmniej częściowej sprzedaży.

8 Ćwiczenie Czym są negocjacje?
W pewnym salonie samochodowym doszło do konfliktu pomiędzy sprzedawcą a klientem, panem Józefem. Każda ze stron uznała, że ma rację. Co powinna zrobić jedna ze stron, aby w drodze negocjacji przywrócić dobre relacje z klientem : a. przez cały czas bronić swoich interesów b. wysłuchać i próbować zrozumieć c. zasypać argumentami, tak, aby strona nie miała nic do powiedzenia .

9 Czemu zatem służą negocjacje?
Celem negocjacji nie jest zniszczenie przeciwnika, ale skuteczna obrona własnych interesów i uzyskanie maksimum dających się w danych warunkach osiągnąć korzyści Czemu zatem służą negocjacje?

10 Jeżeli chcesz, aby oni podjęli decyzję, nie utrudniaj im tego.
Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia a więc podjęcie przez obie strony wspólnej decyzji. Brak zrozumienia drugiej strony i koncentracja wyłącznie na własnych interesach zbyt często prowadzą do impasu i załamania się rozmów.

11 Warunki niezbędne do rozpoczęcia negocjacji
Brak psychicznych barier Upoważnienie do ostatecznej decyzji Sprzeczność części interesów Pewien wspólny obszar interesów Obopólna chęć osiągnięcia porozumienia

12 Ćwiczenie Kiedy można negocjować?
Do rozpoczęcia negocjacji potrzebne jest pewne określone stanowisko przez obie strony i dążenie do ich przeforsowania Do rozpoczęcia negocjacji potrzebna jest kwestia sporna, pewien wspólny obszar interesów i wola obu stron do osiągnięcia porozumienia Do rozpoczęcia negocjacji potrzebna jest kwestia sporna i determinacja obu stron do zrealizowania swoich celów

13 Cechy dobrego negocjatora
1. odwaga, by zdobyć więcej informacji – bezustannie wzbogaca swoją wiedzę na temat drugiej strony i na jej podstawie weryfikuje swoje początkowe założenia; 2. cierpliwość, by wytrwać dłużej niż inny negocjator – nie pozwala, aby pod presją czasu zawrzeć umowę nie leżącą w dobrze pojętym interesie każdej ze stron; 3. śmiałość, by prosić o więcej niż można dostać – potrafi pokonać lek przed ośmieszeniem, umie swobodnie podnosić wartość swojej maksymalnie najwyższej oferty i nie przeprasza za to; 4. uczciwość, by dążyć do obustronnie zwycięskich rozwiązań – prowadzi negocjacje w sposób prosty, bezpośredni, bez stosowania wybiegów; szuka takich ustępstw na korzyść drugiej strony, które nie wyrządzą mu szkód; 5. umiejętność słuchania (koncentracji, zrozumienia, notowania, oddzielenia faktów od interpretacji) – tylko dobry słuchacz potrafi odkryć prawdziwe potrzeby drugiej strony w negocjacjach.

14 Jak negocjować? 1. Oddzielaj ludzi od problemu.
2. Skoncentruj się na interesach a nie na stanowiskach. 3. Domagaj się obiektywnych kryteriów oceny wspólnego rozwiązania. 4. Szukaj możliwości dających korzyści obu stronom.

15 1. Oddziel ludzi od problemu
Zajmij się bezpośrednio problemem ludzkim percepcja, emocje, komunikacja

16 Percepcja – sposób widzenia rzeczywistości przez każdą ze stron tworzy problem w negocjacjach i otwiera jednocześnie drogę do jego rozwiązania

