Specjalista do spraw odnawialnych źródeł energii

Prezentacja na temat: "Specjalista do spraw odnawialnych źródeł energii"— Zapis prezentacji:

1 Specjalista do spraw odnawialnych źródeł energii
„Wstęp do zarządzania projektami” Robert Szlęzak

2 … nie da się zjeść słonia w całości, trzeba pokroić go na kawałki …
… aby zarządzać trzeba mierzyć … Dobry Znajomy ;-)

3

4 Co to jest metodyka prowadzenia projektu ?

5 Proces Kompetencje Narzędzia Pomiar

6 Zakres < Ryzyka < Komunikacja Budżet Harmonogram (zasoby)

7 Jaka powinna być metodyka prowadzenia projektu OZE ?

8 Przykłady metodyk prowadzenia projektów
PMI, Agile, PRINCE 2 RUP XP (Extreme Programming) SCRUM

9 PRoject IN Controlled Environments
Projekty w sterowanych środowiskach

10 Historia PRINCE2 Opracowany na podstawie PROMPT II
1979 rok – zaadaptowanie PROMPT II przez CCTA 1983 rok – wzbogacenie PROMPT II o kwestie jakości 1989 rok - wykorzystanie PRINCE do rządowych projektów informacyjnych 1996 rok –PRINCE2 wytyczne do zarządzania wszystkimi rodzajami projektów

11 PRINCE2 PRINCE2 obejmuje: Zarządzanie projektami
Zarządzanie zasobami zaangażowanymi w wykonywanie prac PRINCE2 nie obejmuje: Specjalistycznych technik związanych z wytworzeniem produktu

12 Terminologia Uzasadnienie biznesowe Klient Produkt Program Dostawca
Użytkownik

13 PRoject IN Controlled Environments
Projekty w sterowanych środowiskach

14 Definicja projektu Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym Uzasadnienie Biznesowym

15 PRINCE2 życie projektu na tle życia produktu
Pomysł Studium Zlecenie przygotowania projektu Specyfikacja Konstruowanie Wykonanie Testowanie Przekazanie Ocena wartości Eksploatacja Złomowanie

16 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

17 Przygotowanie projektu (1)
Organizacja zespołu zarządzania projektem Założenia projektu Formuła realizacji projektu Oczekiwania jakościowe Klienta Zarys uzasadnienia biznesowego Rejestr ryzyka Plan etapu inicjowania

18 Przygotowanie projektu (2)
Mianowanie Członków zespołu zarządzania projektem Organizowanie zespołu zarządzania projektem Mianowanie przewodniczącego i kierownika projektu Przygotowanie założeń projektu Określenie formuły realizacji projektu Planowanie etapu inicjowania

19 Przygotowanie projektu (3)
Odpowiednie władze Wystarczające informacje Wyznaczone osoby do etapu inicjowania Zaplanowane prace dla etapu inicjowania Organizacja wie, że będzie projekt i co się z nim wiążę

20 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

21 Inicjowanie projektu (1)
Określenie jakości produktów Zaplanowanie projektu i określenie jego kosztów Przegląd Uzasadnienia Biznesowego Określenie ryzyk Zaangażowanie Komitetu Sterującego Stworzenie planu bazowego

22 Inicjowanie projektu (2)
Dokument Inicjujący Projekt (DIP) Co? Dlaczego? Kto? Kiedy? Jak? Rejestr Jakości Rejestr Zagadnień Rejestr Doświadczeń Plan następnego etapu

23 Inicjowanie projektu (3)
Doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyka Planowanie projektu Planowanie jakości Ustanowienie elementów sterowania Zestawienie DIP Ustanowienie systemu dokumentacji

24 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

25 Zarządzanie strategiczne projektem
Zarządzany przez Komitet Sterujący Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację planu etapu lub planu nadzwyczajnego Ustalenie zakresów etapów Wydawanie decyzji doraźnych Zamknięcie projektu

26 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

27 Sterowanie etapem (1) Bieżące zarządzanie projektem:
Udzielanie zgody na wykonywanie prac Zbieranie informacji o postępach Śledzenie zmian Przeglądanie stanu etapu Raportowanie Podejmowanie działań korygujących Zarządzanie ryzykiem i zagadnieniami projektowymi

28 Sterowanie etapem (2) Bieżące zarządzanie projektem:
Zgodnie z ustalonymi standardami jakości W ramach uzgodnionych: Kosztów Nakładów pracy Nakładów czasu Tak aby osiągnąć zdefiniowane korzyści

29 Sterowanie etapem (3) Grupy zadań Raporty okresowe
Zagadnienia projektowe Aktualizacja: Rejestru zagadnień Rejestru ryzyka Planu etapu Raporty o istotnych odchyleniach Przegląd uzasadnienia biznesowego

