Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu.

Prezentacja na temat: "Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu."— Zapis prezentacji:

1 Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych Konferencja „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego- część II”, Białystok 12 października 2007 przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki W prezentacji wykorzystano materiały z konferencji „Problemy wartościowania współczesnej dokumentacji” ,Warszawa czerwca 2007 (autor wspólnie z Andrzejem Jabłońskim z Archiwum Państwowego w Szczecinie) oraz Andrzeja Biernata (z narady dyrektorów Archiwów Państwowych maja 2007)

2 razem 45 minut bo 2 minuty już gadałem…
Plan Kilka informacji o projekcie 1 minuta Dlaczego? 8 minut Wypracowane praktyka 10 minut Problemy i kłopoty 14 minut Efekty (on-line) 5 minut pytania Technologie informatyczne powodują powstawanie dokumentacji, do której tylko w części da się zastosować zasady wypracowane dla dokumentacji tradycyjnej. Wypracowanie nowych zasad nie jest łatwe także z tego powodu że za zmianami nie nadążają nie tylko przepisy prawa ale także i język w którym stare terminy nabierają nowego znaczenia, a nowe niekoniecznie się przyjmują. W związku z tym często mamy trudności z wyjaśnieniem o co nam chodzi, a nawet jeśli nam się wydaje, że wszystko precyzyjnie wyłożyliśmy - odbiorcy naszych wypowiedzi mogą zupełnie inaczej to zrozumieć. Ze względu na ograniczone ramy czasowe chcemy zwrócić Państwa uwagę na niektóre pojęcia związane z nowymi technologiami mające różne znaczenia dla różnych grup zawodowych. Następnie postaramy się usystematyzować podstawowe zastosowania technologii informatycznych przez twórców dokumentacji bliżej zajmując się tylko jednym z tych zastosowań. Na zakończenie przypomnimy doświadczenia z analogowymi dokumentami elektronicznymi, które także tylko w części mogą być zastosowane do cyfrowych dokumentów elektronicznych. Jak widać już w ostatnim zdaniu użyliśmy terminu „ analogowy dokument elektroniczny” i „cyfrowy dokument elektroniczny”… Może lepiej przejdźmy do rzeczy. razem 45 minut bo 2 minuty już gadałem…

3 Kilka zdań o projekcie 2006 marzec - Decyzja 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki (rozpoczęcie budowy prototypu – NASK na zlecenie NDAP) 2006 kwiecień-grudzień - trzy urzędy biorą udział w testach przekazania dokumentów (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) 2006 listopad - Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U nr 206 poz. 1519 2006 grudzień - dostosowanie systemu do zgodności z ww. rozporządzeniem 2007 – trwają prace zmierzające do poprawienia ergonomiczności systemu … (?) 2008 – przeniesienie systemu do organizowanego Narodowego Archiwum Cyfrowego?

4 po co w ogóle taki projekt? …i czego dotyczy
Technologie informatyczne powodują powstawanie dokumentacji, do której tylko w części da się zastosować zasady wypracowane dla dokumentacji tradycyjnej. Wypracowanie nowych zasad nie jest łatwe także z tego powodu że za zmianami nie nadążają nie tylko przepisy prawa ale także i język w którym stare terminy nabierają nowego znaczenia, a nowe niekoniecznie się przyjmują. W związku z tym często mamy trudności z wyjaśnieniem o co nam chodzi, a nawet jeśli nam się wydaje, że wszystko precyzyjnie wyłożyliśmy - odbiorcy naszych wypowiedzi mogą zupełnie inaczej to zrozumieć. Ze względu na ograniczone ramy czasowe chcemy zwrócić Państwa uwagę na niektóre pojęcia związane z nowymi technologiami mające różne znaczenia dla różnych grup zawodowych. Następnie postaramy się usystematyzować podstawowe zastosowania technologii informatycznych przez twórców dokumentacji bliżej zajmując się tylko jednym z tych zastosowań. Na zakończenie przypomnimy doświadczenia z analogowymi dokumentami elektronicznymi, które także tylko w części mogą być zastosowane do cyfrowych dokumentów elektronicznych. Jak widać już w ostatnim zdaniu użyliśmy terminu „ analogowy dokument elektroniczny” i „cyfrowy dokument elektroniczny”… Może lepiej przejdźmy do rzeczy.

5 To nie jest to samo Informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej elektroniczne rejestry, ewidencje, inwentarze, spisy, indeksy itd. Kopie cyfrowe dokumentów tradycyjnych pliki zawierające informację graficzną (skany), kopie cyfrowe nagrań (dźwiękowych i wideo) Elektroniczne referencyjne rejestry publiczne takie jak PESEL, KRS, CEPIK, EGiB, TERYT, REGON itd. Dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego Powyższe przykłady zostały Państwu pokazane jako wprowadzenie do proponowanego podziału na 4 różniące się miedzy sobą przykłady zastosowania technologii informatycznych. Otóż możemy: Informatyzować jedynie samą informację o dokumentacji tradycyjnej – przykładem są najróżniejsze elektroniczne rejestry, ewidencje, inwentarze, spisy, indeksy itd. Elektroniczny inwentarz archiwalny (np. zakodowany w EAD) czy elektroniczny katalog zbiorów biblioteki to także przykład tego rodzaju informatyzacji. Wykonywać kopie cyfrowe dokumentów tradycyjnych np. pliki zawierające informację graficzną (skany), kopie cyfrowe nagrań (dźwiękowych i wideo). Krótko mówiąc możemy digitalizować dokumenty. Korzystać z elektronicznych referencyjnych rejestrw publicznych takich jak PESEL, KRS, CEPIK, EGiB, TERYT, REGON itd. Nie zawsze zdajemy sobie sprawę z ich istnienia ale są one niezbędną podstawą sprawnie działającego „społeczeństwa informacyjnego”. Zastosować dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego. Zastosowanie każdego z tych czerech rozwiązań prowadzi do powstania różnego rodzaju informacji.