17 Sposoby działania Postaw się w ich sytuacji – ludzie mają tendencję do widzenia tego co chcą zobaczyć. Umiejętności widzenia sytuacji w sposób, w jaki widzi go druga strona, to umiejętność. Trzeba zrozumieć i wczuć się w słuszność ich punktu widzenia. Zrozumienie widzenia drugiej strony nie oznacza akceptacji!!! Percepcja najemcy Czynsz jest zbyt wysoki. Wszystko drożeje, nie mogę sobie pozwolić, aby płacić za mieszkanie więcej. Mieszkanie trzeba odmalować. Znam ludzi, którzy płacą mniej za podobne mieszkanie. Młodzi ludzie nie mogą sobie pozwolić, aby płacić wysoki czynsz. Czynsz powinien być mniejszy bo sąsiedztwo jest coraz gorsze. Jestem porządnym lokatorem nie mam psa ani kota. Zawsze płacę czynsz jak mnie poprosi. Ona jest oschła i sztywna, nigdy nawet nie zapyta co słychać. Percepcja właścicielki Czynsz nie był podwyższany od dawna. Wszystko drożeje, potrzebuję większych wpływów z czynszu. Strasznie zniszczył to mieszkanie. Znam ludzi, którzy płacą więcej za podobne mieszkanie. Młodzi ludzie tacy jak on są strasznie hałaśliwi i niszczą mieszkanie. Właściciele mieszkań powinni podwyższać czynsz żeby poprawić sąsiedztwo. Jego sprzęt muzyczny doprowadza mnie do szału. Nigdy nie płaci, jeżeli go o to nie poproszę. Jestem osobą delikatną, która nigdy nie wtrąca się w sprawy lokatorów.

18 Nie wnioskuj o ich intencjach na podstawie własnych obaw – ludzie zakładają, że druga strona zrobi dokładnie to czego się obawiają, koszty takiej interpretacji wypowiedzi i zachowań drugiej strony powodują, że porozumienie jest odrzucane Przykład Historyjka Poznali się w barze on zaproponował jej podwiezienie do domu. Jechał zupełnie nie znanymi jej ulicami. Twierdził, że tak jest szybciej……….. (Jakie jest zakończenie?)

19 Nie wiń ich za własne problemy
NIE TAK………… „Na twojej firmie zupełnie nie można polegać. Za każdym razem, gdy reperujecie naszą prądnicę, robicie to kiepsko i ona znowu się psuje”. A TAK „Nasza prądnica, którą reperowaliście, znowu wysiadła, trzeci raz w tym miesiącu. Za pierwszym razem stała cały tydzień. W fabryce potrzebujemy sprawnej prądnicy. Chciałbym prosić was o radę, jak możemy zminimalizować ryzyko awarii. Co powinniśmy zrobić: zmienić serwis, podać producenta do sądu, a może coś innego?” Druga strona zaatakowana przez Ciebie, odrzuci to, co powiedziałeś. Odmówi słuchania albo sama uderzy, atakując Ciebie

20 Dyskutuj na temat wzajemnego postrzegania – jasne i wyraźne zakomunikowanie, co chcesz powiedzieć, a co druga strona chce usłyszeć to najważniejsza sprawa w negocjacjach Poszukuj możliwości działania niezgodnego z percepcją drugiej strony

21 Jeżeli nie biorą w nich udziału, to jest mało prawdopodobne, że zaakceptują wynik!!!
Znacznie łatwiej osiągnąć porozumienie jeżeli obie strony czują się twórcami zawartych w nim postanowień!!! Zapewnij im udział w rozmowach, aby byli zainteresowani rozwiązaniem – aby włączyć drugą stronę trzeba ją wcześniej wprowadzić. Proś ją o radę. Niech ma poczucie uczestnictwa w procesie tworzenia nowego rozwiązania problemu. Zachowanie twarzy - twoja propozycja musi by zgodna z ich systemem wartości - zachowanie twarzy, to pogodzenie porozumienia z zasadami i własnym wizerunkiem negocjatorów.

22 „Ostatecznie jednak konflikt tkwi nie w obiektywnej rzeczywistości, lecz w umysłach ludzi.”
Obróć kartkę!?