30 Sterowanie etapem (4) Podejmowanie działań korygujących Zgoda na
wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej Przegląd stanu etapu Analiza zagadnień projektowych Rejestrowanie zagadnień projektowych Przekazanie zagadnień projektowych Raportowanie okresowe

31 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie

32 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (1)
Uzgodnienie zakresu pracy Weryfikacja wykonania i jakości Ocena postępów i prognoza Uzyskanie zatwierdzenia

33 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (2)
Plany zespołów Zagadnienia projektowe Aktualizacja Rejestru jakości Rejestru ryzyka Raporty z punktów kontrolnych

34 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (3)
Przyjmowanie grupy zadań do wykonania Wykonywanie grupy zadań Oddanie grupy zadań Zgoda na wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej grupy zadań

35 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (4) / Karta Efektu

36 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (5) / Wykres Gantt’a

37 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

38 Zarządzanie zakresem etapu (1)
Dostarczanie kluczowych informacji KS: Czy kontynuować projekt? Czy dalsza realizacja projektu jest zasadna? Czy zatwierdzić bieżący etap i rozpocząć następny? Określenie wartości tolerancji Rejestracja wyników Rejestracja doświadczeń

39 Zarządzanie zakresem etapu (2)
Raport końcowy etapu Aktualna realizacja planu etapu Plan następnego etapu Aktualizacja: Planu projektu Rejestru ryzyka Uzasadnienia biznesowego Rejestru doświadczeń Plan zespołów

40 Zarządzanie zakresem etapu (3)
Raportowanie końca etapu Planowanie etapu Uaktualnianie uzasadnienia biznesowego Uaktualnianie planu projektu Opracowanie planu nadzwyczajnego Uaktualnianie rejestru ryzyka

41 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

42 Zamykanie projektu Sprawdzenia stopnia realizacji DIP
Przekazanie produktów klientowi Zalecenie działań następczych Raport z doświadczeń Raport końcowy Archiwizacja Plan przeglądu poprojektowego Pismo o zamknięciu projektu

43 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

44 Planowanie (1) Proces powtarzalny Element innych procesów
Lista kontrolna produktów Uaktualniony rejestr ryzyka

45 Planowanie (2) Projektowanie planu Określenie i analizowanie produktów
działań i współzależności Szacowanie Kompletowanie planu Analizowanie zagrożeń Harmonogramowanie

46 PRoject IN Controlled Environments
Projekty w sterowanych środowiskach

47 Komponenty Uzasadnienie biznesowe Organizacja Plany
Elementy sterowania Zarządzanie ryzykiem Jakość w środowisku projektu Zarządzanie konfiguracją Sterowanie zmianami

48 Uzasadnienie biznesowe
Przyczyna uruchomienia projektu Możliwe warianty realizacji produktu końcowego Oczekiwane korzyści Ryzyko Koszty i terminy Ocena inwestycji Ocena ogólna

49 Organizacja (1)

50 Organizacja (2)

51 Plany Produkty do wytworzenia
Działania potrzebne do wytworzenia produktów Działania potrzebne do potwierdzenia jakości produktów Zasoby i czas potrzebny do wykonania niezbędnych działań Współzależności pomiędzy działaniami Zewnętrzne powiązania Termin prowadzenia działań Punkty kontroli i monitoringu postępów Uzgodnienie tolerancji

52 PRoject IN Controlled Environments
Projekty w sterowanych środowiskach

53 Elementy sterowania (1)
Cele sterowania: Zachowanie opłacalności Wytworzenie wymaganych produktów Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem, zaplanowanymi zasobami i kosztami

54 Elementy sterowania (2)
Komitet Sterujący: Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację etapu/planu nadzwyczajnego Raporty okresowe Raporty o istotnych odchyleniach Ocena końcowa projektu Zatwierdzenie zamknięcia projektu

55 Elementy sterowania (3)
Kierownik projektu: Bieżąca kontrola Wprowadzanie korekt nienaruszających uzasadnienia biznesowego Zgoda na wykonanie grup zadań Raporty z punktów kontrolnych Rejestr jakości Zagadnienia projektowe Rejestr ryzyka

56 Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja zagrożeń Ocena zagrożeń
Określenie możliwych reakcji na zagrożenie Wybór reakcji Planowanie działań i przydział zasobów Monitorowanie i raportowanie

57 Zarządzanie konfiguracją
Jak i gdzie produkt będzie przechowywany Jakie będzie zabezpieczenie dla jego wprowadzenia i dostępu do niego Jak będzie identyfikowany produkt i jego kolejne wersje Kto odpowiada za konfigurację