6 tylko metadane o dokumentach
przypadek 1 - informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej (biblioteki, archiwa, wytwórcy dokumentacji) (1) Istnieje pierwowzór analogowy i tylko on zawiera kompletną informację (1) W systemie teleinformatycznym znajduje się tylko informacja o tym pierwowzorze (metadane) ale nie jego kopia cyfrowa umożliwiająca zapoznanie się z treścią (1) przykłady: biblioteczne katalogi on-line (OPAC Biblioteki Narodowej), elektroniczne inwentarze archiwalne (bazy danych archiwów państwowych), ale też rejestr dokumentów przychodzących do kancelarii urzędu, Przyjrzyjmy się bliżej przykładowi 1. Warto zwrócić uwagę że w tym przypadku produkowane są tylko metadane o dokumentach ale już nie same dokumenty. tylko metadane o dokumentach

7 Przyp. 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej (digitalizacja realizowana przez biblioteki i archiwa) (2) Istnieje pierwowzór analogowy, ale istnieje także kopia cyfrowa zawierająca tę samą informację - umożliwiająca takie samo zrozumienie dokumentu (2a) W systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze oraz dostępna jest także jego kopia cyfrowa przykład: OPAC Biblioteki Narodowej połączony z Cyfrową Biblioteką Narodową (CBN Polona) W kolejnym przypadku mamy do czynienia z powstającymi kopiami dokumentów analogowych. Warto zauważyć że istnieje (albo istniał) pierwowzór analogowy (nie zawsze jest to „oryginał”). metadane o dokumentach analogowych (i ich kopiach?) + dostępne cyfrowe kopie dokumentów

8 metadane o dokumentach (i kopiach?)
przypadek 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej – ciąg dalszy (biblioteki, archiwa) (2b) w systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze i o istniejącej off-line kopii, ale kopia, nie jest dostępna za pomocą tego systemu (2c) informacja o kopiach nie jest bezpośrednio powiązana z informacją o pierwowzorze (2d) istnieją kopie cyfrowe ale istnieje tylko informacja o nośnikach na jakich są one zapisane, albo … nie ma żadnej informacji Czasami zbiór kopii cyfrowych jest traktowany jako osobny zbiór i nie jest powiązany ze zbiorem informacji o ich pierwowzorach. Wydaje się że jest to błąd bo czymże jest kopia cyfrowa jeśli nie bardzo dokładną informacją o źródle? Jeśli kopie miałby być robione tylko w celu … wykonywania i składowania na półce (na przykład „zbór kopii cyfrowych zespołu X znaduje się na płytach DVD od nt 1000 do 1125”) to zasadne i trudne byłoby pytania o sens takiego działania. metadane o dokumentach (i kopiach?) kopie dokumentów

9 przypadek 3 – elektroniczne referencyjne rejestry publiczne (wytwórcy dokumentacji)
(3) w systemie informatycznym znajduje „czysta” informacja, która w zależności od potrzeb jest przetwarzana w formie raportów niezbędnych do realizacji zadań publicznych (na podstawie danych z rejestru wytwarzane są dokumenty …tradycyjne (np. wyciąg z hipoteki, wypis z KRS, prawo jazdy, dowód rejestracyjny itd.) (3) dokumenty elektroniczne w takich rejestrach nie są zapisane w formie utrwalonych plików o określonym formacie Elektroniczne referencyjne rejestry publiczne to założenia zbiory danych ale nie o dokumentach tylko o określonych obiektach które dokumentami nie są. Opisanymi w rejestrach obiektami mogą być firmy (KRS czy znany z „naszego podwórka” rejestr przechowawców dokumentacji osobowej), pojazdy (CEPiK), budynki i grunty (EGiB) czy ludzie (PESEL). same metadane - ale z założenia nie o dokumentach tylko o innych obiektach

10 przypadek 4 – dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego (wytwórcy dokumentacji)
(4) dokument elektroniczny zastąpił dokument tradycyjny w procesie realizacji zadań publicznych (wszystko załatwiane jest elektronicznie) (4) w systemie informatycznym dostępne są: dokumenty elektroniczne naturalne tzw. „born digital” w postaci możliwych do wyodrębnienia plików w określonym formacie kopie cyfrowe napływających dokumentów tradycyjnych w postaci j.w. (wtórne dokumenty elektroniczne na podstawie których podejmuje się decyzje) same metadane o procesie ich przetwarzania (4b) w systemie informatycznym dostępne są dokumenty elektroniczne (te w postaci możliwych do wyodrębnienia plików o określonym formacie oraz … same metadane o procesie ich przetwarzania. Na ten przypadek chcielibyśmy zwrócić szczególną Państwa uwagę. Otóż zinformatyzowane podmioty publiczne aby sprawniej realizować swoje zadania w systemach teleinformatycznych przechowują nie tylko naturalne dokumenty elektroniczne ale także dokumenty wtórne (przetwarzając cała prawie napływająca dokumentację papierową na postać cyfrową). W ten sposób w systemie informatycznym w dokumentacji załatwianych elektronicznie spraw istnieją obok siebie i dokumenty naturalne i wtórne. Każdy z tych dokumentów ma przyporządkowane powstałe w procesie obiegu metedane. dokumenty elektroniczne naturalne + dokumenty elektroniczne wtórne + metadane

11 jaką informację chcemy zachować?
przypadek 1-3 (nie jest tematem tej prezentacji) zostawmy do rozpatrzenia innym razem czy w przypadku 4, gdy mamy do czynienia z załatwianiem spraw wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych (także tych będących kopiami napływających papierów) będziemy starali zachować się całość* dokumentacji elektronicznej dotyczącej załatwiania spraw czy tylko naturalne dokumenty elektroniczne (born digital)? Zadajmy teraz pytanie czy jeśli mamy do czynienia z załatwianiem spraw wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych (także tych będących kopiami napływających papierów) będziemy starali zachować się całość dokumentacji elektronicznej (w tym także kopie dok. analogowych nawet jeśli wykonane do bieżących potrzeb urzędu w rozdzielczości 150 dpi) dotyczącej załatwiania spraw czy tylko naturalne dokumenty elektroniczne? Można się bowiem spotkać z poglądami że skoro istnieją i zostały zachowane papierowe pierwowzory skanów które składają się na elektronicznie załatwiane sprawy, to nie należy ich zachowywać i przekazywać do archiwów państwowych bo to są przecież kopie i do tego jeszcze niedoskonałej jakości. *w tym także kopie dok. analogowych nawet jeśli wykonane do bieżących potrzeb urzędu w rozdzielczości 150 dpi