23 Emocje Nie reaguj na wybuchy emocjonalne- wyzwolenie emocji może być niebezpieczne, gdy prowadzi do emocjonalnej reakcji drugiej strony. Należy tego unikać. Używaj symbolicznych gestów (np. uściśnięcie ręki, poklepanie po plecach) – działania wywierające pozytywny efekt emocjonalny na jednej ze stron często nic nie kosztują

24 Komunikacja – cokolwiek powiesz musisz być przygotowany, że druga strona zrozumie to opacznie
Problemy z komunikowaniem się 1. Można naprawdę nie mówić do siebie nawzajem albo mówić tak, aby zostać zrozumianym; 2. Jeśli nie mówisz bezpośrednio i jasno do nich, to oni mogą cię nie słyszeć (np. myślą o tym jakich użyć kontrargumentów); 3. Niezrozumienie tzn. to, co powie jedna ze stron, druga może źle zrozumieć.

25 - Aktywnie słuchaj i potwierdzaj, co zostało powiedziane – zrozumienie nie równa się akceptacji. Ale jeśli nie potrafisz przekonać, że zrozumiałeś ich punkt widzenia, nie będziesz miał szans na przedstawienie swojego. - Mów, aby być zrozumianym - Mów o sobie, nie o nich przekonywujące jest mówienie drugiej stronie, jaki wpływ na ciebie ma dany problem. Jeśli złożysz oświadczenie na ich temat, z którym się nie zgodzą mogą się zezłościć. „Czuję się zdradzony” „Złamałeś słowo”

26 Mów aby osiągnąć cel- zanim złożysz oświadczenie, bądź pewien, co chcesz zakomunikować i zastanów się czemu służyć ma informacja - Buduj stosunki umożliwiające współprace – im szybciej możesz przekształcić obcego w znajomego, tym łatwiejsze będą negocjacje. - Mierz się z problemem, nie z człowiekiem – traktuj drugą stroną jako partnera w poszukiwaniu uczciwego rozwiązania, korzystnego dla was obojga. Kształtuj tak negocjacje aby były wspólną działalnością.

27 2. Skoncentruj się na interesach, a nie stanowiskach
Jest przeciąg Jest gorąco Otwórz szerzej okno Zamknij je natychmiast

28 Każda ze stron ma złożone interesy – interesy motywują ludzi, są ukryte za wrzawą stanowisk. Twoje stanowisko wynika z decyzji. Którą podjąłeś. Twoje interesy sprawiły, że ją podjąłeś. Za przeciwnymi stanowiskami stoją interesy wspólne, możliwe do pogodzenia i konfliktowe

29 Przykład Interesy określają problem
Próbuję doprowadzić do tego, aby wstrzymał tę budowę obok mojej działki. Problem …………………………… …………………………… 2. Interesy Nie możemy dojść do porozumienia. On chce za dom dolarów. Ja nie zapłacę więcej niż Problem …………………………………………………. ……………………………………..

30 Najważniejsze interesy to podstawowe potrzeby ludzkie – poszukując interesów, ukrytych za deklarowanym stanowiskiem, patrz przede wszystkim na to co motywuje ludzi Przykład Reprezentujesz firmę cateringową. Negocjujesz kontrakt za zorganizowanie dorocznego przyjęcia dla dużej korporacji. Cennik i menu były już wielokrotnie korygowane. Wczoraj klient powiedział: „O ten kontrakt ostro konkuruje jeszcze kilka innych dostawców, więc musisz zaoferować lepszą ceną”. Co powinieneś zrobić? a. opuścić cenę b. utrzymać cenę c. poprosić, aby klient podał ceny oferowane przez konkurentów d. sięgnąć po triki e. inne działanie, jakie?