58 Techniki Planowanie oparte na produktach Sterowanie zmianami
Ustalenie jakie produkty są wymagane Określenie formatu każdego produktu Ustalenie kolejności wytwarzania produktów Określenie standardów jakości dla produktów Sterowanie zmianami Przegląd jakości

59 Zarządzanie komunikacją - planowanie
Definiowanie typu i formatu informacji Analiza wartości informacji Zewnętrzne potrzeby komunikacyjne (np. media) Technologia komunikacji Narzędzia komunikacji Częstotliwość

60 Zarządzanie komunikacją (1)
Zapewnienie terminowego i właściwego generowania, zbierania i gromadzenia informacji KP spędza 90 % na komunikacji

61 Zarządzanie komunikacją (2)
Kodowanie i rozkodowywanie wiadomości Rodzaje komunikacji Aktywne słuchanie Efektywne słuchanie Obserwuj Myśl zanim powiesz Zadawaj pytania Powtarzaj Dawaj informację zwrotną Kodwanie i rozkodowywanie wiadomości Komunikacja ludzi dorosłych opiera się na abstraktach np. samochód jest szybki. Żeby w pełni zrozumieć to zdanie należy mieć dużą ilość danych (np. jaki samochód osobowy, dostawczy, ciężarowy, jaki rodzaj paliwa, jaka pojemność itd.). Nieznajomość tych parametrów może doprowadzić do nieprawidłowego zrozumienia intencji nadawcy komunikatu Rodzaje komunikacji (metajęzyk + mowa ciała) Komunikacja projetu w otoczeniu Komunikacja wewnątrz projektu Komunikacja międzyludzka KOMUNIKACJA FORMLNA Notatki ze spotkań, ustalenia Wszystkie dokumenty projektowe Raporty dla interesariuszy Raporty wewnętrzne projektu Aktywne słuchanie Skup się na tym co ktoś mówi, próbuj wejść w jego sytuacje zostawiając z boku swój punkt widzenia na sprawę Efektywne słuchanie Bez komentarza

62 Zarządzanie komunikacją (3)
Blokady komunikacyjne Pyskacz i maruda Odległość Nieprawidłowe odkodowanie Głuchy telefon Blokady komunikacyjne Plan komunikacji i dobór ról musi uwzględniać występowanie blokad komunikacyjnych np. szeregowy pracownik może obawiać się przekazać informację o nieterminowej realizacji zadania Prezesowi firmy (nawet w przypadku gdy Prezes liczy się z taką możliwością). Blokady należy identyfikować na początku projektu oraz w trakcie projektu analizować sytuację Pyskacz i maruda Ludzie, a w szczególności Polacy, mają skłonność do marudzenia i wyszukiwania słabych stron. Na tym skupiają swoją uwagę i wokół tego „rozmyślają”. Zamiast skupić się na znalezieniu efektywniejszego rozwiązania wyrażają niezadowolenie z zaproponowanego. Odległość Rozłączność zespołu jest blokadą komunikacyjną polegającą na nie uczestniczeniu całego zespołu full time w pracach projektowych. Ustalenia grup oddalonych od siebie przekazywane są później w formie telefonów, notatek lub innych. Często komunikacja niepełna (z reguły o rzeczach oczywistych się nie mówi) Nieprawidłowe odkodowanie Opisane na poprzednim slajdzie Głuchy telefon Przekazywanie wiadomości w sposób pośredni, poprzez „posłańca” lub pośrednika z reguły prowadzi do przekazania nie wiadomości a „zrozumienia wiadomości”.

63 PRoject IN Controlled Environments
Projekty w sterowanych środowiskach

64 Czy nie da się tego zrobić prościej ?

65 Zakres < Ryzyka < Komunikacja Budżet Harmonogram (zasoby)

66 Zaczynamy od ustalenia zakresu
Identyfikujemy wszystkie produktu (staramy się aby każdy produkt miał przypisany mu dokument), określamy cechy produktów tworząc kartę produktu Przydzielamy produkty do etapów i ustalamy zależności czasowe pomiędzy produktami Ustalamy metody pozyskania każdego produktu Szacujemy czas i koszty osiągnięcia każdego produktu Definiujemy zespół, Analizujemy ryzyka, Opracowujemy plan komunikacji …

67

68 Pytania

69 Ostrzeżenie! Informacja zawarta w niniejszej prezentacji może być poufna lub podlegać innym ograniczeniom formalno prawnym. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie informacji zawartych w niniejszym dokumencie w całości lub w części bez zgody autora może stanowić naruszenie praw autorskich.