12 dlaczego tak ważny przypadek 4
Coraz więcej podmiotów publicznych decyduje się na wspomaganie procesu realizacji swoich zadań za pomocą systemów teleinformatycznych Niezależnie od tego czy system taki służy do załatwiania spraw czy tylko do rejestracji przebiegu spraw załatwianych tradycyjnie (na papierze) – w wyniku ich użytkowania powstają dane elektroniczne umożliwiające znacząco dokładniejsze i szybsze poszukiwanie informacji niż to wynika z tradycyjnej metodyki archiwalnej Coraz więcej podmiotów publicznych decyduje się na wspomaganie procesu realizacji swoich zadań za pomocą systemów teleinformatycznych. To jest fakt który po prostu należy przyjąć do wiadomości. Jak pokazaliśmy to na przykładzie prototypu ADE powstające w takich systemach uporządkowane metadane dotyczące przebiegu załatwiania spraw umożliwiają daleko bardziej dokładne wyszukiwanie niż to wynika z wypracowanej przez lata metodyki opracowanie archiwalnego „od ogółu do szczegółu”. Oprócz metadanych powstają kopie dokumentów papierowych umożliwiające zapoznanie się z ich treścią (na tyle dokładne aby co do tej treści nie mieć wątpliwości). Oczywiście gromadzone są także naturalne dokumenty elektroniczne. Zadajmy więc pytanie czy mimo tego iż mamy do czynienia z „mieszaniną” naturalnych dokumentów elektronicznych, nienajlepszych technicznie kopii dokumentów papierowych i metadanymi pokazującymi powiązania między nimi mielibyśmy (za względu na „czystość” danych) pozbawiać się takiej informacji? Czego będzie szukał użytkownik archiwum przyszłości – szybkiej i rzetelnej informacji czy też „oryginalnej” informacji? I w imię czego mielibyśmy się jej pozbawiać? Kolejne slajdy pokażą różnice pomiędzy „ładunkiem informacyjnym” dokumentacji tradycyjnej i tej stworzonej w systemie teleinformatycznym. w imię czego pozbawiać się tej informacji?

13 biurowość tradycyjna – dokładność informacji
Co wiemy o dokumentach: Nic Co wiemy o sprawach Co wiemy o teczkach z dokumentami: znak akt (kod komórki, symbol w wykazu akt, nr kolejny, rok) nazwa komórki (odpowiadająca kodowi komórki) tytuł teczki (odpowiadający symbolowi z wykazu akt) daty skrajne liczba stron kategoria archiwalna (odpowiadająca pozycji z wykazu akt) Aby pokazać przewagę metadanych gromadzonych automatycznie podczas pracy w systemie teleinformatycznym służącym do obiegu dokumentów zastanówmy się czego możemy się dowiedzieć na podstawie danych otrzymanych zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym dla dokumentacji tradycyjnej. Wiemy coś (i to niewiele) tylko o teczkach z dokumentacją. O sprawach znajdujących się w tych teczkach nie mamy żadnej informacji - chyba że sami ją … przepiszemy do systemu (wykonamy „retrokonwersję” list spraw).

14 zarządzanie dokumentacją 2006
znamy jeszcze rozmiar w metrach bieżących półek teczka: to wszystko co wiemy lista spraw: to już za dokładnie

15 biurowość tradycyjna – jakość informacji 1
Ponadto jakość informacji na dokumentach tradycyjnych świadczącej o kontekście danego dokumentu lub genezie powstania kolejnych dokumentów znajdujących się w sprawie, często pozostawia wiele do życzenia. Spróbujmy na przykład odczytać pełny znak sprawy przedstawionego na slajdzie dokumentu. Jest to DP.023/MSWiA/99/07/… no właśnie. Czy dowiemy się kto i komu zlecił załatwienie sprawy? Bez porównania z innymi dokumentami należącymi do sprawy raczej nie ma na to szans. A i tak może się zdarzyć że nie dowiemy się czyk podpis został złożony

16 biurowość tradycyjna – jakość informacji 2
treść dekretacji? odbiorca data A to kolejny (specjalnie wybrany) przykład nieczytelnych danych dodanych odręcznie w tradycyjnym modelu biurowości. Zgadnijmy do kogo był dekretowany dokument, przez kogo i … kiedy. Właśnie – możemy tylko zgadywać. dekretujący Co wiadomo z tych „robaczków’?

17 System informatyczny – dokładność informacji
Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych Co wiemy o dokumentach: Co najmniej: twórca, tytuł, data, format, dostęp, typ, Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia i inne Co wiemy o sprawach Co najmniej: twórca, tytuł, daty skrajne, dostęp, Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia Co wiemy o teczkach Nie ma potrzeby tworzenia „elektroteczek” Jeśli takiej wiedzy ktoś by sobie zażyczył (!?) to możliwe jest wykonanie automatycznego raportu za wskazany okres (tylko że… bez podania liczby stron, ponieważ nie wszystkie dokumenty elektroniczne mają strony) Natomiast jeśli mamy do czynienia z systemem teleinformatycznym to „schodzimy” ze szczegółowością opisu do poziomu pojedynczego dokumentu (a raczej pojedynczej informacji). Nasza wiedza jest tak dokładna że nie potrzebujemy już informacji o teczkach. Takie „elektroteczki” odpowiadające tradycyjnym teczkom aktowym (czyli np. komplety dokumentów przetwarzanych przez daną komórkę organizacyjną, przyporządkowanych do danej pozycji wykazu akt w ciągu roku) możemy wytworzyć zadając odpowiednio skonstruowane pytanie do systemu tylko… po co?

18 System informatyczny – dokładność i jakość informacji
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <dokument xmlns=" xmlns:xsi=" xsi:schemaLocation=" Metadane-1.6.xsd"> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP"> </id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Zakład Naukowy Archiwistyki</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Krochmal</nazwisko> <imie>Jacek</imie> <funkcja>kierownik ZNA</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP"> </id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Wydział Organizacji i Udostępniania</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Berska</nazwisko> <imie>Barbara</imie> <funkcja>kierownik WOU</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <data><typ>stworzony</typ><czas> T10:49:53+01:00</czas></data> <dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc> </dostep> <format><typ>text/plain</typ></format> <grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA </kod><opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie> <identyfikator> <typ>intraDokID</typ> <wartosc>DD32067.txt</wartosc> </identyfikator> <jezyk kod="pol"/> <relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ> <wartosc>DS25494.tif</wartosc></identyfikator><typ>jestDekretacją</typ></relacja> <tworca> <funkcja>stworzyl</funkcja> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP"> </id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Dyrektor Generalny</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Biernat</nazwisko> <imie>Andrzej</imie> <funkcja>Dyrektor Generalny</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> </tworca> <typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Dekretacja</rodzaj></typ> <tytul><oryginalny jezyk="pol">Dekretacja dokumentu</oryginalny></tytul> </dokument> z tych „robaczków” wiadomo dokładnie kto komu i kiedy (z dokładnością do sekundy) dekretował dokument, ale także jakie są stanowiska osób i ich miejsce w strukturze organizacyjnej A to przykład metadanych zgromadzonych do tego samej dekretacji której nie mogliśmy odczytać. Jak widać wszystko jest jednoznaczne. Aby było czytelne i łatwo zrozumiałe wystarczy odpowiednie oprogramowanie. Jeśli ktoś lubi to można dla niego stworzyć takie oprogramowanie, które będzie informacje o dekretacji prezentować w pustych miejscach „na obrazie” skanu dekretowanego dokumentu. Tylko po co?