31 Dyskutowanie o interesach
Działaj tak, aby Twoje interesy były jasne – do ciebie należy aby druga strona zrozumiała jasno, jak ważne i uzasadnione są twoje interesy. Bądź szczegółowy i otwarty. Przekonaj ich, że oni mogli by czuć to samo na twoim miejscu. Uznaj ich interesy za część problemu – ludzie słuchają uważnie, jeśli czują, że ich rozumiałeś. Pokaż, że doceniasz ich interesy. Sformułuj problem, zanim dasz odpowiedź- jeśli chcesz, aby ktoś cię wysłuchał rozpocznij od swoich interesów i uzasadnień, na koniec dodaj konkluzje i propozycje.

32 Patrz przed siebie, nie za siebie - lepiej będziesz realizował swoje interesy, jeżeli będziesz rozmawiał o tym, gdzie chcesz iść, a nie skąd przyszedłeś. Nie spieraj się o przeszłość, mów o tym co chcesz osiągnąć w przyszłości. Bądź konkretny, ale elastyczny- przygotuj kilka propozycji, które zapewnią realizację twoich interesów. Bądź twardy w stosunku do problemu, miękki w stosunku do ludzi - atakuj problem bez potępiania ludzi. Zachowuj się przyjaźnie wobec drugiej strony. Pokaż im, że atakujesz problem a nie ich.

33 Przykład Wytykanie błędów zamiast koncentrowanie się na przyszłości
Samochody dostawcze firm sąsiadujących z Twoją restauracją blokują Twój wjazd, co naraża Twoich klientów na niedogodności. Już nieraz rozmawiałeś o tym z właścicielami tych firm. Co powinieneś zrobić, gdy następnym razem spotkasz się z nimi w tej sprawie? a. zapytać, dlaczego ich samochody nadal parkują przed Twoim wjazdem b. zagrozić, że wezwiesz na pomoc kuzyna, który samochodem dostawczym zablokuje ich wjazd c. zasugerujesz rozwiązanie

34 3. Domagaj się obiektywnych kryteriów oceny wspólnego rozwiązania
Przygotowanie obiektywnych kryteriów – Uczciwe kryteria – niezależne od woli stron oraz uzasadnione praktycznie. Możliwe do zastosowania. Cena rynkowa – precedens – ocena naukowa – tradycja – efektywno – koszty – prawdopodobna decyzja sądu - kryteria moralne - równe traktowanie - standardy profesjonalne - zasada wzajemności itd. – Uczciwe procedury – uczciwe standardy odnoszące się do problemów merytorycznych. Zmiana kolejności decydowania, losowanie, oddanie decyzji komu innemu itd. Decydowanie na podstawie woli jest kosztowne.

35 Przykład Obiektywne kryteria oceny
Przypadek dzielenia ostatniego kawałka tortu. Dwóch chłopców kłóciło się o ostatni kawałek tortu. Każdy z nich chciał przechytrzyć drugiego tak, aby otrzymać większą porcję. Matka zaproponowała wówczas, aby jeden z chłopców zajął się podzieleniem ciasta według własnego uznania, a drugi miał pierwszeństwo wyboru swojej porcji. Taka propozycja rozładowała spór, ponieważ zaproponowany sposób rozwiązania problemu wydał im się chłopcom racjonalny i sprawiedliwy.

36 Ćwiczenie Czy negocjujesz problemowo?
W razie sprzeczności interesów: a. ustępujesz w imię zachowania między Wami dobrych stosunków b. żądasz ustępstw i bronisz do końca swego stanowiska c. starasz się wysuwać propozycje godzące interesy obu stron.

37 4. Szukaj możliwości dających korzyści obu stronom
Bariery opracowania wielu rozwiązań Przedwczesna ocena – ocena hamuje wyobraźnię Założenie, że „ciastko” ma stałą wielkość – albo-albo Poszukiwanie jednej, jedynej odpowiedzi Myślenie, że rozwiązanie ich problemu, to ich problem

38 Strategia prowadzenia negocjacji
Przykład Strategie negocjacji W czasie pewnego polowania dwóch myśliwych niemal jednocześnie wystrzeliło do pięknego jelenia, który przebiegał nieopodal. Każdy z nich uważa, że to jemu należy się zwierzę i nie chce ustąpić. Co można w tej sytuacji zrobić ?