19 Porównanie (ważniejsze różnice)
Metodyka tradycyjna Wiedza na poziomie teczki Wątpliwości związane z obiegiem (kto komu) Dekretacje „na” dokumentach Dokumenty kopiowane tyle razy ilu odbiorców System informatyczny Wiedza na poziomie każdego dokumentu Żadnych wątpliwości związanych z obiegiem Dekretacje jako osobne dokumenty Dokumenty zapisywane w systemie jeden raz A oto krótkie podsumowanie różnic pomiędzy tradycyjnie prowadzoną biurowością i systemem teleinformatycznym. Aż się chce zadać pytanie dlaczego jeszcze systemy nie wyparły teczek aktowych? Niestety wynika to (zob. slajd z wnioskami OpenEvidence) z nienadążających za zmianami przepisów prawa, które w zdecydowanej większości nie nadążają za zmieniająca się rzeczywistością. O dlatego choćby podmioty publiczne chciały nie tworzyć teczek aktowych to … ciągle nie mogą bo im prawodawca nie pozostawia wyboru. Ale to temet na inną prezentację. O przepisach prawa które stają się wraz z rozwojem nowych technologii … absurdalne.

20 Cel rozporządzenia z art.5 ust.2c
rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych jest po to aby istniejące znacząco dokładniejsze informacje znajdujące się w systemach wspomagających obieg dokumentów nie tylko nie zostały bezpowrotnie utracone ale zostały w sposób odpowiednio uporządkowany przekazane do archiwów państwowych Inaczej mówiąc: „złapanie” takiej informacji jest ważne ponieważ jest ona w porównaniu z dotychczasową (tą o teczkach) – niezwykle dokładna Zastanawiają się Państwo zapewne dlaczego na konferencji poświęconej wartościowaniu dokumentacji nic jeszcze nie było o … wartościowaniu. Otóż celem Rozporządzenia MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych jest umożliwienie złapania informacji o wiele dokładniejszej niż archiwa otrzymują dotąd. Ponieważ ta informacja jest po prostu bardzo cenna z punktu widzenia przyszłego użytkownika archiwów. Ale przekazanie do archiwum dokumentów elektronicznych także i kopii dokumentów papierowych nieistotnych dla spraw wersji roboczych dokumentów itp. materiałów, które pozbawione kontekstu materiałami archiwalnymi nie są, niewątpliwie jest przyczynkiem do dyskusji o wartościowaniu. Można oczywiście nie zastanawiać się nad tym wracając na sam początek dyskusji tj. stwierdzając autorytatywnie, że tylko papierowy oryginał może być materiałem archiwalnym. Jak w takim razie traktować wydrukowane i wrzucone do teczek aktowych wiadomości poczty elektronicznej? Konsekwentnie trzeba byłoby je wyrzucać stwierdzając autorytatywnie że przecież to … kopie. tylko jak to „złapać”?

21 I jeszcze jeden (niedostrzegany) cel
W podmiotach publicznych pracuje bardzo liczna grupa osób (nie wiem nie czy większość) którzy nie są zwolennikami informatyzacji. Oprócz powszechnie znanych i często przytaczanych przez tę grupę argumentów (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument „bo tak!”) jeśli udowodnimy, że jest możliwe przekazanie dokumentacji elektronicznej do archiwum z zachowaniem kontekstu jej powstawania, to stanie się ona postrzegana jako faktyczna alternatywa dla teczek aktowych

22 Wypracowana praktyka Technologie informatyczne powodują powstawanie dokumentacji, do której tylko w części da się zastosować zasady wypracowane dla dokumentacji tradycyjnej. Wypracowanie nowych zasad nie jest łatwe także z tego powodu że za zmianami nie nadążają nie tylko przepisy prawa ale także i język w którym stare terminy nabierają nowego znaczenia, a nowe niekoniecznie się przyjmują. W związku z tym często mamy trudności z wyjaśnieniem o co nam chodzi, a nawet jeśli nam się wydaje, że wszystko precyzyjnie wyłożyliśmy - odbiorcy naszych wypowiedzi mogą zupełnie inaczej to zrozumieć. Ze względu na ograniczone ramy czasowe chcemy zwrócić Państwa uwagę na niektóre pojęcia związane z nowymi technologiami mające różne znaczenia dla różnych grup zawodowych. Następnie postaramy się usystematyzować podstawowe zastosowania technologii informatycznych przez twórców dokumentacji bliżej zajmując się tylko jednym z tych zastosowań. Na zakończenie przypomnimy doświadczenia z analogowymi dokumentami elektronicznymi, które także tylko w części mogą być zastosowane do cyfrowych dokumentów elektronicznych. Jak widać już w ostatnim zdaniu użyliśmy terminu „ analogowy dokument elektroniczny” i „cyfrowy dokument elektroniczny”… Może lepiej przejdźmy do rzeczy.

23 Trochę spraw technicznych
paczka archiwalna – nieskompresowany plik *.tar zawierający trzy foldery

24 Trochę spraw technicznych 2
folder dokumenty – folder zawierający ... dokumenty elektroniczne – wszelkie jakie są przekazywane w paczce – z nazwami takimi jak nadał je system

25 Trochę spraw technicznych 3
folder metadane – folder zawierający metadane do dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce – zasada 1 dokument = jeden odpowiadający mu plik XML z metadanymi. Nazwy odpowiadają nazwom dokumentów z folderu „dokumenty”

26 Trochę spraw technicznych - 4
folder „sprawy” - folder zawierający metadane opisujące sprawy które „zawierają” przesłane dokumenty elektroniczne – niezależne od bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami - pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów

27 jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma wygląda tak:

28 jak jest realizowane przyporządkowanie do spraw
Metadane dokumentu (w pliku DS500.tif.xml ) W tym między innymi opis elementu „grupowanie” wyglądał tak: <grupowanie> <typ>znak sprawy</typ> <kod>ZNA </kod> <opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis> </grupowanie> Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają tak W tym identyfikator sprawy wygląda tak: <identyfikator>   <typ>znak sprawy</typ>   <wartosc>ZNA </wartosc> </identyfikator>

29 Przekazywanie: jak to będzie w praktyce?
założenie „superkonta” w systemie informatycznym do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych dla administracji publicznej (właściwe archiwum państwowe) przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w podmiocie planującym przekazanie materiałów archiwalnych (w postaci pliku XML o określonej strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek! wysłanie spisu w drodze teletransmisji za pomocą „superkonta” (podmiot przekazujący) natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu przez system (czy zgodny technicznie) merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum państwowe nadzorujące dany podmiot

30 Jak to będzie wyglądało w praktyce?
powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji spisu przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu informatycznego (podmiot przekazujący) kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego oprogramowania) (archiwum „techniczne”) eksport danych z nośnika do systemu (archiwum „techniczne”) techniczne sprawdzenie przez system zgodności przekazanych materiałów z: spisem zdawczo-odbiorczym przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i zapisane (ust.2c) (system)

31 Jak to będzie wyglądało w praktyce?
wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy istotnie przekazano materiały archiwalne) - maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu służącego do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu przekazującego. W przypadku pozostawiania w systemie konieczność oznakowania dokumentów przekazanych. (instytucja przekazująca)

32 Proces przekazania (schemat)
6. paczka archiwalna (na nośniku) 6. paczka archiwalna (teletransmisja) Aktotwórca Archiwum Techniczne Archiwum Państwowe Superkonto Konto edycyjne 1. założenie kont 7. wprowadzenie do systemu 2. założenie kont Konto admin. Konto merytor. 3.spis z-o 5.suma kontrolna 4. Akceptacja spisu 8. akceptacja paczki System informatyczny Archiwum Dokumentów Elektronicznych

33 Schemat przekazywania Diagram procesu wprowadzania materiałów archiwalnych
za: Łukaszem Żuchowskim (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa)

34 Co jeszcze robi prototyp
Automatycznie wydziela serie (na podstawie zawartej w przekazanych metadanych informacji o strukturze organizacyjnej) Umożliwia edycję metadanych przez archiwa państwowe (na poziomie zespołu, serii, sprawy, dokumentu) ale tylko w zakresie obszaru działania archiwum. Edycja metadanych przez archiwum państwowe nie narusza integralności metadanych pierwotnych – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (po testach). Umożliwia edycję metadanych przez instytucje publiczne (np. przez ich archiwa zakładowe) ale tylko w zakresie „ich” materiałów. Edycja ta nie narusza integralności metadanych pierwotnych ani metadanych archiwum państwowego – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (w trakcie testów)

35 Co jeszcze robi prototyp 2
Automatycznie blokuje dostęp publiczny do materiałów archiwalnych dla których element „dostęp” jest określony jako „metadane” (blokowanie dostępu do treści dokumentu – zachowany dostęp i możliwość wyszukiwania na podstawie metadanych) „niedostępne” (blokowanie dostępu do wszelkich metadanych lub blokowanie dostępu tylko do metadanych odnoszących się do treści dokumentu ?) Umożliwia eksport danych wybranych spraw uporządkowanych w postaci paczki archiwalnej określonej w rozporządzeniu MSWiA (w razie potrzeby przekazania materiałów upoważnionym podmiotom). Opcja dostępna tylko dla konta merytorycznego archiwum państwowego i instytucji publicznej i tylko w zakresie materiałów właściwych dla tego archiwum lub tej instytucji

36 Walidator Aby sprawdzić czy nasz system informatyczny „potrafi” wyprodukować prawidłową technicznie paczkę archiwalną można zajrzeć na stronę gdzie udostępniono zestaw walidatorów umożliwiających sprawdzenie metadanych pojedynczego dokumentu elektronicznego, spisu zdawczo-odbiorczego, a także całej paczki archiwalnej przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego.

37 Więcej na ten temat… W materiałach przygotowanych na szkolenia dla pracowników archiwów państwowych:

38 Co jeszcze potrzebne? ale aby to dobrze zrobić…
Wykaz testów dla systemu informatycznego przeznaczonego do postępowania z dokumentami elektronicznymi (system „przechodzi” testy = nadaje się do realizacji zadań wymienionych w rozporządzeniu) Wykorzystanie systemu ADE do procesu wydawania zgody na brakowanie przez archiwum państwowe? Wykaz rodzajów dokumentów (zgodnie z rozporządzeniem) Automatyczna weryfikacja zgodności paczki archiwalnej z wykazem akt Przykładowe procedury dotyczące długoterminowego przechowywania ale aby to dobrze zrobić…

39 …potrzebne są Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji (§ 4. Rozporządzenia o niezbędnych elementach struktury) Propozycja robocza wypracowana przez archiwa państwowe jest tutaj:

40 oraz: wykazy akt przekazywane do ADE w postaci zestandaryzowanych plików XML (wzór wykazu akt w postaci elektronicznej)

41 Problemy i kłopoty

42 Komu backup? Co leży w megamarkecie z elektroniką na regale z napisem „archiwizacja”? A może skopiować zawartość dysków razem ze strukturą folderów „jak leci” i przekazać do archiwum? (i tam niech się zajmują tym dalej – wszak od tego są) Jedna z Ważnych Instytucji Publicznych zaproponowała przekazywanie do archiwum państwowego kolejnych backupów systemu informatycznego - zaznaczając że aby to w ogóle odczytać to musimy kupić: Licencję na „Silnik” bazy danych (od znanej firmy o światowym zasięgu) Licencję na aplikację realizującą zadania publiczne za pomocą tego silnika (od znanej firmy o ogólnokrajowym zasięgu) Szkolenia (żeby w ogóle się zorientować jak działa(ł) system

43 Dlaczego materiały archiwalne uporządkowane w określony sposób?
Czy tradycyjne papiery mogą być przekazane do archiwum państwowego byle jak czyli „w rozsypie”? To co na papierze może poleżeć przez 50 lat w kącie (i najczęściej nic się nie stanie), może być jeszcze po tym czasie uporządkowane Po 50 latach leżące w kącie taśmy (np.. DLT) z backupów przypuszczalnie będą… do niczego, ponieważ…