39 Możliwe rozwiązania 1. Początkowo myśliwi próbują załatwić sprawę polubownie, jednak nie odnosi to skutku, więc zwracaj ą się do wymiaru sprawiedliwości. Proces sądowy trwa tak długo, że zwierzę ulega rozkładowi, w związku z czym nikt nie odnosi korzyści w tej sprawie. To rozwiązanie to strategia „ ……………………..”. 2. Myśliwi rozwiązuj ą problem we własnym zakresie, ale sprawę wygrywa bardziej twardy i bezwzględny z nich . Czyni to kosztem drugiego, bardziej ustępliwego. Należy jednak wątpić, czy wykorzystany myśliwy będzie w przyszłości chciał wybrać się z dawnym partnerem na polowanie. Taki bywa skutek stosowania strategii „ ……………………………. ”. 3. Myśliwi dochodzą do porozumienia w tym sensie, że jeden zadowala się „mięsiwem”, a drugiemu przypadają trofea myśliwskie w postaci skóry i poroża. Takie rozwiązanie nazywamy strategią „ ……………………….. ”.

40

41

42 Etapy negocjacji Przygotowanie się do negocjacji
Rozpoczęcie negocjacji i przedstawienie wyjściowych poglądów Właściwe negocjacje, czyli przedstawienie kolejnych propozycji Zakończenie negocjacji

43 Przygotowanie do negocjacji
Porażka w przygotowaniu to przygotowanie do porażki – nie zasiadaj do negocjacji bez przygotowania! Przygotowanie do negocjacji Najlepsze rozwiązanie – cel idealny Twoja obecna sytuacja kompromis Najgorsze dopuszczalne rozwiązanie – cel minimalny

44

45 Ćwiczenie Proces negocjacyjny
Przed przystąpieniem do negocjacji: a. nie ustalasz sobie jakiegoś konkretnego celu lub wyniku b. określasz plus-minus granice kompromisu, które jesteś w stanie zaakceptować c. ustalasz sobie wyraźnie wynik, od którego nie odstąpisz.

46 Na początku negocjacji:
a. stawiasz sprawę od razu otwarcie, mówiąc, co chciałbyś osiągnąć b. nie zdradzasz swoich oczekiwań i wprowadzasz w tym zakresie w błąd przeciwnika c. jesteś dość elastyczny i zmieniasz w razie potrzeby swoje oczekiwania stosownie do zmieniającej się sytuacji. Podczas negocjacji: a. bierzesz pod uwagę skutki długofalowe kosztem korzyści bieżących b. dążysz do polubownego załatwienia sprawy niezależnie od korzyści c. preferujesz szybkie korzyści bieżące.

47 Rozpoczęcie negocjacji i przedstawienie wyjściowych poglądów
Negocjacje rozpoczynają się od przedstawienia uczestników i ustalenia sposobu ich prowadzenia. Następnie przedstawia się przedmiot i zakres negocjacji oraz sprawdza się kompetencje uczestników do ustalenia tak prowadzonych negocjacji. Po podaniu wyjściowych poglądów etap ten należy uważać za zakończony. Etap właściwych negocjacji polega na przedstawieniu kolejnych propozycji oraz argumentów uzasadniających je.

48 Reguły otwarcia negocjacji 1. Żądaj więcej niż oczekujesz uzyskać 2
Reguły otwarcia negocjacji 1. Żądaj więcej niż oczekujesz uzyskać 2. Nigdy nie przyjmuj pierwszej oferty 3. Okazuj zaskoczenie 4. Unikaj konfliktu 5. Zadawaj jak najwięcej pytań, by zbierać informacje i aktywizować do współpracy Zadawaj pytania zaczynające się: „Czy możesz….”, „Czy mógłbyś… „ albo „Czyż…”, masz szansę uzyskać chociażby zdawkową odpowiedź. „Co” zamiast „dlaczego”.