44 … ponieważ Nie dadzą się w ogóle odczytać (uszkodzony będzie sam nośnik) Nie będzie urządzeń do odczytania (nie będą już produkowane) Nie będzie oprogramowania do odczytania Nie będzie można stwierdzić jakie oprogramowanie jest potrzebne Znajomość kontekstu „wytworzenia zapisanej taśmy” to jak znajomość kontekstu… zapełnienia regału w magazynie

45 Aby nie było takich kłopotów…
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U nr 206 poz (jak uporządkować materiały na nośniku) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U nr 206 poz (jakie dane gromadzić „od początku” oraz jaka procedura przekazania i …przygotowania do przekazania) …czyli nie chcemy backupów

46 Praktyka: ogólne problemy z postrzeganiem dokumentu elektronicznego
zapisany nośnik (por. kodeks karny art.115 §14) dokument jako plik (XML???) stworzony na podstawie formularza lub wzoru ustalonego w przepisach prawa (por. ustawa o podpisie elektronicznym art.58 ust.3) pobranego z „centralnego repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych” (zob. §3.4 Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych - Dz. U. z dnia 11 grudnia 2006 r.). dokument jako plik zapisany w jednym z formatów wymienionych w Rozporządzeniu RM w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U ) dokument jako inny, niewymieniony w przepisach plik dokument „wieloplikowy” dokument jako wpis do bazy danych systemu EOD

47 Spodziewane problemy z samym przekazywaniem… i przejmowaniem
(skomplikowana?) procedura przekazania przy wykorzystaniu prototypu systemu informatycznego do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych co w przypadku gdy przekazywane byłyby zbiory dokumentów zawierające nagrania wideo (np. zapisy posiedzenia sądu w jakości „tylko” 5Mb/sek?)

48 zapisany nośnik… kodeks karny art.115 §14: „Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”

49 …czy zbiór danych na nośniku
Ustawa o informatyzacji art.3 pkt2: „Dokument elektroniczny: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”

50 załóżmy że to zbiór danych – jaki?
czy „uporządkowanych w określonej strukturze” znaczy „plik w określonym formacie”? jeśli plik to w jakim formacie? wymienionym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U ) – tamże XML do „definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań między nimi” wymienionym w §2.3 rozporządzenia MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U ) – tamże XML do sporządzania dokumentów elektronicznych „do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej”

51 jeszcze dokładniej… A może dokument elektroniczny to tylko taki który został przygotowany na podstawie wzorca… który został: przygotowany w formacie (XML), zawierający definicję struktury danych (XSD), wzorzec wizualizacji (XSLT) oraz dane wskazujące na treść oraz zakres użycia (z projektu rozporządzenia MSWiA z art. 58 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym zob.

52 Wniosek Byłoby miło gdyby wszystkie dokumenty elektroniczne służące do załatwiania spraw były pojedynczymi plikami w formacie XML … i może kiedyś tak będzie Jednak w systemach EOD występują dokumenty w najróżniejszych formatach i … długo jeszcze będą występować (np. skany pism papierowych, nagrania dźwiękowe, pliki binarne spoza obszaru RP itd…) Dlatego Rozporządzenie MSWiA wymaga przekazania osobnego pliku metadanych w formacie XML dla każdego dokumentu elektronicznego – w ten sposób kontekst przekazanych dokumentów sprowadzany jest do wspólnego mianownika – każdy dokument ma identycznie oznaczone (zgodnie z XSD) metadane

53 Ale czy jest dokumentem elektronicznym?
Problem praktyczny 1 - dekretacja w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD) Nie jest plikiem (bo nie jest zapisana w określonym formacie tylko jako wpis do bazy danych) Ale czy jest dokumentem elektronicznym? Wszak jest to uporządkowany zbiór danych stanowiący odrębną całość znaczeniową Możliwe są do wyodrębnienia niezbędne elementy struktury określone w rozporządzeniu MSWiA (inne niż dokumentu dekretowanego!)

54 Przykład: pismo i dekretacja: różne metadane – różne dokumenty powiązane relacją
Identyfikator: DS25494.tif Odbiorca: NDAP/ Dyrektor Generalny Twórca: AP Białystok/ Dyrektor/Marek Kietliński Data: 30 marca 2007 Typ: text/pismo Format: image/tif Dostęp: wszystko (publiczny) Tytuł: Problemy z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim Dekretacja tego pisma: Identyfikator: DD32067.txt Odbiorca: NDAP/ZNA/ Jacek Krochmal Twórca: NDAP/Dyrektor Generalny/Andrzej Biernat Data: 5 kwietnia 2007 Typ: text/dekretacja Format: text/plain Dostęp: wszystko (publiczny) Tytuł: Dekretacja dokumentu Relacja: jestDekretacją DS25494.tif

55 Treść dokumentów z poprzedniego slajdu
Treść pisma: Treść dekretacji: „Do realizacji. WOU we współpracy z ZNA” Warto zauważyć, że sama treść dekretacji bez metadanych (niezbędnych elementów struktury), a zwłaszcza relacji wiążącej z dokumentem dekretowanym nic nie znaczy

56 Problem praktyczny 1 - efekty
W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE ( przekazane dekretacje nie zawierały kluczowej informacji na temat odbiorcy (odbiorców wpisano do treści dokumentu) w ogóle nie przekazano dekretacji (brak było jakichkolwiek informacji o obiegu dokumentów) Cytat z pisma producenta systemów EOD do NDAP: „(…) jest problem z dokumentami elektronicznymi, które powstały tylko w bazie systemu jako rekord zapisu), a nie mają innej postaci (ani papierowej, ani pliku z rozszerzeniem. ). Jak taki dokument możne przekazać do archiwum, aby być w zgodzie z rozporządzeniem?” Uwaga: braku dekretacji nie można walidować automatycznie. Brak odbiorcy dekretacji można walidować automatycznie, ale nie można tego automatycznie… odrzucić

57 Problem praktyczny 2 – metadane w osobnych plikach
Rozporządzenie jest jednoznaczne: „Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi” (załącznik pkt 3 zdanie drugie). Ale nie znaczy to, że każdy plik z metadanymi musi mieć odpowiadający mu dokument elektroniczny. Może się zdarzyć sytuacja, że w systemie EOD nie ma pliku odpowiadającego dokumentowi elektronicznemu tj. są … same metadane (np. opisano w systemie dokument fizyczny i nie ma jego odpowiednika cyfrowego, albo dekretacja nie zawiera treści) Takie „same metadane” także mają znaczącą wartość informacyjną ułatwiającą (zgodnie z definicją) wyszukiwanie, kontrolę i zrozumienie dokumentu

58 Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych
Skoro „Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi” i musi to być niezbędne minimum to analizując rozporządzenie można zauważyć że np. metadane twórcy będą prawidłowe jeśli zostanie określona nazwa instytucji która stworzyła dokument i funkcja (czyli np. „stworzyl”)… i już – po co jakieś dane o jednostkach organizacyjnych, wydziałach, stanowiskach itd.. W przypadku gdy będzie przekazanych 40 tysięcy dokumentów to 30 tysięcy z nich może mieć wpisaną tę samą nazwę instytucji – twórcy (jeśli były to dokumenty w niej wytworzone) Dlaczego więc nie przekazać jedynie kodu (identyfikatora) instytucji zamiast jej pełnej nazwy? I niech sobie archiwum państwowe samo ustali nazwę twórcy na podstawie referencyjnego rejestru publicznego. W ten sposób będzie można też ustalić adres itp. dane.

59 Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych
Powielenie metadanych dla każdego dokumentu elektronicznego (zamiast identyfikatora – nazwa i adres) to nie jest dla systemu informatycznego problem techniczny ale za to: dane „archiwalne” będą niezależne od ewentualnych zmian w rejestrach referencyjnych ewentualne dane w systemach informatycznych nie będą stale zależne od jednego rejestru referencyjnego (będzie możliwość weryfikacji informacji za pomocą różnych źródeł) Czy przekazywać więcej informacji na temat twórców dokumentów i i ich miejscu w strukturze organizacyjnej instytucji publicznych to jak się wydaje będzie (już niedługo) problem …polityczny a nie techniczny.

60 Problem praktyczny 4: wymagalność i kolejność podelementów a… jakość
W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE ( były problemy z przygotowaniem metadanych wg określonej kolejności pojawiały się tzw. puste znaczniki w elementach nieobowiązkowych (np. <opis></opis>) pojawiały się metadane zgodnie z XSD ale bez wartości informacyjnej np. <tytul>1.tif</tytul> albo <tytul>pismo</tytul> pojawiały się metadane będące informacją fałszywą np. dla dokumentu w języku angielskim określono <jezyk kod="pol"/> Uwaga: automatycznie walidować da się tylko to co w pkt a-b

61 Ważna informacja Podczas testów przekazywano wyłącznie materiały posiadające status dokumentów dostępnych publicznie (nie można było przekazać dokumentów niedostępnych do niesprawdzonego systemu).

62 problem praktyczny 5 - dostęp
Jednym z niezbędnych elementów struktury dokumentu elektronicznego jest „dostęp” czyli „określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument” W proponowanych „objaśnieniach” minimalne wymagania dla tego elementu to: dostępność – określenie, czy dokument lub metadane są dostępne (wymagane) uwagi – dodatkowe objaśnienia komu i na jakiej podstawie można udostępnić dokument, lub określenie przyczyny nieudostęniania (opcjonalne) data – data do której dokument lub grupa dokumentów są niedostępne (od kiedy są dostępne) w przypadku ograniczeń w dostępie (opcjonalne) Bez tej wiedzy nie ma mowy o automatycznym udostępnianiu

63 problem praktyczny 5 - dostęp
Dla pewnych grupy dokumentów z założenia można stwierdzić ze są niedostępne publicznie (np. występują w nich dane osobowe) a dla innych z całą pewnością że są dostępne (te co trafiły do BIP) Określenie dostępu do części dokumentów będzie jednak możliwe wyłącznie po zapoznaniu się z ich treścią przez człowieka – zrobienie tego na etapie przetwarzania dokumentu w urzędzie przez kompetentnego urzędnika jest wykonalne – po przekazaniu do archiwum raczej nie ma na to szans A to oznacza dodatkowy obowiązek, który powinien wymuszać system teleinformatyczny podczas załatwiania spraw

64 Spodziewany problem praktyczny – kto jest twórcą w przypadku skanu dokumentu?
W podanym przykładzie zeskanowanego pisma MSWiA do MKiDN dobra praktyka to wskazanie jako twórcy podmiotu odpowiedzialnego za treść, a nie za wykonanie kopii (skanu). Gdybyśmy uznawali, że twórcą jest nie MSWiA tylko pani Elżbieta z kancelarii to niczego byśmy nie znaleźli.

65 Spodziewane inne problemy
Wypracowana praktyka jest opisana i dostępna w materiałach szkoleniowych umieszczonych na stronie internetowej NDAP ( – ale czym innym są testy a czym innym praktyka na „prawdziwych” materiałach archiwalnych Z doświadczenia z BIP-em i wdrożeniem do stosowania podpisu elektronicznego wynika, że (jak to w Polsce) będziemy się martwić jak przekazać materiały archiwalne dokładnie po 10 latach (a wtedy może być już za późno na „złapanie” odpowiednich metadanych) Praktyka wynika z testów w których brały udział wybrane osoby z wybranych urzędów (liderów informatyzacji) wspomagane przez dostawców oprogramowania – co będzie w przypadku pierwszego przekazania „na poważnie”?

66 Inne problemy 2 Z testów wynika że „paczka archiwalna” zawierająca 74 sprawy (w tym 829 dokumentów) miała wielkość 55MB Inna paczka archiwalna zawierająca 72 sprawy (127 dokumentów) miała wielkość 10 MB Dokumenty papierowe skanowane były w podmiotach przekazujących w rozdzielczości 150 dpi (czarno-białe) Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy… … i dlatego mamy do czynienia z prototypem

67 Spodziewane problemy 3 Co by było gdyby:
Ustalono w przepisach prawa obowiązek skanowania papierowych dokumentów w rozdzielczości 600 dpi i 24-bitowej głębi koloru (albo choć 300 dpi 8-bit) Rozpoczęto przekazywanie nagrań dźwięku dla których ustalono w przepisach jakość minimum 48kHz/24bit Rozpoczęto przekazywanie nagrań wideo dla których ustalono… Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy… … i dlatego mamy do czynienia z prototypem