49 A.To moja ostateczna decyzja. B. Dlaczego?
Gdy pytasz „dlaczego”, to prowokujesz odpowiedź zaczynającą się od „ponieważ”. Gdy zaczynasz pytanie od „co”, sygnalizujesz, że oczekujesz odpowiedzi bardziej szczegółowej. Pytania zaczynające się od „co” pozwalają zdobyć informacje, na których można oprzeć rozwiązania. Pytania zawierające „dlaczego” mają ton lekkiego oskarżenia i skłaniają rozmówcę do przyjęcia postawy obronnej. A.To moja ostateczna decyzja. B. Dlaczego? A. Ponieważ tak powiedziałem. I kropka. A. To moja ostateczna decyzja. B. Co skłania Cię do tej decyzji? To, że…..tak naprawdę teraz nie mogę sobie pozwolić na ten zakup A co musiałoby się stać, abyś mógł sobie pozwolić ? A. Teraz i tak nie mogę, ale może za parę tygodni… B. A co zmieni się za parę tygodni?

50 Przykład Problem dobrze przedstawiony to problem w połowie rozwiązany
Jesteś tuż po przeprowadzce do nowego mieszkania. Sąsiedzi parę pięter niżej mają dużego psa, dobermana o imieniu Dukat, który od lat spaceruje bez smyczy. Twoje dzieci po przyjściu ze szkoły mogą bawić się jedynie przed domem – nie mają innego miejsca. Inni mieszkańcy budynku znają i lubią Dukata, jednak Twoje dzieci panicznie się go boją i boją się wychodzić, kiedy pies jest na dworze. Nie potrafią zaprzyjaźnić się z Dukatem. Gdybyś w tej sytuacji poszedł na skargę do dozorcy budynku, zapewne nastawiłbyś sąsiadów przeciwko sobie. Nie masz innego wyjścia, jak złożyć wizytę właścicielom Dukata. Co chciałbyś powiedzieć sąsiadom po tym, jak się przedstawisz?

51 Warianty rozmowy 1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

52 Właściwe negocjacje, czyli przedstawienie kolejnych propozycji
Etap właściwych negocjacji polega na przedstawieniu kolejnych propozycji oraz argumentów uzasadniających je. Odrzucając jakąś propozycje, należy przedstawić inną. Bardzo dobre są propozycje warunkowe, tzn. takie, które przy ustępstwach jednej strony w określonej kwestii stawiają jednocześnie wymóg ustępstw drugiej strony w innych kwestiach. Każda propozycja powinna być traktowana wieloaspektowo. Dla przykładu negocjując transakcję kupna-sprzedaży, należy uwzględnić, poza ceną, wielkość, częstotliwość i terminy dostaw, sposób płatności, transport, wielkość opakowania, ubezpieczenie, pokrywanie szkód, reklamacje, kary gwarancyjne itp. Negocjatorzy w każdej kwestii powinni mieć kilka wariantów rozwiązań: od najbardziej preferowanych do możliwych do zaaprobowania.

53 Zakończenie negocjacji
Zakończenie negocjacji może nastąpić w przypadku uzgodnienia poglądów lub zerwania negocjacji. Negocjacje zbliżają się do końca, gdy strony uzgodniły poglądy. Należy teraz starannie, na piśmie, ustalić, co zostało osiągnięte, a więc zapisać ustalenia i warunki ich realizacji. W przypadku transakcji gospodarczej najczęściej następuje zawarcie umowy, w której powinny się znaleźć wszystkie wynegocjowane elementy. W innych przypadkach sporządza się protokół końcowy. Zerwanie negocjacji następuje w przypadku niemożności uzgodnienia poglądów. Nie dochodzi wtedy ani do zawarcia umowy, ani do rozwiązania konfliktu.