68 Efekty (sprawdzalne on-line)

69 The National Archives (UK) http://www.nationalarchives.gov.uk/ero/
A oto pierwszy przykład prototypowego archiwum dokumentów elektronicznych (jak to nazwali Brytyjczycy „pilot presentation”). Warto zwrócić uwagę na pierwsze zdanie objaśniające po co ten pilot. Otóż dziś 95% dokumentów w Zjednoczonym Królestwie powstaje elektronicznie. Wydaje się że w Polsce jest podobnie tylko, że nie bardzo wiemy co z tym zrobić. Przykład TNA został specjalnie wybrany ponieważ dokumenty elektroniczne w tym pilotażowym projekcie nie mają „własnych” metadanych. Jest tak dlatego bo prototypowe przedstawienie ERO (Electronic Records Online) dotyczy dokumentów elektronicznych wytworzonych w momencie gdy jeszcze nie były prowadzone prace nad standardem metadanych dla całej administracji brytyjskiej (prace nad eGMS czyli Electronic Government Metadata Standard rozpoczęto w 2002 roku zob. ). Dzięki temu jednak będzie można porównać ten prototyp z prototypowym archiwum dla dokumentów elektronicznych wytwarzanych przez administrację polską aby pokazać jaka siła drzemie w uporządkowanych zgodnie ze standardem metadanych. Przykładowe archiwum – bez „złapanych” z systemu informatycznego metadanych – czyli użytkownik zobaczy dokument, ale nie zobaczy jego metadanych

70 The National Archives (UK)
Jak widać prezentowane dokumenty elektroniczne włączone są w standardową strukturę wielopoziomowego opisu. Niestety (jak można to sprawdzić online) po otwarciu dokumentu nie wiemy o nim praktycznie nic poza tym do jakiego zbioru należy. Nie ma on nawet … tytułu. Pokażemy że można chcieć więcej i udowodnimy że nie musi się to wiązać ze zwiększeniem nakładu pracy.

71 The National Archives – szybki przegląd (aby pokazać że prototyp ADE jest czymś innym)

72 Jak widać prezentowane dokumenty elektroniczne włączone są w standardową strukturę wielopoziomowego opisu. Niestety (jak można to sprawdzić online) po otwarciu dokumentu nie wiemy o nim praktycznie nic poza tym do jakiego zbioru należy. Nie ma on nawet … tytułu. Pokażemy że można chcieć więcej i udowodnimy że nie musi się to wiązać ze zwiększeniem nakładu pracy. kliknijmy tu…

73 kliknijmy tu…

74 kliknijmy tu…

75 kliknijmy tu…

76 kliknijmy tu…

77 Pierwsza strona

78 Ostatnia strona… Charakterystyczne: metadane wyjęte z pliku .doc i wpisane do PDF

79 NARA - Electronic Records from the US Department of Education
Zajrzyjmy do innego znanego archiwum. Zachęcamy także do odwiedzenia amerykańskiego National Record Archive. Tamże znajdziemy inne rozwiązanie tj. informację o zbiorach przechowywanych dokumentów ale niestety samych dokumentów obejrzeć się nie da (można natomiast je zamówić). Podany przykład też pokazuje dokumenty (a raczej tytuły dokumentów) wytworzone w czasie gdy nie było jeszcze mowy o standaryzacji metadanych. Przykładowe archiwum – samych „okrojonych” metadanych czyli użytkownik zobaczy niektóre metadane (tytuły) ale nie zobaczy dokumentów (może je zamówić)

80 Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) https://ade.ap.gov.pl/ndap/
I trzeci przykład z naszego podwórka. Prototyp archiwum dokumentów elektronicznych które przyjmuje dokumenty wraz metadanymi wytworzonymi zgodnie ze standardem określonym w przepisach prawa. Prototypowe archiwum – ze „złapanymi” i przekazanymi z systemu informatycznego metadanymi oraz pełną treścią dokumentów Użytkownik korzystając z przekazanych przez aktotwórcę metadanych może odnaleźć, a następnie obejrzeć dokumenty

81 ADE – spis spraw Jak widać po spisie spraw dokładność informacji jest zdecydowanie większa.

82 ADE – metadane sprawy O każdej sprawie wiadomo ile zawiera dokumentów, kto założył sprawę, kiedy założył i jakie sprawa ma powiązania z innymi sprawami.

83 ADE – metadane dokumentu
kliknijmy tu… O każdym dokumencie wiadomo kto go stworzył i kiedy, każdy dokument powinien mieć (zgodnie z rozporządzeniem MSWiA) swój tytuł. Określony jest oczywiście format i wielkość dokumentu, a także typ wg listy typów Dublin Core. Są zachowane relacje do innych dokumentów w jakich pozostawał dokument w systemie informatycznym aktotwórcy. Zachęcam do porównania tego co możemy się dowiedzieć o „White Paper: New Oportunities in the Railways” i tego co możemy się dowiedzieć o projekcie rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych.

84 <. xml version="1. 0" encoding="UTF-8"
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?><dokument xmlns=" xmlns:xsi=" xsi:schemaLocation=" Metadane-1.6.xsd"><data><typ>stworzony</typ><czas> T00:00:00+01:00</czas></data><dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc></dostep><format><typ>image/tiff</typ><wielkosc jednostka="bajt"> </wielkosc></format><grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>DP </kod><opis>Opiniowanie projektów aktów prawnych</opis></grupowanie><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DS8927.tif</wartosc></identyfikator><jezyk kod="pol"/><kwalifikacja><kategoria></kategoria><data> T15:29:22+01:00</data><podmiot><instytucja><id typ="NIP"> </id><nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa></instytucja></podmiot></kwalifikacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>PD120.doc</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>PD121.doc</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>RD225.html</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10158.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10126.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10159.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10265.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10425.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><tworca><funkcja>stworzyl</funkcja><podmiot><instytucja><nazwa>Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji</nazwa><adres><miejscowosc></miejscowosc><kraj>PL</kraj></adres></instytucja></podmiot></tworca><typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Pismo</rodzaj></typ><tytul><oryginalny jezyk="pol">projekt rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych</oryginalny></tytul></dokument> wartość informacyjna jest zdecydowanie większa i zrozumiała dla maszyny

85 Ale czy w ogóle zaczniemy tę informatyzację?
Z całą pewnością nie zaczniemy jeśli nie będzie wolno… całkowicie zastąpić papieru w obiegu dokumentów czyli po prostu zabrać go z biurek (wszystkich biurek – także prezydentów, prezesów, ministrów, dyrektorów itd.) Może na początku niech nie chodzi o to by był to nakaz – chodzi o to aby był wybór Abyśmy mogli wypracować dobrą praktykę – i działając zgodnie z prawem nie dublować obiegu elektronicznego w EOD - obiegiem papierowym mój adres