54 Jak skutecznie negocjować? Zapamiętaj…
1. Nigdy nie bój się pytać o lepsze warunki. Ludzie tak bardzo boją się, iż usłyszą w odpowiedzi nie, że z reguły powstrzymuje ich to od zadawania pytań. Nigdy jednak nie dowiesz się, czy mogłeś kupić coś za lepszą cenę lub czy w danej sytuacji mogłeś zrobić lepszy interes, jeśli nie będziesz pytał o korzystniejsze warunki. Pytanie o lepsze warunki powinno stać się dla ciebie nawykiem. Nie obawiaj się, że usłyszysz w odpowiedzi nie. Zdziwisz się, w jak wielu przypadkach twój przeciwnik powie tak zgadzając się na twoje żądania, chociaż ty spodziewałeś się raczej odpowiedzi odmownej. 2. Jeśli usłyszysz nie, spróbuj przynajmniej jeszcze raz. Nawet, jeśli usłyszysz nie, powinieneś spróbować przynajmniej raz jeszcze. Nigdy nie zadowalaj się odpowiedzią odmowną, zwłaszcza, jeśli otrzymałeś ją od kogoś, kto jest tylko pośrednikiem. Ten, kto próbuje jeszcze raz, znajduje się z reguły o krok bliżej rozwiązania. Nie zgadzaj się od razu na odpowiedź odmowną, tylko skonfrontuj problem, przyprzyj przeciwnika do muru i zrób krok do przodu, a zobaczysz, że otworzą się przed tobą nowe możliwości.

55 3. Nie zgrywaj twardziela.
Zwykłym nieporozumieniem jest twierdzenie, że jeśli ktoś chce być dobrym negocjatorem, powinien być twardy jak głaz, mieć twarz pokerzysty, nie godzić się na żadne kompromisy i nigdy nie ustępować z zajmowanego stanowiska. Negocjator, który postępuje w ten sposób, szybko zorientuje się, że taki styl gry nie jest specjalnie efektywny. Nieustępliwi negocjatorzy w gruncie rzeczy zaprzepaszczają swoje szanse na sukces. Stają się formalni, mało elastyczni i brakuje im umiejętności znajdowania takich rozwiązań, które zadowalałyby obie strony. Dlatego często zdarza im się utknąć w martwym punkcie, z którego potem trudno jest im się wydostać. 4. Nie popisuj się. Biorąc udział w negocjacjach nie próbuj się popisywać ani sprawiać wrażenia, że jesteś najlepszym negocjatorem na świecie. W przeciwnym razie twój przeciwnik nigdy nie przestanie być czujny. Spróbuj sprawiać wrażenie trochę roztargnionego i naiwnego. W pewnych okolicznościach możesz być nawet smutny i zakłopotany, że nie możesz spełnić oczekiwań przeciwnika. Osoba, która jest roztargniona, naiwna, smutna czy zakłopotana, budzi w ludziach instynktowną chęć pomocy i pocieszenia. Natomiast osoba, która ciągle się popisuje i przechwala tym, że wszystko jej świetnie wychodzi, powoduje, że inni mają ochotę utrzeć jej nosa.

56 5. Nie bądź nadgorliwy. Jeśli chcesz coś sprzedać…
Załóżmy, że chcesz sprzedać dom. Nie wolno ci powiedzieć zainteresowanemu kupnem, że bardzo chciałbyś się już stąd wyprowadzić ze względu na bałaganiarstwo sąsiadów. Nie możesz również powiedzieć mu, że chciałbyś opuścić dom tak szybko, jak to tylko możliwe, ponieważ hałas spowodowany dużym ruchem ulicznym nie pozwala ci spać po nocach. Musisz postąpić odwrotnie i opowiadać, jak bardzo jest ci przykro, że musisz się wyprowadzić. Tak dobrze mieszkało wam się w tym domu, że zupełnie nie wiesz, jak odnajdziecie się po przeprowadzce w nowe miejsce. W zasadzie to w ogóle nie chcecie sprzedawać tego domu, ale zmuszają was do tego pewne okoliczności. Jeśli chcesz coś kupić… Postępuj podobnie, jeśli chcesz coś kupić. Najgorsze, co możesz w takiej sytuacji zrobić, to okazać sprzedającemu entuzjazm i wielką chęć kupna tego, co ma on do zaoferowania. Zamiast tego udawaj, że nie jesteś specjalnie zainteresowany jego ofertą. Aby umocnić swoją pozycję, możesz na przykład powiedzieć: "Przykro mi, ale niestety nie jestem specjalnie zainteresowany pana ofertą. Gdybym jednak był zainteresowany, o ile byłby pan skłonny obniżyć cenę?" Nie jest pewne, że przeciwnik nabierze się na taką prostą sztuczkę, ale jeśli będziesz miał szczęście, dowiesz się, jaka jest najniższa cena, za którą jest on gotów sprzedać swój produkt.

57 6. Nigdy nie poddawaj się presji przeciwnika.
Pamiętaj, aby nigdy nie poddawać się presji przeciwnika. Jeśli mu się nie przeciwstawisz, przeciwnik uzna, że może cię nadal naciskać i wymuszać, abyś przystał na jeszcze więcej jego żądań. 7. Jeśli przeciwnik prosi cię o ustępstwo - zawsze proś o coś w zamian. Pamiętaj, że będziesz automatycznie osiągał lepsze rezultaty w negocjacjach, jeśli zapamiętasz, aby zawsze prosić o coś w zamian w sytuacji, kiedy ktoś prosi cię o przysługę lub nie wywiązuje się ze swoich wcześniejszych zobowiązań. Poza tym ludzie z twojego otoczenia będą wiedzieli, że nie mogą prosić cię o przysługę bez potrzeby, ponieważ będą świadomi, że nie jesteś typem człowieka, który godzi się na wszystko. W interesach chodzi przecież głównie o zyski. Jeśli twoje otoczenie zorientuje się, że bez najmniejszego sprzeciwu zgodzisz się na wszystkie przysługi i ustępstwa, o które cię poproszą, to bez przerwy będą prosić cię o to czy o tamto.

58 8. Zawsze bądź gotów przerwać negocjacje.
Dobry negocjator, zanim jeszcze wejdzie do pokoju, w którym mają odbyć się negocjacje, ma zakodowane w głowie, że ta sprawa nie jest dla niego na tyle ważna, aby nie mógł w każdej chwili wstać i wyjść, jeśli zaproponowane warunki nie będą mu odpowiadały. Naczelna zasada Jest taka naczelna zasada w negocjacjach, która mówi, że wygrywa ten, kto najmniej się przejmuje. W momencie, kiedy nie jesteś już w stanie powiedzieć, że zawsze możesz przerwać negocjacje, wtedy zaczynasz przegrywać. Nie ma nic, co musiałbyś za wszelką cenę osiągnąć. Zawsze są jakieś alternatywy, nawet wtedy, kiedy negocjujesz z przeciwnikiem już od wielu godzin i prawie udało się wam dojść do porozumienia, a propozycja przeciwnika wydaje ci się jedyną możliwą.

59 "Dobry negocjator powinien mieć bystry umysł i nieograniczoną cierpliwość, wiedzieć jak udawać i jednocześnie nie być kłamcą, budzić zaufanie, nie ufając jednocześnie innym, być skromnym i umieć mimo to jasno przekazywać swoje zdanie, potrafić oczarować innych nie ulegając ich czarowi i wreszcie posiadać dużo pieniędzy i cudowną żonę oraz pozostawać obojętnym na pokusy bogactwa i pięknych kobiet." Fragment z XVII i XVIII –wiecznych podręczników z dziedziny dyplomacji.

60 Dziękuję za uwagę